Guía rápida: ¿Cómo aplicar el calendario del proyecto?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El calendario del proyecto, es una herramienta que permite identificar los días laborables y turnos de trabajo disponibles para las actividades del
cronograma.
Los elementos que hacen parte del calendario del proyecto son los siguientes: proyecto, días laborales, turnos de trabajo y periodos de tiempos no laborales. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Conocer los periodos de tiempo laboral existentes para completar el trabajo.
* Conocer los turnos de trabajo.
* Tener sincronizado el trabajo cuando existen integrantes del equipo en regiones con diferencia horaria.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir si la unidad de medida que será utilizada en el calendario. Por ejemplo: Horas, días, semanas u otros.
* Identificar los periodos de tiempo donde NO se realizará actividades para completar el trabajo.
* Definir los turnos de trabajo con base en las ubicaciones geográficas de los integrantes del equipo.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el calendario del proyecto.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El calendario del proyecto. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 2. El calendarios de recursos. | Definición de la disponibilidad de un recurso en el proyecto. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del calendario del proyecto es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definir el horario de estudio para la preparación del examen PMP.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Proyecto | Conjunto de actividades para lograr un resultado dentro de un tiempo definido con recursos limitados. | Certificación PMP. |
| Días laborales | Corresponde al periodo de tiempo hábil para realizar el trabajo. | Lunes a Viernes 7/24. |
| Turnos de trabajo | Corresponde al periodo de tiempo donde uno o varios integrantes estarán realizando el trabajo. | Turno 1: 8:00 am a 6:00 pm. Turno 2: 7:00 pm a 3:00 am. |
| Periodos de tiempos no laborales | Corresponde al periodo de tiempo donde NO se realiza actividades. | Domingos. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el calendario del proyecto.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.