Guía rápida: ¿Cómo aplicar las hojas de verificación?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Las hojas de verificación, es un formato para recopilación de datos con el fin de controlar actividades, identificar errores y oportunidades de mejora para resolver un problema.
Los elementos que hacen parte de las hojas de verificación son los siguientes: situación, acción, plan, elemento, ¿qué se va verificar?, ¿cuál es el criterio de aceptación de cumplimiento?, frecuencia de control y estado actual. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Obtener control de las actividades.
✔ Identificar errores en la ejecución de las actividades.
✔ Identificar oportunidades para resolver problemas que se presentan durante la ejecución de las actividades.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Identificar los elementos que requieren verificación para corregir un error o aprovechar una oportunidad.
✔ Tener claridad sobre lo que se va a verificar dentro del elemento y su criterio de aceptación.
✔ Definir el nivel de frecuencia que tendrá la verificación del elemento y su estado actual.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar las hojas de verificación, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las hojas de verificación.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de incidentes. | Creación de una fuente de datos para registrar los incidentes presentados en un proyecto. | Pre. |
| 2. La resolución de problemas. | Encontrar soluciones para resolver un problema. | Pre. |
| 3. Las hojas de verificación. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de las hojas de verificación es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definir las acciones para dar cumplimiento a las preguntas de verificación y criterios de cumplimiento de los proyectos del portal web.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Situación | Enuncia el evento que requiere de verificación. | Perdida de competitividad por falta de certificaciones. |
| Acción | Enuncia su la situación se visualiza como un error o una oportunidad. | Oportunidad. |
| Plan | Enuncia el objetivo del plan para hacer frente a la situación. | Obtener la certificación PMP. |
| Elemento | Enuncia lo que se desea verificar dentro del plan. | Prueba en simuladores. |
| ¿Qué se va verificar? | Enuncia los puntos del elemento que deben ser verificados. | % de respuestas correctas. |
| ¿Cuál es el criterio de aceptación de cumplimiento? | Enuncia las condiciones que se deben cumplir para dar visto bueno al elemento. | % de respuestas correctas superior al 80% para presentar el examen oficial. |
| Frecuencia de control | Enuncia el rango de tiempo en el cual transcurre la nueva verificación con relación a la anterior. | Semanal. |
| Estado actual | Enuncia el estado en el cual se encuentra la verificación del elemento. | Finalizado. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar las hojas de verificación.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.