¿Qué es la matriz de adquisiciones?
La matriz de adquisiciones, es el conjunto de fases que debe pasar un contrato de adquisiciones dentro de la organización contratante.
Beneficios que ofrece la matriz de adquisiciones.
- ✔ Aseguramiento del proceso para gestionar de forma eficiente los contratos.
✔ Alineación del alcance del contrato con el objetivo del proyecto y la organización.
✔ Aseguramiento legal de la apertura y cierre de un contrato.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Definir el proceso de planificación de contratos.
✔ Definir el proceso para dar respuesta a las solicitudes por parte del cliente y el proveedor.
✔ Definir el proceso para la selección de proveedores.
✔ Definir el proceso para la administración de contratos.
✔ Definir el proceso para cerrar un contrato.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar la matriz de adquisiciones, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las estrategias de las adquisiciones. | Desarrollo del plan para adquirir los bienes y servicios requeridos en el proyecto. | Pre. |
| 2. Los procesos de contratación. | Identificar y seleccionar los proveedores que están en capacidad de suplir las necesidades del proyecto. | Pre. |
| 3. La matriz de adquisiciones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 4. El cronograma de las adquisiciones. | Definir la línea de tiempo donde debe pasar la adquisición dentro de la organización contratante. | Post. |
| 5. Los cronogramas y solicitudes de pago. | Definir la línea de tiempo para tramitar el pago que realizar la empresa contratante al proveedor. | Post. |
| 6. Las formas de pago de los contratos. | Definir las alternativas para realizar el pago a los proveedores. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de la matriz de adquisiciones es el gerente de compras, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar la matriz de adquisiciones.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la matriz de adquisiciones. ¿Debe ser?
A) Es el conjunto incrementos de valor del producto que han sido definidos en el alcance para ser implementados por el equipo.
B) Es un documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en el cual se realizará el trabajo a lo largo del proyecto.
C) Es el conjunto de fases que debe pasar un contrato de adquisiciones dentro de la organización contratante.
D) Es una representación gráfica donde se visualiza las relaciones entre las causas que originan un problema y los efectos o consecuencias que genera un problema.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.