¿Qué es la documentacion de las licitaciones?
La documentacion de las licitaciones, es el conjunto de documentos que se utilizan para solicitar propuestas a posibles proveedores.
Beneficios que ofrece la documentacion de las licitaciones.
- ✔ Conocer la necesidad y alcance de la licitación.
✔ Conocer la información de los participantes de la licitación para identificar su capacidad económica, financiera y técnica.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Quien desea adquirir un bien o servicio debe suministrar el pliego de la licitación.
✔ Quien desea participar en una licitación debe suministrar la siguiente información:
✔ Información de la empresa.
✔ Capacidad económica y financiera.
✔ Capacidad técnica.
✔ La oferta.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Comunicar a los proveedores en una sesión presencial o virtual, la necesidad que se desea satisfacer. | Pre. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Construcción de los formatos que le permiten al proveedor y comprador llegar a un acuerdo a nivel de pedido y precio. | Post. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Post. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Post. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de la documentacion de las licitaciones es el gerente de compras, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la documentacion de las licitaciones. ¿Debe ser?
A) Es la definición que permite visualizar el apetito del riesgo por parte de los interesados.
B) Es un profesional experto en alinear los objetivos estratégicos de la organización con los portafolios, programas y proyectos para optimizar la gestión de los recursos e incrementar la eficiencia del trabajo.
C) Es el proceso de analizar las propuestas proporcionadas por los proveedores para apoyar las decisiones de adjudicación de contratos.
D) Es el conjunto de documentos que se utilizan para solicitar propuestas a posibles proveedores.
Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.