Guía rápida: ¿Cómo aplicar la gestión del conocimiento del proyecto?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

La gestión del conocimiento del proyecto, es un proceso que permite crear nuevo conocimiento a partir del conocimiento existente. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Insumo para alcanzar los objetivos del proyecto.

✔ Aportar al aprendizaje organizacional.

✔ Hacer mas eficiente los procesos en futuros proyectos.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

Generar nuevo conocimiento, considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

Entrada	Acción clave
El enfoque de desarrollo.	Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
El plan de dirección del proyecto.	Definir la base del trabajo de todo el proyecto.
El plan de gestión de cambios.	Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la calidad.	Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.	Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de las adquisiciones.	Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.	Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los costos.	Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión de los recursos.	Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.	Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de los riesgos.	Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.	Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.	Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.	Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
El registro de interesados.	Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación.
El registro de lecciones aprendidas.	Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.	Definir las fases que tendrá el proyecto.
La estructura de desglose de recursos.	Definición de la estructura jerárquica de los recursos del proyecto.
La evaluación de los factores ambientales.	Identificación de la condiciones que no están bajo el control de la organización (Factores externos) y el equipo (Factores externos e internos).
La línea base de alcance.	Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.	Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.	Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.	Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
Las asignaciones del equipo del proyecto.	Registrar el talento humano requerido en el proyecto.
Los activos de la organización.	Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.
Los criterios selección de proveedores.	Definir las condiciones para asegurar que la propuesta del proveedor suple la necesidad del comprador.
Los entregables.	Definición de los entregables que harán parte del alcance del proyecto.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso de la gestión del conocimiento del proyecto son las siguientes:

Herramienta	Acción clave
El juicio de expertos.	Reunión de expertos para resolver un problema complejo.
El liderazgo.	Realizar acciones que permitan comunicar e inspirar el cumplimiento de la visión y objetivos de la organización.
La conciencia política.	Establecer formas de comunicación e interacción entre individuos, respetando las reglas de la estructura organizacional.
La creación de relaciones de trabajo.	Desarrollar la comunicación y empatía en el equipo para construir y fortalecer las relaciones e interacciones sanas en el trabajo.
La escucha activa.	Desarrollar una comunicación asertiva que permita eliminar ambigüedades y transferir conocimiento de forma efectiva.
La facilitación.	Lograr que los colaboradores adopten los procesos de la organización y eliminen su pasividad en el cumplimiento de las reglas.
La gestión de la información.	Definición de las herramientas y técnicas que conectan a las personas con la información.
La gestión del conocimiento.	Definir las herramientas para conectar a las personas con el nuevo conocimiento.
Las habilidades interpersonales y de equipo.	Construcción de vínculos estables entre los individuos que hacen parte del equipo y sus interesados.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
El registro de lecciones aprendidas.	Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
El enfoque de desarrollo.	Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
El plan de dirección del proyecto.	Definir la base del trabajo de todo el proyecto.
El plan de gestión de cambios.	Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la calidad.	Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.	Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de las adquisiciones.	Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.	Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los costos.	Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión de los recursos.	Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.	Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de los riesgos.	Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.	Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.	Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.	Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.	Definir las fases que tendrá el proyecto.
La línea base de alcance.	Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.	Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.	Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.	Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
Los activos de la organización.	Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.

Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la gestión del conocimiento del proyecto.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

Paso	Acción clave	Entrada principal	Salida principal	Condición
1. El desarrollo del acta de constitución del proyecto.	Formalizar la existencia de un proyecto.	El caso de negocio.	El acta de constitución del proyecto.	Pre.
2. El desarrollo del plan de dirección de proyectos.	Construir un plan que permita obtener la base de todo el trabajo del proyecto y el modo como será ejecutado.	El acta de constitución del proyecto.	El plan de dirección del proyecto.	Pre.
3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto.	Dirigir al equipo para dar cumplimiento al plan de dirección del proyecto.	El plan de dirección del proyecto.	Los entregables.	Pre.
4. La gestión del conocimiento del proyecto.	Ver el contenido de la presente guía.	La línea base para la medición del desempeño.	El registro de lecciones aprendidas.	N/A.
5. El control del trabajo del proyecto.	Verificar que el estado actual del proyecto se encuentre dentro de los pronósticos y variaciones permitidas a nivel de cronograma y costo.	El plan de dirección del proyecto.	La línea base para la medición del desempeño.	Post.
6. La ejecución del control integrado de cambios.	Gestionar los cambios que se presentan en las líneas bases del proyecto y la documentación del proyecto.	Las solicitudes de cambio.	Las solicitudes de cambio aprobadas.	Post.
7. El cierre del proyecto o fase.	Formalizar el cierre de un proyecto y liberar recursos.	La línea base para la medición del desempeño.	El informe final.	Post.

Las relaciones lógicas que hacen parte del flujo son las siguientes:

Elemento	Relación	Elemento	Condición mínima
La dirección y gestión del trabajo del proyecto	Inicio-Inicio	La gestión del conocimiento del proyecto	Asegurar que las lecciones aprendidas sean recopiladas, analizadas y soportadas con planes de acción para mejorar la eficiencia del proyecto en curso y futuros proyectos.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable de la gestión del conocimiento del proyecto es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.

flujo que muestra como se relacionan los elementos para la gestión del conocimiento del proyecto

El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte de la gestión del conocimiento del proyecto. Siendo la salida principal: el registro de lecciones aprendidas, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: la línea base para la medición del desempeño , haciendo uso de la herramienta principal: el juicio de expertos. Si desea obtener más información de un elemento. Haz clic sobre el elemento y posteriormente, presiona el botón: Ver nota.

Entradas	Herramientas	Salidas
El enfoque de desarrollo. El plan de dirección del proyecto. El plan de gestión de cambios. El plan de gestión de la calidad. El plan de gestión de la configuración. El plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las comunicaciones. El plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los recursos. El plan de gestión de los requisitos. El plan de gestión de los riesgos. El plan de gestión del alcance. El plan de gestión del cronograma. El plan de involucramiento de los interesados. El registro de interesados. El registro de lecciones aprendidas. La descripción del ciclo de vida del proyecto. La estructura de desglose de recursos. La evaluación de los factores ambientales. La línea base de alcance. La línea base de costos. La línea base del cronograma. La línea base para la medición del desempeño. Las asignaciones del equipo del proyecto. Los activos de la organización. Los criterios selección de proveedores. Los entregables.	El juicio de expertos. El liderazgo. La conciencia política. La creación de relaciones de trabajo. La escucha activa. La facilitación. La gestión de la información. La gestión del conocimiento. Las habilidades interpersonales y de equipo.	El registro de lecciones aprendidas. El enfoque de desarrollo. El plan de dirección del proyecto. El plan de gestión de cambios. El plan de gestión de la calidad. El plan de gestión de la configuración. El plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las comunicaciones. El plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los recursos. El plan de gestión de los requisitos. El plan de gestión de los riesgos. El plan de gestión del alcance. El plan de gestión del cronograma. El plan de involucramiento de los interesados. La descripción del ciclo de vida del proyecto. La línea base de alcance. La línea base de costos. La línea base del cronograma. La línea base para la medición del desempeño. Los activos de la organización.

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la gestión del conocimiento del proyecto. ¿Debe ser?

A) Es un proceso que permite dar cierre formal a las actividades de la fase o proyecto y liberar los recursos para emprender nuevos esfuerzos.

B) Es un proceso que permite formalizar la existencia del proyecto y al director de proyecto se le otorga la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

C) Es un proceso que permite obtener un documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizará el trabajo.

D) Es un proceso que permite crear nuevo conocimiento a partir del conocimiento existente.

Si deseas validar el nivel de conocimiento con relación a: la gestión del conocimiento del proyecto Inicia el simulador

Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.

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