¿Qué es las conferencias de oferentes?
Las conferencias de oferentes, es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores.
Beneficios que ofrece las conferencias de oferentes.
- ✔ Comunicación en doble vía para asegurar el entendimiento de la necesidad y el alcance.
✔ Asegurar por parte del comprador en una sesión, que todos los posibles proveedores han recibido la información de manera correcta.
✔ Eliminar ambigüedades en el entendimiento de la necesidad y el alcance.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ El comprador debe tener los documentos de licitación.
✔ El comprador haciendo uso de una presentación, expone la necesidad y el alcance.
✔ El comprador resuelve las inquietudes de la audiencia.
✔ El comprador comunica el periodo hábil para recibir propuestas de los proveedores.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas. | Post. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio. | Post. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Post. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Post. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de las conferencias de oferentes es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.
Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para las conferencias de oferentes. ¿Debe ser?
A) Es la medición del grado de apetito al riesgo y tolerancia al riesgo que puede soportar un proyecto.
B) Es el conjunto de reuniones en donde el comprador comunica a los proveedores su necesidad y resuelve dudas a los proveedores.
C) Es la medición de la probabilidad de ocurrencia e impacto del riesgo en el proyecto.
D) Es una técnica que permite determinar la frecuencia, el formato y valor de la información que necesita cada grupo de interesados.
Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.