Guía rápida: ¿Cómo aplicar el registro de cambios?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El registro de cambios, es un documento donde se almacena el histórico de cambios que presenta los documentos y el producto durante el proyecto.
Los elementos que hacen parte del registro de cambios son los siguientes: descripción del cambio, ¿quién solicita el cambio?, fecha de la solicitud, impacto, decisión del cambio, estado de la solicitud del cambio y fecha del último estado del cambio. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Llevar la trazabilidad de las variaciones del alcance.
✔ Llevar la trazabilidad de las variaciones del costo.
✔ Llevar la trazabilidad de las variaciones del cronograma.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Analizar el impacto del cambio en las líneas bases del proyecto.
✔ Definir el plan de acción para la implementación del cambio.
✔ Formalizar el cambio.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el registro de cambios, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el registro de cambios.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las solicitudes de cambio. | Construcción del documento formal para solicitar un cambio dentro del proyecto que afecta las líneas bases. | Pre. |
| 2. Las solicitudes de cambio aprobadas. | Aprobación o rechazo del documento formal que solicita un cambio dentro de las líneas bases del proyecto. | Pre. |
| 3. El registro de cambios. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de el registro de cambios es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Registrar el cambio de alcance del proyecto, donde se pasa de obtener una certificación a tres certificaciones del PMI.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Descripción del cambio | Enunciado donde se define la razón del cambio. | Abarcar tres certificaciones del PMI al tiempo para obtener los certificados en secuencia y obtener una hoja de vida mas competitiva. |
| ¿Quién solicita el cambio? | Persona que realiza la solicitud de cambio. | JDLP. |
| Fecha de la solicitud | Momento en donde la persona solicita el cambio. | 02/02/2024. |
| Impacto | Dimensión de la señal que deja el cambio. | Alto. |
| Decisión del cambio | Toma de decisión del cambio. | Aprobado. |
| Estado de la solicitud del cambio | Estado en que se encuentra el cambio. | En proceso de implementación. |
| Fecha del último estado del cambio | Momento en donde la solicitud de cambio presento variación en su estado. | 23/05/2024. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el registro de cambios.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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4) En caso de no aparecer el enlace presiona: Ctrl + F5 y haz clic en el enlace enunciado en el punto 3.
Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.