Guía rápida: ¿Cómo aplicar el plan de gestión de los riesgos?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El plan de gestión de los riesgos, es un documento que define el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión de los riesgos son los siguientes: estrategia de riesgos, metodología, roles y responsabilidades, financiamiento, calendario, categorías de riesgo y apetito al riesgo. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Visibilidad del riesgo para los ejecutores del proyecto.
* Visibilidad del riesgo para los interesados y patrocinadores del proyecto.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir las estrategias para atender los riesgos.
* Definir la metodología para atender los riesgos.
* Definir los roles, responsabilidades y financiamiento para atender los riesgos.
* Definir el calendario de seguimiento y monitoreo de los riesgos.
* Definir las categorías y nivel de apetito al riesgo.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el plan de gestión de los riesgos, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el plan de gestión de los riesgos.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El plan de gestión de los costos. | Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto. | Pre. |
| 2. El plan de gestión del cronograma. | Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma. | Pre. |
| 3. El plan de gestión de los requisitos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto. | Pre. |
| 4. El plan de gestión del alcance. | Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto. | Pre. |
| 5. El plan de gestión de cambios. | Definir le proceso para gestionar el control de cambios. | Pre. |
| 6. El plan de gestión de la configuración. | Definir los elementos configurables del proyecto. | Pre. |
| 7. El plan de gestión de los recursos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto. | Pre. |
| 8. El plan de dirección del proyecto. | Definir la base del trabajo de todo el proyecto. | Pre. |
| 9. El plan de gestión de las comunicaciones. | Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto. | Pre. |
| 10. El plan de gestión de los riesgos. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 11. El plan de gestión de las adquisiciones. | Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto. | Post. |
| 12. El plan de involucramiento de los interesados. | Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto. | Post. |
| 13. El plan de gestión de la calidad. | Definir la gobernanza del proyecto. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del plan de gestión de los riesgos es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definición del plan de gestión del riesgo para el proyecto relacionado con las certificaciones del PMI.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Estrategia de riesgos | Conjunto de pasos para la planificación y desarrollo de métodos eficaces para eliminar o reducir el impacto negativo de la probable ocurrencia de un evento determinado. | Estrategias de integración (FO): Prioridad 1. |
| Metodología | Descripción del enfoque, las herramientas y las fuentes de datos que serán utilizados para la gestión del riesgo. | Agrupar los datos en categoría de riesgos para análisis a tráves del DOFA. |
| Roles y responsabilidades | Define el líder, el funcionario o el equipo de gestión de riesgos para cada tipo de actividad descrita en el plan de gestión de los riesgos, y explica sus responsabilidades. | Rol: Estudiante. Responsabilidades: Mantener actualizado el Registro de incidentes y Registro de riesgos. |
| Financiamiento | Establece protocolos para la aplicación de las reservas de contingencia y de gestión. | Presentar plan de respuesta al riesgo a riesgos identificados al inicio del proyecto para anexar flujo a la reserva de contingencia. |
| Calendario | Define cuándo y con qué frecuencia se llevarán a cabo los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y establece las actividades de gestión de riesgos a incluir en el cronograma del proyecto. | Planificar la gestión del riesgo: Al inicio del proyecto. |
| Categorías de riesgo | Proporciona un medio para agrupar los riesgos individuales de cada proyecto. Una forma común de estructurar las categorías de riesgo es por medio de una estructura de desglose de los riesgos (RBS). | Categoría de riesgo. Nivel 1 RBS: Riesgo técnico. |
| Apetito al riesgo | Enuncia el nivel de tolerancia al riesgo que se puede aceptar. | No pasar el examen en el primer intento: 20% (+/-) |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el plan de gestión de los riesgos.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.