Guía rápida: ¿Cómo aplicar las listas de verificación?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Las listas de verificación, es un conjunto de listas estandarizadas en base a su propia experiencia o que utilizan la industria para verificar que toda la información necesaria se encuentra dentro del plan de dirección de proyectos.
Los elementos que hacen parte de las listas de verificación son los siguientes: categoría, elemento, ¿qué se va verificar?, ¿cuál es el criterio de aceptación de cumplimiento?, frecuencia de control y estado actual. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Garantizar que se tiene disponible toda la información.
✔ Garantizar la aplicación de las buenas prácticas de la industria.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Identificar los elementos que requieren verificación del plan de dirección de proyectos.
✔ Tener claridad sobre lo que se va a verificar dentro del plan de dirección de proyectos y su criterio de aceptación.
✔ Definir el nivel de frecuencia que tendrá la verificación del elemento y su estado actual.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar las listas de verificación, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las listas de verificación.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Los datos de desempeño del trabajo. | Recolección de datos durante la ejecución de actividades. | Pre. |
| 2. El análisis probabilístico detallado del proyecto. | Analizar los datos para gestionar y monitorear frentes críticos del proyecto. | Pre. |
| 3. La información desempeño del trabajo. | Construcción del informe para conocer el desempeño de varios procesos de control del proyecto. | Pre. |
| 4. Los informes de desempeño del trabajo. | Construcción del informe que transmite el estado y avance del proyecto. | Pre. |
| 5. Para completar el índice de desempeño del trabajo por completar. | Evaluación del pronóstico de costos y esfuerzo requerido para completar el trabajo. | Pre. |
| 6. El informe final. | Construcción del resumen del desempeño del proyecto. | Pre. |
| 7. Las listas de verificación. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 8. El análisis de regresión. | Identificar y analizar las variables del proyecto que presentan interrelaciones. | Post. |
| 9. La presentación de informes del proyecto. | Definición del formato y grado de detalle de la presentación para cada tipo de interesado. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de las listas de verificación es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definir los criterios de verificación y cumplimiento para gestionar el alcance de los proyectos del portal web.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Categoría | Enuncia un área de gestión o grupo de proceso o proceso. | Gestión del alcance. |
| Elemento | Enuncia lo que se desea verificar. | Enunciado del alcance. |
| ¿Qué se va verificar? | Enuncia los puntos del elemento que deben ser verificados. | Lista de entregables y exclusiones. |
| ¿Cuál es el criterio de aceptación de cumplimiento? | Enuncia las condiciones que se deben cumplir para dar visto bueno al elemento. | Que se encuentre todos los entregables y exclusiones aprobados por el patrocinador. |
| Frecuencia de control | Enuncia el rango de tiempo en el cual transcurre la nueva verificación con relación a la anterior. | Mensual. |
| Estado actual | Enuncia el estado en el cual se encuentra la verificación del elemento. | Finalizado. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar las listas de verificación.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.