Guía rápida: ¿Cómo aplicar el cronograma de las adquisiciones?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El cronograma de las adquisiciones, es la línea de tiempo donde se ubica las adquisiciones a contratar dentro de un rango de tiempo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Tener una hoja de ruta para conocer el momento en el cual, se debe realizar acciones que permitan el avance en la adquisición de un producto o servicio.
* Asegurar la recepción del producto o servicio en el tiempo correcto.
* Asegurar el rango de tiempo de administración del contrato.
* Asegurar la fecha de cierre del contrato.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Relacionar el producto o servicio a contratar con el paquete de trabajo de la EDT.
* Definir la fecha en la cual se debe tener a disposición el producto o servicio o contratado.
* Definir el rango de tiempo donde se debe planificar el contrato.
* Definir el rango de tiempo donde el proveedor y el cliente revisan el contrato, lo ajustan y se genera una respuesta de aprobación.
* Definir el rango de tiempo en el cual el contrato debe ser administrado.
* Definir la fecha de cierre del contrato.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el cronograma de las adquisiciones, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el cronograma de las adquisiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las estrategias de las adquisiciones. | Desarrollo del plan para adquirir los bienes y servicios requeridos en el proyecto. | Pre. |
| 2. Los procesos de contratación. | Identificar y seleccionar los proveedores que están en capacidad de suplir las necesidades del proyecto. | Pre. |
| 3. La matriz de adquisiciones. | Definir las etapas donde debe pasar un contrato dentro de la organización contratante. | Pre. |
| 4. El cronograma de las adquisiciones. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 5. Los cronogramas y solicitudes de pago. | Definir la línea de tiempo para tramitar el pago que realizar la empresa contratante al proveedor. | Post. |
| 6. Las formas de pago de los contratos. | Definir las alternativas para realizar el pago a los proveedores. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del cronograma de las adquisiciones es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el cronograma de las adquisiciones.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
1) Comparte el artículo en: Facebook, LinkedIn o Red X.
2) Ingresa de nuevo al artículo haciendo clic en la publicación compartida en la red social seleccionada.
3) El artículo cargará nuevamente y mostrará el enlace: Descargar plantilla.
4) En caso de no aparecer el enlace presiona: Ctrl + F5 y haz clic en el enlace enunciado en el punto 3.
Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.