¿Qué es la gestión de la información?
La gestión de la información, es el conjunto de herramientas y técnicas que buscan conectar a las personas con la información.
Los elementos que hacen parte de la gestión de la información son los siguientes: métodos de codificación del conocimiento explicito, registro de lecciones aprendidas, recopilación de información y sistema de información para la dirección de proyectos (pmis). Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece la gestión de la información.
- ✔ Mantener a los interesados informados.
✔ Tomar decisiones informadas.
✔ Mitigar impedimentos, riesgos y sobrecostos por vacíos de información.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Definir objetivos, OKR y KPI.
✔ Definir la estructura de los informes.
✔ Realizar la presentación de los informes.
✔ Estructura y publicar radiadores de información.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las comunicaciones del proyecto. | Definición de las formas como se habrá de intercambiar información entre los interesados del proyecto. | Pre. |
| 2. La gestión de la información. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 3. Las tecnologías de la comunicación. | Definición de las herramientas de tecnología que permiten compartir información de manera segura y segmentada de acuerdo al poder e interés de cada interesado. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de la gestión de la información es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definir las fuentes y las herramientas para gestionar la información del portal web.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Métodos de codificación del conocimiento explicito | es proceso de convertir la información en un formato accesible, estructurado y fácilmente comunicable. |
| Registro de lecciones aprendidas | Registro del aprendizaje obtenido durante la ejecución de un proyecto. |
| Recopilación de información | Es la recolección de datos para convertirla en información útil. |
| Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS) | Sistema de almacenamiento de información para registrar el trabajo. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la gestión de la información. ¿Debe ser?
A) Es la unificación de términos y conceptos para garantizar que los interesados están manejando las mismas interpretaciones.
B) Es el proceso de identificar antes de iniciar el proyecto, el talento humano y los recursos físicos que requiere cada talento para desempeñar sus funciones de forma apropiada.
C) Es el conjunto de herramientas y técnicas que buscan conectar a las personas con la información.
D) Es una herramienta gráfica que categoriza y visualiza riesgos o incertidumbres según su impacto y probabilidad.
Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.