Guía rápida: ¿Cómo aplicar el registro de interesados?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El registro de interesados, es un documento que registra los interesados y permite identificarlos a nivel de: Identificación, Evaluación y Clasificación.
Los elementos que hacen parte del registro de interesados son los siguientes: nombre, dirección, teléfono, correo, cargo, expectativas, fase del ciclo de vida, interno o externo y poder e interés. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Llevar la trazabilidad de la información de contacto de los interesados.
✔ Llevar la trazabilidad de las expectativas y fase donde el interesado estará más involucrado.
✔ Llevar la trazabilidad del poder e interés de los interesados.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Identificar los interesados desde la fase de inicio del proyecto.
✔ Categorizar los interesados de acuerdo a su poder e interés.
✔ Realizar seguimiento durante todo el proyecto para identificar cambios de comportamiento de los interesados de forma anticipada.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el registro de interesados, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el registro de interesados.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de interesados. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 2. El análisis de interesados. | Realizar una evaluación integral de los interesados. | Post. |
| 3. El mapeo de representación de interesados. | Identificar el nivel de poder e interés de cada interesado en el proyecto. | Post. |
| 4. El análisis de brechas. | Identificar el nivel de compromiso que tienen los interesados con su equipo y el proyecto. | Post. |
| 5. La priorización de interesados. | Categorización de los interesados del proyecto a nivel de prioridad. | Post. |
| 6. El análisis de requisitos de información. | Identificar las necesidades de información de los interesados del proyecto. | Post. |
| 7. El análisis de requisitos de comunicación. | Identificar la frecuencia, formato y valor de la información para cada grupo de interesados. | Post. |
| 8. Las estrategias del análisis de brechas. | Definir el plan para cerrar la brecha existente dentro de un evento. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del registro de interesados es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Registrar los interesados en adquirir las certificaciones del PMI.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre completo del interesado. | JDLP. |
| Dirección | Lugar del puesto de trabajo del interesado. | Virtual. |
| Teléfono | Nro del teléfono fijo o celular. | 300 |
| Correo | Cuenta de correo electrónico. | jdlp@gmail.com |
| Cargo | Nombre del cargo del interesado en la organización. | Estudiante. |
| Expectativas | Lo que desea lograr dentro del proyecto. | Obtener certificaciones del PMI. |
| Fase del ciclo de vida | Estado del proyecto en donde el interesado tiene mayor influencia. | Todo el proyecto. |
| Interno o Externo | El interesado tiene relación directa con el proyecto (Interno), el interesado no tiene relaciób directa con el proyecto pero se verá afectado por el proyecto y su producto (Externo) | Interno. |
| Poder e Interés | Poder del interesado para lograr que las cosas se materialicen y su interés para involucrarse en el proyecto. | Poder: Alto. Interés: Alto. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el registro de interesados.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.