Guía rápida: ¿Cómo aplicar la documentación de las adquisiciones?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La documentación de las adquisiciones, es el conjunto de formatos escritos en donde el proveedor y el comprador están de acuerdo sobre el pedido y el precio. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Soporte documental del acuerdo entre el proveedor y el comprador.
* Soporte documental para resolución de conflictos de manera objetiva.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Realizar la solicitud de propuesta (RFP).
* Realizar el documento de invitar a licitar (ITT).
* Generar la carta de oferta.
* Generar el contrato.
* Realizar evaluación de desempeño al proveedor.
* Realizar los documentos estándar de adquisiciones (SEA) si se va a participar en una licitación internacional.
* Tener a disposición el manual de compras y adquisiciones.
* Manejar un plan anual de adquisiciones.
* Generar los documentos que soportan la adquisición.
* Manejo de notas de devoluciones.
* Manejo de documentos comerciales.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la documentación de las adquisiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Comunicar a los proveedores en una sesión presencial o virtual, la necesidad que se desea satisfacer. | Pre. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas. | Pre. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Post. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Post. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de la documentación de las adquisiciones es el gerente de compras, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.