¿Qué es el plan de gestión de las adquisiciones?
El plan de gestión de las adquisiciones, es un documento que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión de las adquisiciones son los siguientes: adquisiciones del proyecto, políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición , formatos estándar a utilizar, coordinación, restricciones y supuestos, riesgos y respuestas y métricas. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el plan de gestión de las adquisiciones.
- ✔ Evitar contrataciones de poco valor.
✔ Conocer la estructura que debe tener los pliegos de licitación.
✔ Mantener un equilibrio entre los costos y el avance del trabajo.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Definir el proceso que se debe realizar durante la adquisición de un bien o servicio.
✔ Definir las características de la licitación a emplear.
✔ Alinear la financiación con el plan de gestión de adquisiciones y el cronograma del proyecto.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el plan de gestión de las adquisiciones, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El plan de gestión del cronograma. | Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma. | Pre. |
| 2. El plan de gestión de los requisitos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto. | Pre. |
| 3. El plan de gestión del alcance. | Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto. | Pre. |
| 4. El plan de gestión de cambios. | Definir le proceso para gestionar el control de cambios. | Pre. |
| 5. El plan de gestión de la configuración. | Definir los elementos configurables del proyecto. | Pre. |
| 6. El plan de gestión de los recursos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto. | Pre. |
| 7. El plan de dirección del proyecto. | Definir la base del trabajo de todo el proyecto. | Pre. |
| 8. El plan de gestión de las comunicaciones. | Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto. | Pre. |
| 9. El plan de gestión de los riesgos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto. | Pre. |
| 10. El plan de gestión de las adquisiciones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 11. El plan de involucramiento de los interesados. | Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto. | Post. |
| 12. El plan de gestión de la calidad. | Definir la gobernanza del proyecto. | Post. |
| 13. El plan de gestión de los costos. | Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del plan de gestión de las adquisiciones es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definición del plan de adquisiciones para tramitar la contratación del examen para obtener la certificación PMP.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Adquisiciones del proyecto | Es la relación de la matriz de adquisiciones con el cronograma de adquisiciones. |
| Políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición | Es donde se establecen los acuerdos y los procedimientos para la entrega del producto o servicio. |
| Formatos estándar a utilizar | Son los soportes físicos con los cuales se soporta la entrega del producto o servicio. |
| Coordinación | Es la coordinación de la gestión de proyectos y otros aspectos que surjan en la negociación entre el cliente y el proveedor. |
| Restricciones y supuestos | Son las condiciones en las cuales se encuentra enmarcado el plan de gestión de las adquisiciones. |
| Riesgos y respuestas | Son los eventos de alto impacto que se evidencian con anterioridad para generar una respuesta oportuna y evitar esfuerzo y costos adicionales en el cumplimiento del contrato. |
| Métricas | Es una medida que nos permite medir un evento para obtener un resultado. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el plan de gestión de las adquisiciones.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el plan de gestión de las adquisiciones. ¿Debe ser?
A) Es una lista jerárquica de los recursos físicos, relacionados por categoría (Orientado a la necesidad del proyecto) y tipo de recurso (Habilidades).
B) Es un conjunto de normas y directrices que regula el comportamiento de los integrantes de la organización.
C) Es la representación visual que permite relacionar diferentes conceptos y dependencias de manera jerárquica.
D) Es un documento que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.