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Guía rápida: ¿Cómo aplicar la dirección y gestión del trabajo del proyecto?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

La dirección y gestión del trabajo del proyecto, es un proceso que permite gestionar el trabajo definido en el plan de la dirección de proyectos. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Aumenta la probabilidad de éxito en la ejecución del proyecto.

✔ Aumenta la probabilidad de éxito en la ejecución de actividades.

✔ Aumenta la probabilidad de éxito en la finalización de entregables.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

Ejecutar el plan de dirección del proyecto sin salir del alcance y considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

EntradaAcción clave
El cronograma del proyecto.Construcción de la programación del proyecto.
El enfoque de desarrollo.Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
El informe de riesgos.Construcción de la información sobre los riesgos del proyecto.
El plan de dirección del proyecto.Definir la base del trabajo de todo el proyecto.
El plan de gestión de cambios.Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la calidad.Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de las adquisiciones.Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los costos.Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión de los recursos.Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de los riesgos.Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
El registro de cambios.Construcción de la fuente de datos donde se registran todos los cambios presentados en un proyecto.
El registro de lecciones aprendidas.Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
El registro de riesgos.Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.Definir las fases que tendrá el proyecto.
La evaluación de los factores ambientales.Identificación de la condiciones que no están bajo el control de la organización (Factores externos) y el equipo (Factores externos e internos).
La línea base de alcance.Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
La lista de hitos.Registro de los puntos de control del cronograma.
La matriz de trazabilidad de requisitos.Definición de los requisitos del producto desde su origen hasta la entrega.
Las comunicaciones del proyecto.Definición de las formas como se habrá de intercambiar información entre los interesados del proyecto.
Las solicitudes de cambio aprobadas.Aprobación o rechazo del documento formal que solicita un cambio dentro de las líneas bases del proyecto.
Los activos de la organización.Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso de la dirección y gestión del trabajo del proyecto son las siguientes:

HerramientaAcción clave
El juicio de expertos.Reunión de expertos para resolver un problema complejo.
El sistema de información para la dirección de proyectos PMIS.Definición de las aplicaciones de software que requiere la organización para recopilar información del proyecto y el trabajo.
Las reuniones.Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

SalidaAcción clave
El registro de incidentes.Creación de una fuente de datos para registrar los incidentes presentados en un proyecto.
Las solicitudes de cambio.Construcción del documento formal para solicitar un cambio dentro del proyecto que afecta las líneas bases.
Los datos de desempeño del trabajo.Recolección de datos durante la ejecución de actividades.
Los entregables.Definición de los entregables que harán parte del alcance del proyecto.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:

SalidaAcción clave
El enfoque de desarrollo.Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
El plan de dirección del proyecto.Definir la base del trabajo de todo el proyecto.
El plan de gestión de cambios.Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la calidad.Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de las adquisiciones.Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los costos.Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión de los recursos.Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de los riesgos.Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
El registro de interesados.Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación.
El registro de lecciones aprendidas.Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
El registro de riesgos.Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto.
El registro de supuestos.Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.Definir las fases que tendrá el proyecto.
La documentación de requisitos.Definición de los requisitos a alto nivel y su granularidad en la medida que avanza el proyecto.
La línea base de alcance.Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
La lista de actividades.Registro de todas las actividades para llevar a cabo un proyecto.
Los activos de la organización.Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la dirección y gestión del trabajo del proyecto.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveEntrada principalSalida principalCondición
1. El desarrollo del acta de constitución del proyecto.Formalizar la existencia de un proyecto.El caso de negocio.El acta de constitución del proyecto.Pre.
2. El desarrollo del plan de dirección de proyectos.Construir un plan que permita obtener la base de todo el trabajo del proyecto y el modo como será ejecutado.El acta de constitución del proyecto.El plan de dirección del proyecto.Pre.
3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto.Ver el contenido de la presente guía.El plan de dirección del proyecto.Los entregables.N/A.
4. La gestión del conocimiento del proyecto.Creación de nuevo conocimiento a partir del existente.La línea base para la medición del desempeño.El registro de lecciones aprendidas.Post.
5. El control del trabajo del proyecto.Verificar que el estado actual del proyecto se encuentre dentro de los pronósticos y variaciones permitidas a nivel de cronograma y costo.El plan de dirección del proyecto.La línea base para la medición del desempeño.Post.
6. La ejecución del control integrado de cambios.Gestionar los cambios que se presentan en las líneas bases del proyecto y la documentación del proyecto.Las solicitudes de cambio.Las solicitudes de cambio aprobadas.Post.
7. El cierre del proyecto o fase.Formalizar el cierre de un proyecto y liberar recursos.La línea base para la medición del desempeño.El informe final.Post.



Las relaciones lógicas que hacen parte del flujo son las siguientes:


ElementoRelaciónElementoCondición mínima
El desarrollo del plan de dirección de proyectosFinal-InicioLa dirección y gestión del trabajo del proyectoAsegurar que el trabajo realizado cumpla con el modo de ejecución establecido en el plan de dirección del proyecto.
La dirección y gestión del trabajo del proyectoInicio-InicioLa gestión del conocimiento del proyectoAsegurar que las lecciones aprendidas sean recopiladas, analizadas y soportadas con planes de acción para mejorar la eficiencia del proyecto en curso y futuros proyectos.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable de la dirección y gestión del trabajo del proyecto es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


flujo que muestra como se relacionan los elementos para la dirección y gestión del trabajo del proyecto


El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte de la dirección y gestión del trabajo del proyecto. Siendo la salida principal: los entregables, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: el plan de dirección del proyecto , haciendo uso de la herramienta principal: el sistema de información para la dirección de proyectos pmis. Si desea obtener más información de un elemento. Haz clic sobre el elemento y posteriormente, presiona el botón: Ver nota.

EntradasHerramientasSalidas
El cronograma del proyecto.
El enfoque de desarrollo.
El informe de riesgos.
El plan de dirección del proyecto.
El plan de gestión de cambios.
El plan de gestión de la calidad.
El plan de gestión de la configuración.
El plan de gestión de las adquisiciones.
El plan de gestión de las comunicaciones.
El plan de gestión de los costos.
El plan de gestión de los recursos.
El plan de gestión de los requisitos.
El plan de gestión de los riesgos.
El plan de gestión del alcance.
El plan de gestión del cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.
El registro de cambios.
El registro de lecciones aprendidas.
El registro de riesgos.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.
La evaluación de los factores ambientales.
La línea base de alcance.
La línea base de costos.
La línea base del cronograma.
La línea base para la medición del desempeño.
La lista de hitos.
La matriz de trazabilidad de requisitos.
Las comunicaciones del proyecto.
Las solicitudes de cambio aprobadas.
Los activos de la organización.
El juicio de expertos.
El sistema de información para la dirección de proyectos PMIS.
Las reuniones.
El registro de incidentes.
Las solicitudes de cambio.
Los datos de desempeño del trabajo.
Los entregables.
El enfoque de desarrollo.
El plan de dirección del proyecto.
El plan de gestión de cambios.
El plan de gestión de la calidad.
El plan de gestión de la configuración.
El plan de gestión de las adquisiciones.
El plan de gestión de las comunicaciones.
El plan de gestión de los costos.
El plan de gestión de los recursos.
El plan de gestión de los requisitos.
El plan de gestión de los riesgos.
El plan de gestión del alcance.
El plan de gestión del cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.
El registro de interesados.
El registro de lecciones aprendidas.
El registro de riesgos.
El registro de supuestos.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.
La documentación de requisitos.
La línea base de alcance.
La línea base de costos.
La línea base del cronograma.
La línea base para la medición del desempeño.
La lista de actividades.
Los activos de la organización.

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la dirección y gestión del trabajo del proyecto. ¿Debe ser?

A) Es un proceso que permite obtener un documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizará el trabajo.

B) Es un proceso que permite gestionar el trabajo definido en el plan de la dirección de proyectos.

C) Es un proceso que permite formalizar la existencia del proyecto y al director de proyecto se le otorga la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

D) Es un proceso que permite gestionar los cambios que se presentan en el proyecto y documentarlos.


Si deseas validar el nivel de conocimiento con relación a: la dirección y gestión del trabajo del proyecto Inicia el simulador


Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.