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Guía rápida: ¿Cómo aplicar el calendario del proyecto?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

El calendario del proyecto, es una herramienta que permite identificar los días laborables y turnos de trabajo disponibles para las actividades del cronograma.

Los elementos que hacen parte del calendario del proyecto son los siguientes: proyecto, días laborales, turnos de trabajo y periodos de tiempos no laborales. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Conocer los periodos de tiempo laboral existentes para completar el trabajo.

✔ Conocer los turnos de trabajo.

✔ Tener sincronizado el trabajo cuando existen integrantes del equipo en regiones con diferencia horaria.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

✔ Definir si la unidad de medida que será utilizada en el calendario. Por ejemplo: Horas, días, semanas u otros.

✔ Identificar los periodos de tiempo donde NO se realizará actividades para completar el trabajo.

✔ Definir los turnos de trabajo con base en las ubicaciones geográficas de los integrantes del equipo.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el calendario del proyecto.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveCondición
1. El calendario del proyecto.Ver el contenido de la presente guía.N/A.
2. El calendarios de recursos.Definición de la disponibilidad de un recurso en el proyecto.Post.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable del calendario del proyecto es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.

Caso práctico: Definir el horario de estudio para la preparación del examen PMP.

ElementoDescripciónEjemplo
ProyectoConjunto de actividades para lograr un resultado dentro de un tiempo definido con recursos limitados.Certificación PMP.
Días laboralesCorresponde al periodo de tiempo hábil para realizar el trabajo.Lunes a Viernes 7/24.
Turnos de trabajoCorresponde al periodo de tiempo donde uno o varios integrantes estarán realizando el trabajo.Turno 1: 8:00 am a 6:00 pm.

Turno 2: 7:00 pm a 3:00 am.
Periodos de tiempos no laboralesCorresponde al periodo de tiempo donde NO se realiza actividades.Domingos.


plantilla que muestra como se debe diligenciar el documento para el calendario del proyecto


El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el calendario del proyecto.

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el calendario del proyecto. ¿Debe ser?

A) Es una técnica que permite analizar las interrelaciones entre diferentes variables del proyecto que contribuyeron a los resultados del mismo, a fin de mejorar el desempeño en futuros proyectos.

B) Es la descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir durante la ejecución del proyecto y la entrega del resultado.

C) Es una herramienta que permite identificar los días laborables y turnos de trabajo disponibles para las actividades del cronograma.

D) Es un documento que define la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos.



Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.