Guía rápida: ¿Cómo aplicar la documentacion de las licitaciones?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La documentacion de las licitaciones, es el conjunto de documentos que se utilizan para solicitar propuestas a posibles proveedores. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Conocer la necesidad y alcance de la licitación.
* Conocer la información de los participantes de la licitación para identificar su capacidad económica, financiera y técnica.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Quien desea adquirir un bien o servicio debe suministrar el pliego de la licitación.
* Quien desea participar en una licitación debe suministrar la siguiente información:
* Información de la empresa.
* Capacidad económica y financiera.
* Capacidad técnica.
* La oferta.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la documentacion de las licitaciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Comunicar a los proveedores en una sesión presencial o virtual, la necesidad que se desea satisfacer. | Pre. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio. | Post. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Post. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Post. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de la documentacion de las licitaciones es el gerente de compras, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.