Guía rápida: ¿Cómo aplicar las adquisiciones cerradas?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Las adquisiciones cerradas, es el conjunto de contratos que se formalizan para su cierre al haber cumplido con los acuerdos. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Evitar ambigüedades posteriores a la fecha de vencimiento del contrato.
* Asegurar que los contratos cerrados cumplen el proceso establecido en la matriz de adquisiciones de manera correcta.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Revisar y aprobar el informe de entregables y su calidad.
* Revisar y aprobar el informe de calidad del ciclo de vida del proyecto.
* Revisar y aprobar el informe de novedades o temas que no son posibles finalizar dentro del alcance del contrato.
* Revisar y aprobar el informe de pagos.
* Revisar y aprobar la lista de verificación de la documentación que debe cumplir el proyecto para su cierre.
* Generar y formalizar el acta de cierre del contrato.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar las adquisiciones cerradas, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las adquisiciones cerradas.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Comunicar a los proveedores en una sesión presencial o virtual, la necesidad que se desea satisfacer. | Pre. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas. | Pre. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio. | Pre. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Pre. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Pre. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Ver el contenido de la presente guía. | |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de las adquisiciones cerradas es el gerente de compras, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar las adquisiciones cerradas.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.