¿Qué es las adquisiciones cerradas?
Las adquisiciones cerradas, es el conjunto de contratos que se formalizan para su cierre al haber cumplido con los acuerdos.
Beneficios que ofrece las adquisiciones cerradas.
- ✔ Evitar ambigüedades posteriores a la fecha de vencimiento del contrato.
✔ Asegurar que los contratos cerrados cumplen el proceso establecido en la matriz de adquisiciones de manera correcta.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Revisar y aprobar el informe de entregables y su calidad.
✔ Revisar y aprobar el informe de calidad del ciclo de vida del proyecto.
✔ Revisar y aprobar el informe de novedades o temas que no son posibles finalizar dentro del alcance del contrato.
✔ Revisar y aprobar el informe de pagos.
✔ Revisar y aprobar la lista de verificación de la documentación que debe cumplir el proyecto para su cierre.
✔ Generar y formalizar el acta de cierre del contrato.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar las adquisiciones cerradas, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Comunicar a los proveedores en una sesión presencial o virtual, la necesidad que se desea satisfacer. | Pre. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas. | Pre. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio. | Pre. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Pre. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Pre. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de las adquisiciones cerradas es el gerente de compras, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar las adquisiciones cerradas.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para las adquisiciones cerradas. ¿Debe ser?
A) Es un documento que define la forma en que se planificarán,
estructurarán y controlarán los costos.
B) Es el conjunto de contratos que se formalizan para su cierre al haber cumplido con los acuerdos.
C) Es el proceso de evaluar las preferencias, aspiraciones y toma de decisiones de los individuos y del equipo.
D) Es la actividad que permite hacer seguimiento y control a los procesos del proyecto.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.