Guía rápida: ¿Cómo aplicar el entorno de operación?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El entorno de operación, es el conjunto de circunstancias en las cuales opera un proyecto o un modelo de negocio. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Conocer las variables del entorno para su gestión, control y monitoreo.
* Conocer las herramientas y técnicas que van a permitir gestionar, controlar y monitorear las variables del entorno.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificar las variables del entorno del proyecto o modelo de negocio.
* Construir un flujo que permita identificar la relación y secuencia existente entre las variables del entorno.
* Identificar las herramientas y técnicas a utilizar para gestionar, monitorear y controlar las variables del entorno.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Glosario.
Herramientas para la arquitectura empresarial.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| La visión, misión y valores de la organización | Es el conjunto de conceptos que le permiten a la organización establecer una estrategia, identidad y cultura. |
| La dirección estratégica de la organización | Es el proceso de establecer planes y generar acciones que le permita a la empresa alcanzar objetivos y adaptarse al entorno. |
Herramientas para la dirección de proyectos.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| La evaluación de los factores ambientales | Es el conjunto de condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto. Los factores ambientales pueden ser internos o externos al proyecto o la organización. |
| Los activos de la organización | Es el conjunto de elementos de la organización que hace referencia principalmente a los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización ejecutora. |
| La teoría organizacional | Es una definición que suministra información relacionada con el comportamiento de las personas, los equipos y las unidades de la organización. |
| Las tecnologías de la comunicación | Es el conjunto de herramientas que nos permite compartir información. |
| Las comunicaciones del proyecto | Es la actividad que enuncia la forma y los intercambios de información entre todos los interesados del proyecto. |
| Las auditorías | Es la actividad que permite hacer seguimiento y control a los procesos del proyecto. |
| Los formatos tipo texto | Es la actividad que se encarga de enunciar las descripciones de puestos de trabajo y formularios de rol-responsabilidad-autoridad de los interesados ejecutores del proyecto. |
| El sistema de información para la dirección de proyectos PMIS | Es el conjunto de herramientas de software para recopilar información del proyecto y el trabajo. |
| La gestión del conocimiento | Es el conjunto de herramientas y técnicas para conectar personas en función de crear, compartir e integrar nuevo conocimiento. |
| La gestión de la información | Es el conjunto de herramientas y técnicas que buscan conectar a las personas con la información. |
| Los factores ambientales internos | Es el conjunto de elementos internos de la organización y externos del proyecto que no pueden ser controlados por el proyecto pero si por la organización. Sin embargo, pueden ser monitoreados para identificar oportunidades o riesgos por parte del proyecto y establecer planes de acción por parte de la organización. |
| Los factores ambientales externos | Es el conjunto de elementos externos a la organización y el proyecto que no pueden ser controlados. Sin embargo, pueden ser monitoreados para identificar oportunidades o riesgos para establecer planes de acción. |
| El factor ambiental interno: Cultura, estructura y gobernanza de la organización | Es la visión, misión, valores, creencias, normas culturales, estilo de liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad, estilo de la organización, ética y código de conducta. |
| El factor ambiental interno: Distribución geográfica de instalaciones y recursos | Es el emplazamiento de las fábricas, equipos virtuales, sistemas compartidos y computación en la nube. |
| El factor ambiental interno: Infraestructura | Es el conjunto de instalaciones existentes, equipamiento, canales de telecomunicaciones de la organización, hardware informático, disponibilidad y capacidad. |
| El factor ambiental interno: Software informático | Es el conjunto de herramientas de software para programación, sistemas de gestión de la configuración, interfaces de red a otros sistemas automáticos en línea y sistemas de autorización de trabajo. |
| El factor ambiental interno: Disponibilidad de recursos | Es el conjunto de restricciones contractuales y de compra, proveedores y subcontratistas aprobados y acuerdos de colaboración. |
| El factor ambiental interno: Capacidad de los empleados | Es el conjunto de habilidades, competencias y conocimiento especializado de los recursos humanos existentes. |
| El factor ambiental externo: Condiciones del mercado | Es el conjunto de competidores, cuota de mercado y reconocimiento de la marca. |
| El factor ambiental externo: Influencias y asuntos de índole social y cultural | Es el clima político, códigos de conducta, ética y percepciones. |
| El factor ambiental externo: Restricciones legales | Es el conjunto de leyes y regulaciones del país o locales relacionadas con seguridad, protección de datos, conducta de negocio, empleo y adquisiciones. |
| El factor ambiental externo: Bases de datos comerciales | Es el conjunto de resultados de estudios comparativos, datos para estimación estandarizada de costos, información de estudios de los riesgos de la industria y bases de datos de riesgos. |
| El factor ambiental externo: Investigaciones académicas | Es el conjunto de estudios de la industria, publicaciones y resultados de estudios comparativos. |
| El factor ambiental externo: Estándares gubernamentales o de la industria | Es el conjunto de regulaciones y estándares del organismo regulador relacionados con productos, producción, medio ambiente, calidad y fabricación. |
| El factor ambiental externo: Consideraciones financieras | Es el conjunto de valores relacionados con: Tasas de cambio de divisas, tasas de interés, tasas de inflación, tarifas y ubicación geográfica. |
| El factor ambiental externo: Elementos ambientales físicos | Es el conjunto de condiciones de trabajo, condiciones climáticas y restricciones. |
| Activo de la organización: Macro-procesos | Es un conjunto de procesos que tienen como objetivo lograr un resultado direccionado alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. |
| Activo de la organización: Procesos | Es un conjunto de actividades que tienen como objetivo lograr un resultado a partir de los elementos de entrada que recibe el proceso. |
| Activo de la organización: Procedimientos | Es un conjunto de acciones con una secuencia de ejecución que deben ejecutarse para lograr un resultado. |
| Activo de la organización: Políticas | Es un conjunto de normas y directrices que regula el comportamiento de los integrantes de la organización. |
| Activo de la organización: Repositorios de conocimiento | Es una estructura digital que permite organizar, almacenar, preservar y compartir información dentro y fuera de la organización. |
| Las salidas de otros procesos | Es el conjunto de insumos o resultados obtenidos a partir de la transformación de las entradas aplicando técnicas y herramientas para generar resultados que son catalogados como salidas. |
| El manual de funciones | Es un documento que establece las actividades, responsabilidades, habilidades y competencias que debe tener un colaborador para desempeñar un cargo. |
| La creación de una hoja de vida y manejo de entrevista laboral | Es un documento donde se resalta la experiencia laboral, trayectoria académica y habilidades para desempeñar el perfil del cargo. |
Herramientas para el agilismo.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| El centro de excelencia de arquitectura | Es un área en donde se definen los macroprocesos, procesos, procedimientos, políticas y acuerdos para garantizar la estabilidad y seguridad de la arquitectura que soporta las aplicaciones. |
| El centro de excelencia de calidad | Es un área en donde se definen los macroprocesos, procesos, procedimientos, políticas y acuerdos para garantizar el valor de los productos y servicios de TI. |
| El centro de excelencia de operaciones desarrollo | Es un área en donde se definen los macroprocesos, procesos, procedimientos, políticas y acuerdos para garantizar la correcta codificación, documentación y escalabilidad de las aplicaciones. |
Tema 3: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.