Guía rápida: ¿Cómo aplicar la gestión y control de actividades?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La gestión y control de actividades, es el conjunto de tareas organizadas y estructuradas para su seguimiento durante la ejecución. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Tener procedimientos bien estructurados para gestionar el trabajo del proyecto.
* Tener procedimientos bien estructurados para controlar el trabajo del proyecto.
* Tener procedimiento bien estructurados para monitorear los puntos de control que tiene cada procedimiento para verificar que el trabajo del proyecto se esta ejecutando con calidad.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificar el problema o la tarea que se requiere ejecutar.
* Evaluar que actividades son idóneas para obtener un resultado de calidad que permita completar una tarea o resolver un problema.
* Aplicar las actividades seleccionadas para obtener el resultado proyectado.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Glosario.
Herramientas para la dirección de proyectos.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| Las solicitudes de cambio | Es un documento formal para solicitar modificación cualquier documento, entregable, línea base, procedimiento, alcance, calidad, resultados del producto, acciones correctivas y preventivas. |
| Los atributos de la actividad | Es un conjunto de datos que le dan amplitud a la descripción de la actividad y en la medida que el proyecto avanza la descripción de la actividad aumenta. |
| La lista de actividades | Es un conjunto de actividades necesarias para llevar a cabo un proyecto. |
| Las mediciones de control de calidad | Es el conjunto de los resultados de las actividades de controlar la calidad definidos en el plan de gestión de la calidad. |
| La métrica de calidad | Es la descripción de manera específica un atributo del producto o del proyecto, y la manera en que el proceso de controlar la calidad verificará su cumplimiento. |
| Los pronósticos del cronograma | Es un método que determina si la ejecución de las actividades se encuentran dentro del rango de tolerancia definidos para el cronograma. |
| Los datos del cronograma | Es el registro de información que incluye como mínimo, los hitos del cronograma, las actividades del cronograma, los atributos de las actividades y la documentación de todos los supuestos y restricciones identificados. |
| La lista de hitos | Es un registro donde se almacena los hitos identificados del proyecto e indica si éstos son obligatorios, como los exigidos por contrato, u opcionales. |
| El calendario del proyecto | Es una herramienta que permite identificar los días laborables y turnos de trabajo disponibles para las actividades del cronograma. |
| El cronograma del proyecto | Es la programación detallada del trabajo que se va a realizar en el proyecto. |
| El calendarios de recursos | Es el conjunto de calendarios de recursos que influyen sobre la duración de las actividades del cronograma en términos de la disponibilidad de recursos específicos, el tipo de los recursos y los recursos con atributos específicos. Los calendarios de recursos especifican cuándo y por cuánto tiempo estarán disponibles los recursos identificados del proyecto durante la ejecución del mismo. |
| Las solicitudes de cambio aprobadas | Es la aprobación para modificar cualquier documento, entregable, línea base, procedimiento, alcance, calidad, resultados del producto, acciones correctivas y preventivas. |
| El histrograma de recursos | Es la visualización del periodo de tiempo y el % de asignación que un ejecutor será parte del proyecto. |
| El método de la ruta crítica | Es la estimación mínima de duración del proyecto y determina el nivel de flexibilidad en la programación de los caminos de red lógicos dentro del modelo de programación. |
| Los diagramas de red del cronograma del proyecto | Es una representación gráfica de las relaciones lógicas, también denominadas dependencias, entre las actividades del cronograma del proyecto. |
| El método de diagramación por precedencia PDM | Es un modelo de diagramación en el cual las actividades se representan mediante nodos. |
| Los adelantos y retrasos del cronograma | Es una técnica que permite identificar el tiempo que una actividad sucesora se puede adelantar o atrasar con respecto a su actividad predecesora. Los adelantos se representan con valores negativos y los retrasos con valores positivos. |
| La optimización de recursos | Es el ajuste de las fechas de inicio y finalización de las actividades, a fin de ajustar el uso planificado de recursos para que sea igual o menor que la disponibilidad de los mismos. |
| La compresión del cronograma | Es un método que permite acortar o acelerar la duración del cronograma sin reducir el alcance del proyecto haciendo uso de la estabilización de recursos, la intensificación, la priorización, la cadena crítica, la capacidad de recuperación del proyecto y la programación a demanda. |
| La determinación e integración de las dependencias | Es el proceso en el cual se define si una dependencia es interna, externa, discrecional u obligatoria dentro del proyecto. |
| El dominio de desempeño de la planificación | Es el conjunto de actividades para definir los objetivos del proyecto. |
| El dominio de desempeño del enfoque de desarrollo y ciclo de vida | Es el conjunto de actividades para definir el enfoque de desarrollo (predictivo, híbrido y adaptativo) y el ciclo de vida (inicio, planificación, ejecución, supervisión o control y cierre) del proyecto. |
| El dominio de desempeño del trabajo del proyecto | Es el conjunto de actividades que me permite gestionar los recursos físicos y promover el aprendizaje. |
| El dominio de desempeño de la medición | Es el conjunto de actividades que evalúan el desempeño del proyecto y corrige variaciones para mantener en sintonía lo planeado con lo ejecutado. |
| El dominio de desempeño de la entrega | Es el conjunto de actividades para entregar el resultado del proyecto con calidad y dentro del alcance definido. |
| El dominio de desempeño de la incertidumbre | Es el conjunto de actividades que permiten identificar, analizar y mitigar los riesgos y la incertidumbre en un proyecto. |
| El dominio de desempeño del equipo | Es el conjunto de actividades para gestionar y desarrollar equipos de alto rendimiento. |
| El dominio de desempeño de los interesados | Es el conjunto de actividades para gestionar a las personas y organizaciones que impactan el proyecto. |
Herramientas para el agilismo.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| El Sprint Backlog | Es una lista de trabajo que hace parte de un entregable de valor el cual es priorizado con base en las necesidades del negocio, las dependencias del producto y los límites técnicos. |
| El planning scrum | Es un evento en donde el Product Owner y el equipo de trabajo se reúnen para socializar las historias de usuario candidatas para el sprint y establecer el compromiso del equipo. |
| El refinamiento scrum | Es un evento en donde el Product Owner y el equipo de trabajo se reúnen para revisar la visión del producto y su hoja de ruta para seleccionar el conjunto de historias de usuario que serán refinadas para presentar en el próximo planning. |
| La review scrum | Es un evento en donde el Product Owner y el equipo de trabajo se reúnen para revisar el incremento de producto obtenido en el sprint. |
| La retrospectiva scrum sprint | Es un evento en donde el Product Owner y el equipo de trabajo se reúnen para revisar los resultados obtenidos dentro del sprint a nivel de ciclo de vida del proyecto. |
| La retrospectiva scrum proyecto | Es un evento en donde el equipo de trabajo se reúnen para revisar los resultados obtenidos a la fecha del proyecto. |
| La daily scrum | Es un evento en donde el Product Owner y el equipo de trabajo se reúnen diariamente para conocer el estado del incremento de producto del sprint. |
Tema 3: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.