¿Qué es el registro de interesados?
El registro de interesados, es un documento que registra los interesados y permite identificarlos a nivel de: Identificación, Evaluación y Clasificación.
Los elementos que hacen parte del registro de interesados son los siguientes: nombre, dirección, teléfono, correo, cargo, expectativas, fase del ciclo de vida, interno o externo y poder e interés. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el registro de interesados.
- ✔ Llevar la trazabilidad de la información de contacto de los interesados.
✔ Llevar la trazabilidad de las expectativas y fase donde el interesado estará más involucrado.
✔ Llevar la trazabilidad del poder e interés de los interesados.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Identificar los interesados desde la fase de inicio del proyecto.
✔ Categorizar los interesados de acuerdo a su poder e interés.
✔ Realizar seguimiento durante todo el proyecto para identificar cambios de comportamiento de los interesados de forma anticipada.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el registro de interesados, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de interesados. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 2. El análisis de interesados. | Realizar una evaluación integral de los interesados. | Post. |
| 3. El mapeo de representación de interesados. | Identificar el nivel de poder e interés de cada interesado en el proyecto. | Post. |
| 4. El análisis de brechas. | Identificar el nivel de compromiso que tienen los interesados con su equipo y el proyecto. | Post. |
| 5. La priorización de interesados. | Categorización de los interesados del proyecto a nivel de prioridad. | Post. |
| 6. El análisis de requisitos de información. | Identificar las necesidades de información de los interesados del proyecto. | Post. |
| 7. El análisis de requisitos de comunicación. | Identificar la frecuencia, formato y valor de la información para cada grupo de interesados. | Post. |
| 8. Las estrategias del análisis de brechas. | Definir el plan para cerrar la brecha existente dentro de un evento. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del registro de interesados es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Registrar los interesados en adquirir las certificaciones del PMI.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre completo del interesado. |
| Dirección | Lugar del puesto de trabajo del interesado. |
| Teléfono | Nro del teléfono fijo o celular. |
| Correo | Cuenta de correo electrónico. |
| Cargo | Nombre del cargo del interesado en la organización. |
| Expectativas | Lo que desea lograr dentro del proyecto. |
| Fase del ciclo de vida | Estado del proyecto en donde el interesado tiene mayor influencia. |
| Interno o Externo | El interesado tiene relación directa con el proyecto (Interno), el interesado no tiene relaciób directa con el proyecto pero se verá afectado por el proyecto y su producto (Externo) |
| Poder e Interés | Poder del interesado para lograr que las cosas se materialicen y su interés para involucrarse en el proyecto. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el registro de interesados.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el registro de interesados. ¿Debe ser?
A) Es un documento que registra los interesados y permite identificarlos a nivel de: Identificación, Evaluación y Clasificación.
B) Es el acta de entrega a operaciones de un producto, servicio o resultado obtenido por el proyecto.
C) Es el conjunto de proveedores que han sido aceptados por el comprador para establecer un acuerdo.
D) Es un documento que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.