Guía rápida: ¿Cómo aplicar las conferencias de oferentes?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Las conferencias de oferentes, es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Comunicación en doble vía para asegurar el entendimiento de la necesidad y el alcance.
* Asegurar por parte del comprador en una sesión, que todos los posibles proveedores han recibido la información de manera correcta.
* Eliminar ambigüedades en el entendimiento de la necesidad y el alcance.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* El comprador debe tener los documentos de licitación.
* El comprador haciendo uso de una presentación, expone la necesidad y el alcance.
* El comprador resuelve las inquietudes de la audiencia.
* El comprador comunica el periodo hábil para recibir propuestas de los proveedores.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las conferencias de oferentes.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas. | Post. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio. | Post. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Post. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Post. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de las conferencias de oferentes es la oficina de administración de proyectos, quien debe tener las habilidades y competencias para delegar, liderar o ejercer los siguientes roles: líder de la pmo, analista de la pmo, arquitecto de aplicación.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.