Guía rápida: ¿Cómo aplicar el plan de gestión de las adquisiciones?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El plan de gestión de las adquisiciones, es un documento que define cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión de las adquisiciones son los siguientes: adquisiciones del proyecto, políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición , formatos estándar a utilizar, coordinación, restricciones y supuestos, riesgos y respuestas y métricas. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Evitar contrataciones de poco valor.
* Conocer la estructura que debe tener los pliegos de licitación.
* Mantener un equilibrio entre los costos y el avance del trabajo.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir el proceso que se debe realizar durante la adquisición de un bien o servicio.
* Definir las características de la licitación a emplear.
* Alinear la financiación con el plan de gestión de adquisiciones y el cronograma del proyecto.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el plan de gestión de las adquisiciones, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el plan de gestión de las adquisiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El plan de gestión de los costos. | Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto. | Pre. |
| 2. El plan de gestión del cronograma. | Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma. | Pre. |
| 3. El plan de gestión de los requisitos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto. | Pre. |
| 4. El plan de gestión del alcance. | Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto. | Pre. |
| 5. El plan de gestión de cambios. | Definir le proceso para gestionar el control de cambios. | Pre. |
| 6. El plan de gestión de la configuración. | Definir los elementos configurables del proyecto. | Pre. |
| 7. El plan de gestión de los recursos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto. | Pre. |
| 8. El plan de dirección del proyecto. | Definir la base del trabajo de todo el proyecto. | Pre. |
| 9. El plan de gestión de las comunicaciones. | Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto. | Pre. |
| 10. El plan de gestión de los riesgos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto. | Pre. |
| 11. El plan de gestión de las adquisiciones. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 12. El plan de involucramiento de los interesados. | Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto. | Post. |
| 13. El plan de gestión de la calidad. | Definir la gobernanza del proyecto. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del plan de gestión de las adquisiciones es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definición del plan de adquisiciones para tramitar la contratación del examen para obtener la certificación PMP.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Adquisiciones del proyecto | Es la relación de la matriz de adquisiciones con el cronograma de adquisiciones. |
Matriz de adquisiciones: Definición del producto, elemento, tipo de contrato, procedimiento e información adicional del proveedor. Cronograma de adquisiciones: Definición del método de entrega, forma de pago, planificación de la contratación, solicitud de respuesta, selección de proveedores, administración del contrato y cierre del contrato. |
| Políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición | Es donde se establecen los acuerdos y los procedimientos para la entrega del producto o servicio. | Políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición. Políticas: Tener un promedio superior al 85% en los simuladores. Procedimientos: Aseguramiento y control de calidad. Pautas: Reuniones semanales con informes de la situación actual. |
| Formatos estándar a utilizar | Son los soportes físicos con los cuales se soporta la entrega del producto o servicio. |
• Informe candidato PMP. • Soporte Pago Online. • Certificado PMP. |
| Coordinación | Es la coordinación de la gestión de proyectos y otros aspectos que surjan en la negociación entre el cliente y el proveedor. | Alineación del proceso de contratación, pago y cronogramas entre el PMI y el estudiante. |
| Restricciones y supuestos | Son las condiciones en las cuales se encuentra enmarcado el plan de gestión de las adquisiciones. | Supuestos: Pasar en el examen dentro de los tres intentos. Restricciones: Si no se pasa el examen dentro de los tres intentos, se debe esperar un año para presentarse como candidato PMP. |
| Riesgos y respuestas | Son los eventos de alto impacto que se evidencian con anterioridad para generar una respuesta oportuna y evitar esfuerzo y costos adicionales en el cumplimiento del contrato. | Riesgo: No pasar el examen en los tres intentos. Respuesta: Construir notas de estudio, realizar simulaciones de pruebas y simulaciones con amigos haciendo preguntas del PMI. |
| Métricas | Es una medida que nos permite medir un evento para obtener un resultado. | Nivel de calidad de las preguntas del PMChallenge para la preparación del examen PMP. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el plan de gestión de las adquisiciones.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.