Guía rápida: ¿Cómo aplicar el acta de constitución del proyecto?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El acta de constitución del proyecto, es la creación de documento que le confiere al director de proyectos la autoridad para disponer de los recursos de la organización y aplicarlos dentro del proyecto.
Los elementos que hacen parte del acta de constitución del proyecto son los siguientes: propósito del proyecto, objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados , requisitos de alto nivel, la descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave, riesgo general del proyecto, resumen cronograma de hitos, recursos financieros preaprobados, interesados claves, requisitos de aprobación del proyecto, criterios de salida del proyecto, director de proyecto y patrocinador. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Autoridad para disponer de los recursos de la organización.
* Claridad de los entregables a alto nivel por parte de los interesados.
* Información a alto nivel del proyecto.
* Información a alto nivel del producto.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Establecer el propósito del proyecto.
* Establecer los objetivos del proyecto.
* Establecer los requisitos de alto nivel del proyecto.
* Establecer los entregables del proyecto.
* Establecer los límites del proyecto.
* Identificar los riesgos positivos y negativos del proyecto.
* Establecer el cronograma de hitos del proyecto.
* Establecer el presupuesto preaprobado del proyecto.
* Identificar los interesados claves del proyecto.
* Establecer los requisitos de aprobación y salida del proyecto.
* Asignar el gerente y patrocinador del proyecto.
* Formalizar y aprobar el acta de constitución del proyecto.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el acta de constitución del proyecto, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el acta de constitución del proyecto.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El caso de negocio. | Construcción de la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto justifica la inversión. | Pre. |
| 2. El plan de gestión de beneficios. | Descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto. | Pre. |
| 3. La matriz de la incertidumbre. | Categorización y visualización de riesgos e incertidumbre del proyecto. | Pre. |
| 4. Las definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos. | Evaluación del apetito del riesgo por parte de los interesados. | Pre. |
| 5. Los requisitos de financiamiento del proyecto. | Estudio de las fuentes de financiamiento para acceder a ellas. | Pre. |
| 6. El financiamiento. | Obtener financiamiento a partir del cumplimiento de los requisitos de financiamiento requeridos por la entidad que suministrará los recursos. | Pre. |
| 7. La conciliación del límite de financiamiento. | Generar acuerdos y limites para el financiamiento de un proyecto. | Pre. |
| 8. El acta de constitución del proyecto. | Ver el contenido de la presente guía. | |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de el acta de constitución del proyecto es la oficina de administración de proyectos, quien debe tener las habilidades y competencias para delegar, liderar o ejercer los siguientes roles: líder de la pmo, analista de la pmo, arquitecto de aplicación.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Formalización del proyecto que tiene como propósito certificar la experiencia de los gerentes de proyectos con el PMI.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Propósito del proyecto | Es el resultado que se espera obtener al finalizar el proyecto. | Obtener la certificación CAPM, PMP, PMI-ACP. |
| Objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados | Definición de objetivos y OKRs del proyecto. | Objetivo: Lectura, comprensión y certificación de PMBOK 6.0.
OKR: Obtener un puntaje superior al 80% en los simuladores. |
| Requisitos de alto nivel | Los insumos requeridos para llevar a cabo el trabajo del proyecto. | Realizar test de simulación examen PMP. |
| La descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave | Descripción de lo que se va a realizar en el proyecto, los límites identificados y los entregables claves. | Entregable: Certificado PMP.
Límite: No incluye otros certificados. |
| Riesgo general del proyecto | Definición de los riesgos generales del proyecto a partir de los riesgos individuales identificados. | Riesgo negativo: No pasar el examen PMP en el primer intento.
Riesgo positivo: Pasar el examen PMP en el primer intento. |
| Resumen cronograma de hitos | Los puntos de control mas relevantes dentro del cronograma para cuantificar el avance. | Presentar el examen de certificación PMP en Junio-2024. |
| Recursos financieros preaprobados | Presupuesto preaprobado. | Examen de certificación PMP para tres intentos: $6.600.000. |
| Interesados claves | Lista de interesados con mayor poder e interés del proyecto. | JDLP como patrocinador del proyecto. |
| Requisitos de aprobación del proyecto | Reglas de juego y criterios de aceptación que avalan el éxito del proyecto. | Certificado PMP. |
| Criterios de salida del proyecto | Reglas de juego y criterios de aceptación que avalan la terminación del proyecto sea por terminación a satisfacción o cancelación. | Certificado PMP. |
| Director de proyecto | Nombre del director su responsabilidad y su nivel de autoridad. | JDLP. |
| Patrocinador | El nombre del patrocinador, el nivel de autoridad del patrocinador y la lista de interesados quienes autorizan el acta de constitución del proyecto. | JDLP. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el acta de constitución del proyecto.
Tema 5: Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| El caso de negocio. | En la etapa donde se valora que el acta de constitución del proyecto se encuentre alineado a los objetivos del caso de negocio. |
↩ Tema 6: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
1) Comparte el artículo en: Facebook, LinkedIn o Red X.
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3) El artículo cargará nuevamente y mostrará el enlace: Descargar plantilla.
4) En caso de no aparecer el enlace presiona: Ctrl + F5 y haz clic en el enlace enunciado en el punto 3.
Tema 7: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.