Guía rápida: ¿Cómo aplicar el registro de riesgos?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El registro de riesgos, es un documento que contiene información de todos los posibles contratiempos que podría presentar el proyecto.
Los elementos que hacen parte del registro de riesgos son los siguientes: proceso que afecta el riesgo, id, nombre del riesgo, dueño del riesgo, categoría del riesgo, estrategia del riesgo, resultado análisis cualitativo, resultado análisis cuantitativo, estado de la definición del plan de respuesta, resultado de implementar el plan de respuesta y ¿el riesgo se materializo?. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Tomar decisiones informadas.
✔ Mitigar sobrecostos.
✔ Explotar oportunidades.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Identificar los riesgos positivos y negativos desde la fase de inicio del proyecto.
✔ Categorizar los riesgos para determinar cuales llevarán plan de respuesta.
✔ Realizar seguimiento durante todo el proyecto para identificar nuevos riesgos positivos y negativos de forma anticipada.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el registro de riesgos, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el registro de riesgos.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las listas de ideas rápidas. | Identificación de eventos de incertidumbre para ser categorizados en los diferentes grupos de riesgos. | Pre. |
| 2. La estructura de desglose de los riesgos RBS. | Definición de las categorías de riesgos. | Pre. |
| 3. La matriz de probabilidad e impacto. | Construcción del cuadro donde se relaciona la probabilidad de ocurrencia y nivel de impacto del riesgo. | Pre. |
| 4. El registro de riesgos. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 5. El diagrama de influencias. | Identificación de eventos de incertidumbre que se encuentran relacionados entre sí. | Post. |
| 6. Las estrategias para el riesgo general del proyecto. | Aplicación de estrategia orientadas aceptar, mitigar, transferir, evitar o explorar un riesgo. | Post. |
| 7. La estrategia de respuesta a contingencias. | Diseño de estrategias para hacer frente a los riesgos materializados. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del registro de riesgos es el líder de calidad, quien hace parte de la dirección de ti.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Registrar los riesgos que se pueden materializar durante la preparación para presentar los exámenes del PMI.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Proceso que afecta el riesgo | Nombre de los procesos del PMI que impacta el riesgo. | Alcance. |
| ID | Código de identificación del riesgo. | 1 |
| Nombre del riesgo | Nombre del riesgo. | Aumento de la demanda del mercado de una certificación no definida en el alcance. |
| Dueño del riesgo | Responsable del riesgo. | JDLP. |
| Categoría del riesgo | Nombre del grupo de riesgo donde se consolida los riesgos que nacen y afectan un entorno. | Externo. |
| Estrategia del riesgo | Nombre de la estrategia del riesgo que contiene un grupo de acciones para gestionar el riesgo. | Evitar. |
| Resultado análisis cualitativo | Resultado de la probabilidad e impacto que tendrá el riesgo en la operación del proyecto. |
Probabilidad: 15% Impacto: 70% |
| Resultado análisis cuantitativo | Resultado de la probabilidad e impacto que tendrá el riesgo en los objetivos del proyecto. | Impacto objetivos del proyecto: 100% |
| Estado de la definición del plan de respuesta | Estado donde se encuentra la definición del plan de respuesta. | En construcción. |
| Resultado de implementar el plan de respuesta | Estado donde se encuentra la ejecución del plan de respuesta. | No se ha ejecutado el plan. |
| ¿El riesgo se materializo? | Estado del riesgo para determinar si se activa el plan de respuesta. | No. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el registro de riesgos.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.