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Guía rápida: ¿Cómo aplicar las conferencias de oferentes?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

Las conferencias de oferentes, es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Comunicación en doble vía para asegurar el entendimiento de la necesidad y el alcance.

✔ Asegurar por parte del comprador en una sesión, que todos los posibles proveedores han recibido la información de manera correcta.

✔ Eliminar ambigüedades en el entendimiento de la necesidad y el alcance.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

✔ El comprador debe tener los documentos de licitación.

✔ El comprador haciendo uso de una presentación, expone la necesidad y el alcance.

✔ El comprador resuelve las inquietudes de la audiencia.

✔ El comprador comunica el periodo hábil para recibir propuestas de los proveedores.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las conferencias de oferentes.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveCondición
1. El enunciado del trabajo SOWs.Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato.Pre.
2. Los términos de referencia TOR.Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto.Pre.
3. Las conferencias de oferentes.Ver el contenido de la presente guía.N/A.
4. La documentacion de las licitaciones.Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas.Post.
5. La documentación de las adquisiciones.Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio.Post.
6. La inspección con el proveedor.Revisión del producto y temas generales con el proveedor.Post.
7. La administración de reclamaciones.Construcción del proceso para dar soporte post-venta.Post.
8. Las adquisiciones cerradas.Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos.Post.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable de las conferencias de oferentes es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


flujo que muestra como se relacionan los elementos para las conferencias de oferentes

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para las conferencias de oferentes. ¿Debe ser?

A) Es el conjunto de insumos o resultados obtenidos a partir de la transformación de las entradas aplicando técnicas y herramientas para generar resultados que son catalogados como salidas.

B) Es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores.

C) Es el conjunto de herramientas de software para recopilar información del proyecto y el trabajo.

D) Es el conjunto de planes orientados a desarrollar las habilidades, competencias y conocimiento de la organización para incrementar la productividad.



Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.