Guía rápida: ¿Cómo aplicar los procesos de contratación?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Los procesos de contratación, es el conjunto de pasos para identificar los proveedores y seleccionar aquellos que pueden resolver la necesidad existente.
El elemento que hace parte de los procesos de contratación es el siguiente: identificar la necesidad. El cual se explica en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Disponer de un proceso estructurado para la contratación.
* Mitigar riesgos de contratación.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificar la necesidad.
* Construir el listado de proveedores.
* Definir los criterios de selección.
* Conocer a los proveedores de la lista.
* Seleccionar los proveedores.
* Definir el contrato para su legalización
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar los procesos de contratación, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar los procesos de contratación.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las estrategias de las adquisiciones. | Desarrollo del plan para adquirir los bienes y servicios requeridos en el proyecto. | Pre. |
| 2. Los procesos de contratación. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 3. La matriz de adquisiciones. | Definir las etapas donde debe pasar un contrato dentro de la organización contratante. | Post. |
| 4. El cronograma de las adquisiciones. | Definir la línea de tiempo donde debe pasar la adquisición dentro de la organización contratante. | Post. |
| 5. Los cronogramas y solicitudes de pago. | Definir la línea de tiempo para tramitar el pago que realizar la empresa contratante al proveedor. | Post. |
| 6. Las formas de pago de los contratos. | Definir las alternativas para realizar el pago a los proveedores. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de los procesos de contratación es el gerente de compras, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar los procesos de contratación.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.