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Guía rápida: ¿Cómo aplicar el manual de funciones?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

El manual de funciones, es un documento que establece las actividades, responsabilidades, habilidades y competencias que debe tener un colaborador para desempeñar un cargo.

Los elementos que hacen parte del manual de funciones son los siguientes: identificación, objetivo del cargo, perfil del cargo, relaciones de trabajo y funciones del cargo. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Claridad del funcionario con respecto al alcance del cargo.

✔ Claridad del funcionario con respecto al nivel de autoridad.

✔ Insumo para establecer la evaluación de desempeño.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

✔ Registrar los datos de identificación del cargo.

✔ Describir el objetivo y perfil del cargo.

✔ Describir las relaciones de trabajo.

✔ Describir las funciones del cargo.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.

✔ Las plantilla de apoyo para realizar el manual de funciones, la puedes obtener en descargar plantilla.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el manual de funciones.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveCondición
1. Los formatos tipo texto.Definición de las descripciones de todos los puestos de trabajo de la organización.Pre.
2. El manual de funciones.Ver el contenido de la presente guía.N/A.
3. La creación de una hoja de vida y manejo de entrevista laboral.Definición del documento donde se habrá de resaltar la experiencia, trayectoria, habilidades y competencias que un profesional tiene para desempeñar un cargo.Post.

↩ Tema 3: Ejemplo.

Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.

Caso práctico: Definición de las funciones del CEO del portal web.

ElementoDescripciónEjemplo
IdentificaciónEs la información de identidad del cargo.Nombre del cargo: CEO.

Nivel: Profesional.
Objetivo del cargoEs la definición de los resultados que debe lograr el funcionario quien ocupa el cargo.Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas, comerciales, operativas y financieras del portal web, así como resolver los asuntos que requieran su intervención de acuerdo con las facultades delegadas por la junta.
Perfil del cargoSon las características que debe cumplir el funcionario quien ocupa el cargo.

Estudios: Profesional en administración y sistemas con certificaciones del PMI.

Experiencia: 5 años.
Relaciones de trabajoSon las interacciones que tendrá el funcionario quien ejerce el cargo con los actores internos y externo.

Relación externa: Atención de las necesidades y solución de problemas de los clientes.

Relación interna: Brindar colaboración en la sincronización del modelo de negocio, ciclo de vida del producto, ciclo de vida del proyecto y ciclo de vida de desarrollo al equipo de innovación y desarrollo.
Funciones del cargoSon las tareas que debe realizar el funcionario quien ejerce el cargo.Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la Empresa de acuerdo con el Estatuto de la misma, las facultades otorgadas por la Junta y las leyes, las prácticas y procedimientos que regulan el negocio de creación de contenidos.


plantilla que muestra como se debe diligenciar el documento para el manual de funciones


El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el manual de funciones.

↩ Tema 4: Descargar plantilla.

Si deseas activar la descarga de la plantilla.

Los pasos que debes seguir son los siguientes:

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Tema 5: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.