¿Qué es la documentación de las adquisiciones?
La documentación de las adquisiciones, es el conjunto de formatos escritos en donde el proveedor y el comprador están de acuerdo sobre el pedido y el precio.
Beneficios que ofrece la documentación de las adquisiciones.
- ✔ Soporte documental del acuerdo entre el proveedor y el comprador.
✔ Soporte documental para resolución de conflictos de manera objetiva.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Realizar la solicitud de propuesta (RFP).
✔ Realizar el documento de invitar a licitar (ITT).
✔ Generar la carta de oferta.
✔ Generar el contrato.
✔ Realizar evaluación de desempeño al proveedor.
✔ Realizar los documentos estándar de adquisiciones (SEA) si se va a participar en una licitación internacional.
✔ Tener a disposición el manual de compras y adquisiciones.
✔ Manejar un plan anual de adquisiciones.
✔ Generar los documentos que soportan la adquisición.
✔ Manejo de notas de devoluciones.
✔ Manejo de documentos comerciales.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El enunciado del trabajo SOWs. | Descripción del propósito, alcance, criterios de aceptación y cronograma del proyecto o contrato. | Pre. |
| 2. Los términos de referencia TOR. | Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto. | Pre. |
| 3. Las conferencias de oferentes. | Comunicar a los proveedores en una sesión presencial o virtual, la necesidad que se desea satisfacer. | Pre. |
| 4. La documentacion de las licitaciones. | Construcción de formatos que son entregados al proveedor para recibir propuestas. | Pre. |
| 5. La documentación de las adquisiciones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 6. La inspección con el proveedor. | Revisión del producto y temas generales con el proveedor. | Post. |
| 7. La administración de reclamaciones. | Construcción del proceso para dar soporte post-venta. | Post. |
| 8. Las adquisiciones cerradas. | Formalizar el cierre de los contratos que han cumplido con todos los acuerdos. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de la documentación de las adquisiciones es el gerente de compras, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo resultado del análisis, diseño e implementación de este portal, respaldado por el estudio de guías y buenas prácticas en transformación digital.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la documentación de las adquisiciones. ¿Debe ser?
A) Es una lista jerárquica de los recursos físicos, relacionados por categoría (Orientado a la necesidad del proyecto) y tipo de recurso (Habilidades).
B) Es el ejercicio de analizar el nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto y el producto para definir el enfoque de desarrollo a implementar.
C) Es un formato para recopilación de datos con el fin de controlar actividades, identificar errores y oportunidades de mejora para resolver un problema.
D) Es el conjunto de formatos escritos en donde el proveedor y el comprador están de acuerdo sobre el pedido y el precio.