Guía rápida: ¿Cómo aplicar la gestión de la información?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

La gestión de la información, es el conjunto de herramientas y técnicas que buscan conectar a las personas con la información.

Los elementos que hacen parte de la gestión de la información son los siguientes: métodos de codificación del conocimiento explicito, registro de lecciones aprendidas, recopilación de información y sistema de información para la dirección de proyectos (pmis). Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Mantener a los interesados informados.

✔ Tomar decisiones informadas.

✔ Mitigar impedimentos, riesgos y sobrecostos por vacíos de información.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

✔ Definir objetivos, OKR y KPI.

✔ Definir la estructura de los informes.

✔ Realizar la presentación de los informes.

✔ Estructura y publicar radiadores de información.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.

Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la gestión de la información.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

Paso	Acción clave	Condición
1. Las comunicaciones del proyecto.	Definición de las formas como se habrá de intercambiar información entre los interesados del proyecto.	Pre.
2. La gestión de la información.	Ver el contenido de la presente guía.	N/A.
3. Las tecnologías de la comunicación.	Definición de las herramientas de tecnología que permiten compartir información de manera segura y segmentada de acuerdo al poder e interés de cada interesado.	Post.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable de la gestión de la información es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.

Caso práctico: Definir las fuentes y las herramientas para gestionar la información del portal web.

Elemento	Descripción	Ejemplo
Métodos de codificación del conocimiento explicito	es proceso de convertir la información en un formato accesible, estructurado y fácilmente comunicable.	Codificación del conocimiento: Publicación de artículos con secciones dentro del portal web.
Registro de lecciones aprendidas	Registro del aprendizaje obtenido durante la ejecución de un proyecto.	Lecciones aprendidas: No publicar artículos vacíos en ambiente productivo.
Recopilación de información	Es la recolección de datos para convertirla en información útil.	Recopilación de artículos del portal web.
Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS)	Sistema de almacenamiento de información para registrar el trabajo.	PMIs: Modulo de contenido del portal web.

plantilla que muestra como se debe diligenciar el documento para la gestión de la información

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la gestión de la información. ¿Debe ser?

A) Es una técnica iterativa donde se planifica los paquetes de trabajo que deben ser ejecutados para obtener el producto deseado.

B) Es un documento que presenta información sobre las fuentes de riesgo general del proyecto, e información resumida sobre los riesgos individuales del proyecto identificados y abordados en los diferentes procesos de la gestión del riesgo.

C) Es el conjunto de herramientas y técnicas que buscan conectar a las personas con la información.

D) Es la colocación de varios o todos los miembros más activos del equipo del proyecto en la misma ubicación física para mejorar su capacidad de desempeñarse en equipo.

Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.

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