Guía rápida: ¿Cómo aplicar la matriz de adquisiciones?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La matriz de adquisiciones, es el conjunto de fases que debe pasar un contrato de adquisiciones dentro de la organización contratante. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Aseguramiento del proceso para gestionar de forma eficiente los contratos.
* Alineación del alcance del contrato con el objetivo del proyecto y la organización.
* Aseguramiento legal de la apertura y cierre de un contrato.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir el proceso de planificación de contratos.
* Definir el proceso para dar respuesta a las solicitudes por parte del cliente y el proveedor.
* Definir el proceso para la selección de proveedores.
* Definir el proceso para la administración de contratos.
* Definir el proceso para cerrar un contrato.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar la matriz de adquisiciones, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la matriz de adquisiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las estrategias de las adquisiciones. | Desarrollo del plan para adquirir los bienes y servicios requeridos en el proyecto. | Pre. |
| 2. Los procesos de contratación. | Identificar y seleccionar los proveedores que están en capacidad de suplir las necesidades del proyecto. | Pre. |
| 3. La matriz de adquisiciones. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 4. El cronograma de las adquisiciones. | Definir la línea de tiempo donde debe pasar la adquisición dentro de la organización contratante. | Post. |
| 5. Los cronogramas y solicitudes de pago. | Definir la línea de tiempo para tramitar el pago que realizar la empresa contratante al proveedor. | Post. |
| 6. Las formas de pago de los contratos. | Definir las alternativas para realizar el pago a los proveedores. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de la matriz de adquisiciones es el gerente de compras, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar la matriz de adquisiciones.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.