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Guía rápida: ¿Cómo aplicar el control del trabajo del proyecto?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

El control del trabajo del proyecto, es un proceso que permite conocer el estado actual del proyecto y sus pronósticos de cronograma y costo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Revisar e informar el avance general del proyecto.

✔ Conocer el estado actual del proyecto.

✔ Abordar los problemas de desempeño.

✔ Visibilidad del estado futuro del cronograma y los costos.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

Comprobar que las actividades ejecutadas se encuentran dentro del alcance del plan de dirección del proyecto, considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

EntradaAcción clave
El acuerdo del proyecto.Definir las reglas para dar cumplimiento al plan de configuración.
El enfoque de desarrollo.Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
El informe de calidad.Analizar los incidentes relacionados con la gestión de la calidad para identificar oportunidades de mejora.
El informe de riesgos.Construcción de la información sobre los riesgos del proyecto.
El plan de dirección del proyecto.Definir la base del trabajo de todo el proyecto.
El plan de gestión de cambios.Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la calidad.Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de las adquisiciones.Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los costos.Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión de los recursos.Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de los riesgos.Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
El registro de incidentes.Creación de una fuente de datos para registrar los incidentes presentados en un proyecto.
El registro de lecciones aprendidas.Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
El registro de riesgos.Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto.
El registro de supuestos.Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.
La base de las estimaciones.Definición de los indicadores utilizados para realizar una estimación de esfuerzo y costo.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.Definir las fases que tendrá el proyecto.
La evaluación de los factores ambientales.Identificación de la condiciones que no están bajo el control de la organización (Factores externos) y el equipo (Factores externos e internos).
La línea base de alcance.Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
La lista de hitos.Registro de los puntos de control del cronograma.
Los activos de la organización.Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.
Los informes de desempeño del trabajo.Construcción del informe que transmite el estado y avance del proyecto.
Los pronósticos de costos.Valoración de los costos y su ubicación dentro del rango de tolerancia definido en el presupuesto.
Los pronósticos del cronograma.Valoración de la ejecución de actividades y su ubicación dentro del rango de tolerancia definido en el cronograma.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso del control del trabajo del proyecto son las siguientes:

HerramientaAcción clave
El análisis costo-beneficio.Identificar las fortalezas y debilidades de cada alternativa a nivel financiero.
El análisis de alternativas.Identificar el evento que presenta problemas y sus posibles soluciones.
El análisis de causa raíz.Encontrar las causas raíces que originan un problema.
El análisis de tendencias.Identificar el desempeño futuro del trabajo y el costo en función de los resultados pasados.
El análisis de valor ganado.Comparación de las líneas bases de un proyecto con el desempeño real.
El análisis de variación.Identificación de las alteraciones existentes entre el trabajo y costo planificado en comparación con el ejecutado.
El juicio de expertos.Reunión de expertos para resolver un problema complejo.
La toma de decisiones.Elegir como equipo la opción que permite resolver un problema.
Las reuniones.Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

SalidaAcción clave
Las solicitudes de cambio.Construcción del documento formal para solicitar un cambio dentro del proyecto que afecta las líneas bases.
Los informes de desempeño del trabajo.Construcción del informe que transmite el estado y avance del proyecto.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:

SalidaAcción clave
El enfoque de desarrollo.Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
El plan de dirección del proyecto.Definir la base del trabajo de todo el proyecto.
El plan de gestión de cambios.Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la calidad.Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de las adquisiciones.Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los costos.Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión de los recursos.Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de los riesgos.Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
El registro de incidentes.Creación de una fuente de datos para registrar los incidentes presentados en un proyecto.
El registro de lecciones aprendidas.Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
El registro de riesgos.Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.Definir las fases que tendrá el proyecto.
La línea base de alcance.Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
Los pronósticos de costos.Valoración de los costos y su ubicación dentro del rango de tolerancia definido en el presupuesto.
Los pronósticos del cronograma.Valoración de la ejecución de actividades y su ubicación dentro del rango de tolerancia definido en el cronograma.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el control del trabajo del proyecto.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveEntrada principalSalida principalCondición
1. El desarrollo del acta de constitución del proyecto.Formalizar la existencia de un proyecto.El caso de negocio.El acta de constitución del proyecto.Pre.
2. El desarrollo del plan de dirección de proyectos.Construir un plan que permita obtener la base de todo el trabajo del proyecto y el modo como será ejecutado.El acta de constitución del proyecto.El plan de dirección del proyecto.Pre.
3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto.Dirigir al equipo para dar cumplimiento al plan de dirección del proyecto.El plan de dirección del proyecto.Los entregables.Pre.
4. La gestión del conocimiento del proyecto.Creación de nuevo conocimiento a partir del existente.La línea base para la medición del desempeño.El registro de lecciones aprendidas.Pre.
5. El control del trabajo del proyecto.Ver el contenido de la presente guía.El plan de dirección del proyecto.La línea base para la medición del desempeño.N/A.
6. La ejecución del control integrado de cambios.Gestionar los cambios que se presentan en las líneas bases del proyecto y la documentación del proyecto.Las solicitudes de cambio.Las solicitudes de cambio aprobadas.Post.
7. El cierre del proyecto o fase.Formalizar el cierre de un proyecto y liberar recursos.La línea base para la medición del desempeño.El informe final.Post.



Las relaciones lógicas que hacen parte del flujo son las siguientes:


ElementoRelaciónElementoCondición mínima
El desarrollo del plan de dirección de proyectosInicio-InicioEl control del trabajo del proyectoControlar y monitorear la ejecución del trabajo para garantizar el éxito del proyecto.
El control del trabajo del proyectoInicio-InicioLa ejecución del control integrado de cambiosAsegurar que las variaciones de las líneas bases se encuentren soportadas por solicitudes de cambios aprobadas.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable del control del trabajo del proyecto es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


flujo que muestra como se relacionan los elementos para el control del trabajo del proyecto


El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte del control del trabajo del proyecto. Siendo la salida principal: la línea base para la medición del desempeño, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: el plan de dirección del proyecto , haciendo uso de la herramienta principal: el análisis de valor ganado. Si desea obtener más información de un elemento. Haz clic sobre el elemento y posteriormente, presiona el botón: Ver nota.

EntradasHerramientasSalidas
El acuerdo del proyecto.
El enfoque de desarrollo.
El informe de calidad.
El informe de riesgos.
El plan de dirección del proyecto.
El plan de gestión de cambios.
El plan de gestión de la calidad.
El plan de gestión de la configuración.
El plan de gestión de las adquisiciones.
El plan de gestión de las comunicaciones.
El plan de gestión de los costos.
El plan de gestión de los recursos.
El plan de gestión de los requisitos.
El plan de gestión de los riesgos.
El plan de gestión del alcance.
El plan de gestión del cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.
El registro de incidentes.
El registro de lecciones aprendidas.
El registro de riesgos.
El registro de supuestos.
La base de las estimaciones.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.
La evaluación de los factores ambientales.
La línea base de alcance.
La línea base de costos.
La línea base del cronograma.
La línea base para la medición del desempeño.
La lista de hitos.
Los activos de la organización.
Los informes de desempeño del trabajo.
Los pronósticos de costos.
Los pronósticos del cronograma.
El análisis costo-beneficio.
El análisis de alternativas.
El análisis de causa raíz.
El análisis de tendencias.
El análisis de valor ganado.
El análisis de variación.
El juicio de expertos.
La toma de decisiones.
Las reuniones.
Las solicitudes de cambio.
Los informes de desempeño del trabajo.
El enfoque de desarrollo.
El plan de dirección del proyecto.
El plan de gestión de cambios.
El plan de gestión de la calidad.
El plan de gestión de la configuración.
El plan de gestión de las adquisiciones.
El plan de gestión de las comunicaciones.
El plan de gestión de los costos.
El plan de gestión de los recursos.
El plan de gestión de los requisitos.
El plan de gestión de los riesgos.
El plan de gestión del alcance.
El plan de gestión del cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.
El registro de incidentes.
El registro de lecciones aprendidas.
El registro de riesgos.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.
La línea base de alcance.
La línea base de costos.
La línea base del cronograma.
La línea base para la medición del desempeño.
Los pronósticos de costos.
Los pronósticos del cronograma.

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el control del trabajo del proyecto. ¿Debe ser?

A) Es un proceso que permite gestionar los cambios que se presentan en el proyecto y documentarlos.

B) Es un proceso que permite dar cierre formal a las actividades de la fase o proyecto y liberar los recursos para emprender nuevos esfuerzos.

C) Es un proceso que permite conocer el estado actual del proyecto y sus pronósticos de cronograma y costo.

D) Es un proceso que permite crear nuevo conocimiento a partir del conocimiento existente.


Si deseas validar el nivel de conocimiento con relación a: el control del trabajo del proyecto Inicia el simulador


Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.