¿Qué es el manual de funciones?
El manual de funciones, es un documento que establece las actividades, responsabilidades, habilidades y competencias que debe tener un colaborador para desempeñar un cargo.
Los elementos que hacen parte del manual de funciones son los siguientes: identificación, objetivo del cargo, perfil del cargo, relaciones de trabajo y funciones del cargo. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el manual de funciones.
- ✔ Claridad del funcionario con respecto al alcance del cargo.
✔ Claridad del funcionario con respecto al nivel de autoridad.
✔ Insumo para establecer la evaluación de desempeño.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Registrar los datos de identificación del cargo.
✔ Describir el objetivo y perfil del cargo.
✔ Describir las relaciones de trabajo.
✔ Describir las funciones del cargo.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el manual de funciones, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Los formatos tipo texto. | Definición de las descripciones de todos los puestos de trabajo de la organización. | Pre. |
| 2. El manual de funciones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 3. La creación de una hoja de vida y manejo de entrevista laboral. | Definición del documento donde se habrá de resaltar la experiencia, trayectoria, habilidades y competencias que un profesional tiene para desempeñar un cargo. | Post. |
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definición de las funciones del CEO del portal web.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Identificación | Es la información de identidad del cargo. |
| Objetivo del cargo | Es la definición de los resultados que debe lograr el funcionario quien ocupa el cargo. |
| Perfil del cargo | Son las características que debe cumplir el funcionario quien ocupa el cargo. |
| Relaciones de trabajo | Son las interacciones que tendrá el funcionario quien ejerce el cargo con los actores internos y externo. |
| Funciones del cargo | Son las tareas que debe realizar el funcionario quien ejerce el cargo. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el manual de funciones.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el manual de funciones. ¿Debe ser?
A) Es el conjunto de pasos para recopilar datos, analizarlos e identificar oportunidades de mejora de la calidad.
B) Es la versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.
La línea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:
1) Plan de gestión del costo.
2) Plan de gestión de la comunicaciones.
3) Plan de gestión del riesgo.
4) Plan de gestión de las adquisiciones.
C) Es la actividad que se encarga de enunciar las descripciones de puestos de trabajo y formularios de rol-responsabilidad-autoridad de los interesados ejecutores del proyecto.
D) Es un documento que establece las actividades, responsabilidades, habilidades y competencias que debe tener un colaborador para desempeñar un cargo.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.