Guía rápida: ¿Cómo aplicar la optimización de recursos?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La optimización de recursos, es el ajuste de las fechas de inicio y finalización de las actividades, a fin de ajustar
el uso planificado de recursos para que sea igual o menor que la disponibilidad de los mismos.
Los elementos que hacen parte de la optimización de recursos son los siguientes: estabilización de recursos y nivelación de recursos. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Hacer uso eficiente de los recursos.
* Eliminar desperdicios del trabajo.
* Mitigar sobrecostos.
* Aumentar la cadencia en la ejecución del trabajo.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Según el entorno del proyecto ajustar el cronograma sin afectar la ruta crítica (Estabilización de recursos).
* Según el entorno del proyecto ajustar el cronograma afectando la ruta crítica (Nivelación de recursos).
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la optimización de recursos.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El análisis de red del cronograma. | Construcción del modelo de programación del trabajo. | Pre. |
| 2. El método de diagramación por precedencia PDM. | Construcción del modelo de programación a partir de nodos. | Pre. |
| 3. Los adelantos y retrasos del cronograma. | Identificación del atraso o adelanto que puede presentar una actividad dentro del cronograma. | Pre. |
| 4. La determinación e integración de las dependencias. | Identificar el tipo de dependencia que existe entre actividades. | Pre. |
| 5. El método de la ruta crítica. | Estimación mínima de duración del proyecto y su nivel de flexibilidad en la programación. | Pre. |
| 6. El cronograma del proyecto. | Construcción de la programación del proyecto. | Pre. |
| 7. La compresión del cronograma. | Análisis para identificar donde se puede acortar o acelerar la duración del cronograma. | Pre. |
| 8. La optimización de recursos. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 9. Los diagramas de red del cronograma del proyecto. | Definición de las formas utilizadas para presentar las relaciones lógicas del cronograma. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de la optimización de recursos es el líder del equipo, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar la optimización de recursos.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.