Guía rápida: ¿Cómo aplicar los proveedores?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Los proveedores, es el conjunto de interesados con quienes se tramita un proceso formal para recibir un producto o servicio. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Transferencia de riesgos.
* Centralizar la atención de los recursos y la operación de la organización en el CORE del negocio.
* Tercerizar servicios y productos de la operación que no hacen parte del CORE del negocio.
* Tercerizar servicios y productos especializados de la operación que no puede ofrecer la organización en su interior.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificar la necesidad.
* Identificar alternativas para resolver la necesidad.
* Evaluar el costo de implementar cada alternativa para resolver la necesidad.
* Tomar la decisión de contratar el producto o servicio.
* Construir pliego de licitación o SWO con los ANS que debe cumplir el proveedor seleccionado.
* Realizar el proceso de licitación y contratación del producto o servicio.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Glosario.
Herramientas para la dirección de proyectos.
| Herramienta | Descripción |
|---|---|
| El acta de constitución del proyecto | Es la creación de documento que le confiere al director de proyectos la autoridad para disponer de los recursos de la organización y aplicarlos dentro del proyecto. |
| La lista de proveedores preaprobados | Es el listado de proveedores o vendedores que cumplen los estándares deseados por la organización contratante. |
| La matriz de adquisiciones | Es el conjunto de fases que debe pasar un contrato de adquisiciones dentro de la organización contratante. |
| La investigación de mercados adquisiciones | Es el enfoque de estudiar la capacidad de la industria y sus proveedores. |
| La documentacion de las licitaciones | Es el conjunto de documentos que se utilizan para solicitar propuestas a posibles proveedores. |
| Los criterios selección de proveedores | Es el conjunto de condiciones que permiten asegurar que la propuesta seleccionada ofrezca la mejor calidad para los productos o servicios requeridos. |
| El enunciado del trabajo SOWs | Es un documento que describe el propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato a celebrar entre el cliente y el proveedor. |
| Los términos de referencia TOR | Es la descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir durante la ejecución del proyecto y la entrega del resultado. |
| La inspección con el proveedor | Es el conjunto de acciones para revisar el producto y temas generales con el proveedor. |
| Los cronogramas y solicitudes de pago | Es la línea de tiempo que se establece con el proveedor para recibir solicitudes de pago y ejecución de los pagos. |
| Las adquisiciones cerradas | Es el conjunto de contratos que se formalizan para su cierre al haber cumplido con los acuerdos. |
| La administración de reclamaciones | Es el proceso para dar soporte al cliente bajo el servicio de Post-Venta. |
| Los proveedores seleccionados | Es el conjunto de proveedores que han sido aceptados por el comprador para establecer un acuerdo. |
| Las conferencias de oferentes | Es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores. |
| La publicidad | Es el diseño de una estrategia para dar a conocer un producto o servicio a un público objetivo. |
| Las formas de pago de los contratos | Es el conjunto de alternativas para realizar el pago al proveedor. |
| El cronograma de las adquisiciones | Es la línea de tiempo donde se ubica las adquisiciones a contratar dentro de un rango de tiempo. |
| Los procesos de contratación | Es el conjunto de pasos para identificar los proveedores y seleccionar aquellos que pueden resolver la necesidad existente. |
| Las decisiones de hacer o comprar | Es el análisis de datos para determinar si un trabajo genera mayor beneficio realizándolo con el equipo o contratando un proveedor. |
| La documentación de las adquisiciones | Es el conjunto de formatos escritos en donde el proveedor y el comprador están de acuerdo sobre el pedido y el precio. |
| Las propuestas de los proveedores | Es el conjunto de documentos en donde los proveedores o vendedores enuncian la forma como habrán de suplir la necesidad del comprador. |
Tema 3: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.