¿Qué es las conferencias de oferentes?
Las conferencias de oferentes, es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores.
Beneficios que ofrece las conferencias de oferentes.
✔ Comunicación en doble vía para asegurar el entendimiento de la necesidad y el alcance.
✔ Asegurar por parte del comprador en una sesión, que todos los posibles proveedores han recibido la información de manera correcta.
✔ Eliminar ambigüedades en el entendimiento de la necesidad y el alcance.
Buenas prácticas para la implementación.
✔ El comprador debe tener los documentos de licitación.
✔ El comprador haciendo uso de una presentación, expone la necesidad y el alcance.
✔ El comprador resuelve las inquietudes de la audiencia.
✔ El comprador comunica el periodo hábil para recibir propuestas de los proveedores.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para asegurar la entrega de valor, garantizando que cada fase esté alineada con los objetivos del negocio, las necesidades del usuario y los resultados esperados del proyecto.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas. | Post. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio. | Post. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Post. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Post. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de las conferencias de oferentes es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.
Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo en la que se aplican las definiciones previamente enunciadas.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para las conferencias de oferentes. ¿Debe ser?
A) Es una técnica que permite la exploración de la validez de los supuestos y las restricciones para determinar cuáles suponen un riesgo para el proyecto.
B) Es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores.
C) Es una técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes más pequeñas y manejables.
D) Es una técnica que permite determinar las necesidades de información de los interesados del proyecto.