¿Qué es las hojas de verificación?
Las hojas de verificación, es un formato para recopilación de datos con el fin de controlar actividades, identificar errores y oportunidades de mejora para resolver un problema.
Los elementos que hacen parte de las hojas de verificación son los siguientes: situación, acción, plan, elemento, ¿qué se va verificar?, ¿cuál es el criterio de aceptación de cumplimiento?, frecuencia de control y estado actual. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece las hojas de verificación.
- ✔ Obtener control de las actividades.
✔ Identificar errores en la ejecución de las actividades.
✔ Identificar oportunidades para resolver problemas que se presentan durante la ejecución de las actividades.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Identificar los elementos que requieren verificación para corregir un error o aprovechar una oportunidad.
✔ Tener claridad sobre lo que se va a verificar dentro del elemento y su criterio de aceptación.
✔ Definir el nivel de frecuencia que tendrá la verificación del elemento y su estado actual.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar las hojas de verificación, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de incidentes. | Creación de una fuente de datos para registrar los incidentes presentados en un proyecto. | Pre. |
| 2. La resolución de problemas. | Encontrar soluciones para resolver un problema. | Pre. |
| 3. Las hojas de verificación. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de las hojas de verificación es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definir las acciones para dar cumplimiento a las preguntas de verificación y criterios de cumplimiento de los proyectos del portal web.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Situación | Enuncia el evento que requiere de verificación. |
| Acción | Enuncia su la situación se visualiza como un error o una oportunidad. |
| Plan | Enuncia el objetivo del plan para hacer frente a la situación. |
| Elemento | Enuncia lo que se desea verificar dentro del plan. |
| ¿Qué se va verificar? | Enuncia los puntos del elemento que deben ser verificados. |
| ¿Cuál es el criterio de aceptación de cumplimiento? | Enuncia las condiciones que se deben cumplir para dar visto bueno al elemento. |
| Frecuencia de control | Enuncia el rango de tiempo en el cual transcurre la nueva verificación con relación a la anterior. |
| Estado actual | Enuncia el estado en el cual se encuentra la verificación del elemento. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar las hojas de verificación.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para las hojas de verificación. ¿Debe ser?
A) Es una agrupación de ideas o datos para su revisión, análisis, conclusiones y toma de decisiones.
B) Es un método que identifica el desempeño futuro en función de los resultados pasados.
C) Es el uso del idioma oral y escrito más las expresiones corporales para transmitir el mensaje.
D) Es un formato para recopilación de datos con el fin de controlar actividades, identificar errores y oportunidades de mejora para resolver un problema.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.