¿Qué es el registro de cambios?
El registro de cambios, es un documento donde se almacena el histórico de cambios que presenta los documentos y el producto durante el proyecto.
Los elementos que hacen parte del registro de cambios son los siguientes: descripción del cambio, ¿quién solicita el cambio?, fecha de la solicitud, impacto, decisión del cambio, estado de la solicitud del cambio y fecha del último estado del cambio. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el registro de cambios.
- ✔ Llevar la trazabilidad de las variaciones del alcance.
✔ Llevar la trazabilidad de las variaciones del costo.
✔ Llevar la trazabilidad de las variaciones del cronograma.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Analizar el impacto del cambio en las líneas bases del proyecto.
✔ Definir el plan de acción para la implementación del cambio.
✔ Formalizar el cambio.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el registro de cambios, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las solicitudes de cambio. | Construcción del documento formal para solicitar un cambio dentro del proyecto que afecta las líneas bases. | Pre. |
| 2. Las solicitudes de cambio aprobadas. | Aprobación o rechazo del documento formal que solicita un cambio dentro de las líneas bases del proyecto. | Pre. |
| 3. El registro de cambios. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de el registro de cambios es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Registrar el cambio de alcance del proyecto, donde se pasa de obtener una certificación a tres certificaciones del PMI.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Descripción del cambio | Enunciado donde se define la razón del cambio. |
| ¿Quién solicita el cambio? | Persona que realiza la solicitud de cambio. |
| Fecha de la solicitud | Momento en donde la persona solicita el cambio. |
| Impacto | Dimensión de la señal que deja el cambio. |
| Decisión del cambio | Toma de decisión del cambio. |
| Estado de la solicitud del cambio | Estado en que se encuentra el cambio. |
| Fecha del último estado del cambio | Momento en donde la solicitud de cambio presento variación en su estado. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el registro de cambios.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el registro de cambios. ¿Debe ser?
A) Es un documento que permite comparar los niveles actuales de participación de los interesados con los niveles
deseados de participación dentro del proyecto.
B) Es el proceso de analizar las propuestas proporcionadas por los proveedores para apoyar las decisiones de adjudicación de contratos.
C) Es un documento donde se almacena el histórico de cambios que presenta los documentos y el producto durante el proyecto.
D) Es el conjunto de fases del proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.