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Guía rápida: ¿Cómo aplicar la documentacion de las licitaciones?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

La documentacion de las licitaciones, es el conjunto de documentos que se utilizan para solicitar propuestas a posibles proveedores. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Conocer la necesidad y alcance de la licitación.

✔ Conocer la información de los participantes de la licitación para identificar su capacidad económica, financiera y técnica.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

✔ Quien desea adquirir un bien o servicio debe suministrar el pliego de la licitación.

✔ Quien desea participar en una licitación debe suministrar la siguiente información:

✔ Información de la empresa.

✔ Capacidad económica y financiera.

✔ Capacidad técnica.

✔ La oferta.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la documentacion de las licitaciones.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveCondición
1. El enunciado del trabajo SOWs.Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato.Pre.
2. Los términos de referencia TOR.Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto.Pre.
3. Las conferencias de oferentes.Comunicar a los proveedores en una sesión presencial o virtual, la necesidad que se desea satisfacer.Pre.
4. La documentacion de las licitaciones.Ver el contenido de la presente guía.N/A.
5. La documentación de las adquisiciones.Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio.Post.
6. La inspección con el proveedor.Revisión del producto y temas generales con el proveedor.Post.
7. La administración de reclamaciones.Construcción del proceso para dar soporte post-venta.Post.
8. Las adquisiciones cerradas.Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos.Post.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable de la documentacion de las licitaciones es el gerente de compras, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


flujo que muestra como se relacionan los elementos para la documentacion de las licitaciones

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la documentacion de las licitaciones. ¿Debe ser?

A) Es la representación del flujo de información entre emisores y receptores.

B) Es una técnica para estimar la duración o el costo de una actividad o de un proyecto utilizando datos históricos de una actividad o proyecto similar.

C) Es un documento que establece los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.

D) Es el conjunto de documentos que se utilizan para solicitar propuestas a posibles proveedores.



Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.