¿Qué es el registro de incidentes?
El registro de incidentes, es un documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa.
Los elementos que hacen parte del registro de incidentes son los siguientes: tipo de incidente, ¿quién planteo el incidente?, ¿cuándo se planteo el incidente?, descripción, prioridad, ¿quién esta asignado al incidente?, fecha límite de la solución, estado y solución final. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el registro de incidentes.
- ✔ Llevar un registro de los incidentes para su monitoreo.
✔ Permite priorizar los incidentes para su solución.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Identificar incidentes para todas las áreas de gestión del proyecto.
✔ Focalizar el descubrimiento de incidentes para identificar oportunidades de mejora para las líneas base del proyecto y la calidad.
✔ Gestionar los incidentes con planes de acción y gestión del cambio.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el registro de incidentes, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de incidentes. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 2. La resolución de problemas. | Encontrar soluciones para resolver un problema. | Post. |
| 3. Las hojas de verificación. | Recopilación de datos para controlar actividades e identificar errores. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del registro de incidentes es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Registro de incidentes presentados durante la presentación del examen CAPM.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Tipo de incidente | Categoría del incidente. Las categorías se definen según las características del proyecto. |
| ¿Quién planteo el incidente? | Nombre del interesado que reporto el incidente. |
| ¿Cuándo se planteo el incidente? | Fecha en la cual se reporta el incidente. |
| Descripción | Enunciado que detalla el incidente. |
| Prioridad | Categorización de urgencia del incidente. |
| ¿Quién esta asignado al incidente? | Interesado que debe gestionar la solución del incidente. |
| Fecha límite de la solución | Fecha en la cual el incidente debe quedar resuelto. |
| Estado | Situación en la que se encuentra el incidente. |
| Solución final | Descripción de la solución que resuelve el incidente. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el registro de incidentes.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el registro de incidentes. ¿Debe ser?
A) Es un documento que proporciona la información desde una perspectiva de negocio para determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida.
B) Es un documento que contiene información de todos los problemas que afectan el trabajo del proyecto de forma negativa.
C) Es la definición y aplicación de estrategias como Aceptar, Mitigar, Transferir, Exploración (Solo para riesgos positivos) y Evitar.
D) Es el conjunto de condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto.
Los factores ambientales pueden ser internos o externos al proyecto o la organización.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.