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Guía rápida: La recopilación de datos

Tema 1: ¿Qué es?

La recopilación de datos, es un método por el cual se recopilan y miden datos de diversas fuentes, a fin de analizarla para posteriormente obtener información que permita visualizar el panorama completo de una situación, responder preguntas, evaluar resultados e identificar tendencias. Generando los siguientes beneficios:

* Apoyo analizar, transformar y procesar los datos.

* Tener a disposición un insumo de datos para la toma de decisiones.

* Tener a disposición un insumo de datos para identificar tendencias, problemas y riesgos con anticipación para definir planes de acción y ejecución de forma anticipada.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

* Identificar el problema.

* Recolectar los datos que pueden aportar en la solución del problema.

* Verificar la calidad de los datos recolectados.

* Analizar los datos recolectados.

* Transformar los datos recolectados para convertirlos en información que permita tomar decisiones informadas.

* Diseñar planes de acción con la información obtenida a partir del procesamiento de los datos para resolver el problema.


Tema 2: Herramientas.

Herramientas para la dirección de proyectos.


HerramientaDescripción
Los datos de desempeño del trabajoEs el conjunto de datos con las observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
El registro de supuestosEs un documento que contiene la definición de las limitaciones (Restricciones) y las hipótesis (Supuestos) del proyecto.
El registro de interesadosEs un documento que registra los interesados y permite identificarlos a nivel de: Identificación, Evaluación y Clasificación.
El registro de cambiosEs un documento donde se almacena el histórico de cambios que presenta los documentos y el producto durante el proyecto.
El registro de incidentesEs un documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa.
El registro de lecciones aprendidasEs un documento que contiene las situaciones que generaron desafíos y oportunidades de mejora en el proyecto.
El registro de riesgosEs un documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto.
La tormenta de ideasEs el proceso de identificar una lista de ideas en un periodo corto de tiempo bajo un entorno grupal y liderado por un facilitador. La tormenta de ideas comprende dos partes: Generación de ideas y análisis.
Los grupos focalesEs una reunión de interesados y expertos para conocer expectativas de un producto, servicio o resultado propuesto.
Las entrevistasEs una sesión donde se recolecta datos sobre temas que se deben abarcar para obtener información que permita generar conclusiones y alcanzar el objetivo propuesto para el cual fue diseñada la entrevista.
Las listas de verificaciónEs un conjunto de listas estandarizadas en base a su propia experiencia o que utilizan la industria para verificar que toda la información necesaria se encuentra dentro del plan de dirección de proyectos.
Las listas de ideas rápidasEs una lista predeterminada de categorías de riesgos.
La matriz de probabilidad e impactoEs una matriz que permite establecer prioridades en el momento de mitigar los riesgos a partir de la relación entre probabilidad de ocurrencia y nivel de impacto del riesgo dentro del proyecto.
Los cuestionarios y encuestasEs un conjunto de preguntas en formato de cuestionario para luego analizar los datos recolectados en formato de encuestas.
Los estudios comparativosEs el estudio comparativo que implica cotejar los productos, procesos y prácticas reales o planificados, con los de aquellas organizaciones o proyectos comparables.
La técnica de grupo nominalEs el proceso en donde por medio de la votación se jerarquiza las ideas.
Las hojas de verificaciónEs un formato para recopilación de datos con el fin de controlar actividades, identificar errores y oportunidades de mejora para resolver un problema.
El muestreo estadísticoEs un proceso que permite obtener una muestra finita para estimar sus valores y validar las hipótesis.
La revisión de la información históricaEs el ejercicio de revisión de datos, informes e información para obtener insumos que permita apoyar la toma de decisiones.
La recopilación de datosEs un enfoque sistemático que permite identificar fuentes de datos, reunir datos y convertirlos en información para obtener un panorama completo de una situación.
Los métodos de mejora de la calidadEs el conjunto de pasos para recopilar datos, analizarlos e identificar oportunidades de mejora de la calidad.
La sabana de datosEs una matriz de datos puros para ser transformados en información.

Herramientas para el agilismo.


HerramientaDescripción
Los mapas de empatíaEs una herramienta que permite descubrir el comportamiento del público objetivo para poder comprender con mayor asertividad sus deseos y necesidades.
El User JourneyEs una representación visual del recorrido que un usuario sigue al interactuar con el producto para identificar oportunidades y soluciones que materialicen las oortunidades.
Los bocetos en papelEs una representación gráfica preliminar, que se realiza antes de implementar una solución o producto.
Los Wireframes o StoryboardEs el conjunto de diseños que definen la estructura y funcionalidad de una interfaz de usuario.

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