¿Qué es el acta de constitución del proyecto?
El acta de constitución del proyecto, es la creación de documento que le confiere al director de proyectos la autoridad para disponer de los recursos de la organización y aplicarlos dentro del proyecto.
Los elementos que hacen parte del acta de constitución del proyecto son los siguientes: propósito del proyecto, objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados , requisitos de alto nivel, la descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave, riesgo general del proyecto, resumen cronograma de hitos, recursos financieros preaprobados, interesados claves, requisitos de aprobación del proyecto, criterios de salida del proyecto, director de proyecto y patrocinador. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el acta de constitución del proyecto.
- ✔ Autoridad para disponer de los recursos de la organización.
✔ Claridad de los entregables a alto nivel por parte de los interesados.
✔ Información a alto nivel del proyecto.
✔ Información a alto nivel del producto.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Establecer el propósito del proyecto.
✔ Establecer los objetivos del proyecto.
✔ Establecer los requisitos de alto nivel del proyecto.
✔ Establecer los entregables del proyecto.
✔ Establecer los límites del proyecto.
✔ Identificar los riesgos positivos y negativos del proyecto.
✔ Establecer el cronograma de hitos del proyecto.
✔ Establecer el presupuesto preaprobado del proyecto.
✔ Identificar los interesados claves del proyecto.
✔ Establecer los requisitos de aprobación y salida del proyecto.
✔ Asignar el gerente y patrocinador del proyecto.
✔ Formalizar y aprobar el acta de constitución del proyecto.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el acta de constitución del proyecto, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El caso de negocio. | Construcción de la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto justifica la inversión. | Pre. |
| 2. El plan de gestión de beneficios. | Descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto. | Pre. |
| 3. La matriz de la incertidumbre. | Categorización y visualización de riesgos e incertidumbre del proyecto. | Pre. |
| 4. Las definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos. | Evaluación del apetito del riesgo por parte de los interesados. | Pre. |
| 5. Los requisitos de financiamiento del proyecto. | Estudio de las fuentes de financiamiento para acceder a ellas. | Pre. |
| 6. El financiamiento. | Obtener financiamiento a partir del cumplimiento de los requisitos de financiamiento requeridos por la entidad que suministrará los recursos. | Pre. |
| 7. La conciliación del límite de financiamiento. | Generar acuerdos y limites para el financiamiento de un proyecto. | Pre. |
| 8. El acta de constitución del proyecto. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de el acta de constitución del proyecto es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Formalización del proyecto que tiene como propósito certificar la experiencia de los gerentes de proyectos con el PMI.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Propósito del proyecto | Es el resultado que se espera obtener al finalizar el proyecto. |
| Objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados | Definición de objetivos y OKRs del proyecto. |
| Requisitos de alto nivel | Los insumos requeridos para llevar a cabo el trabajo del proyecto. |
| La descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave | Descripción de lo que se va a realizar en el proyecto, los límites identificados y los entregables claves. |
| Riesgo general del proyecto | Definición de los riesgos generales del proyecto a partir de los riesgos individuales identificados. |
| Resumen cronograma de hitos | Los puntos de control mas relevantes dentro del cronograma para cuantificar el avance. |
| Recursos financieros preaprobados | Presupuesto preaprobado. |
| Interesados claves | Lista de interesados con mayor poder e interés del proyecto. |
| Requisitos de aprobación del proyecto | Reglas de juego y criterios de aceptación que avalan el éxito del proyecto. |
| Criterios de salida del proyecto | Reglas de juego y criterios de aceptación que avalan la terminación del proyecto sea por terminación a satisfacción o cancelación. |
| Director de proyecto | Nombre del director su responsabilidad y su nivel de autoridad. |
| Patrocinador | El nombre del patrocinador, el nivel de autoridad del patrocinador y la lista de interesados quienes autorizan el acta de constitución del proyecto. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el acta de constitución del proyecto.
Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| El caso de negocio. | En la etapa donde se valora que el acta de constitución del proyecto se encuentre alineado a los objetivos del caso de negocio. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el acta de constitución del proyecto. ¿Debe ser?
A) Es una representación de incertidumbre, decisiones y valores que se encuentran conectados para visualizar el entorno y su resultado.
B) Es una guía que enuncia los lineamientos para gestionar los recursos del proyecto.
C) Es el conjunto de entregables de valor o fases del proyecto aceptados por el cliente en donde se incluye las especificaciones aprobadas del
producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeño del trabajo segmentados por fase completada o entregable de valor.
D) Es la creación de documento que le confiere al director de proyectos la autoridad para disponer de los recursos de la organización y aplicarlos dentro del proyecto.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.