Buscador

Guía rápida: ¿Cómo aplicar el gerente de proyectos?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

El Gerente de Proyectos, es un profesional experto en gestionar proyectos con enfoque predictivo, híbrido y adaptativo de inicio a fin de manera exitosa, asegurando que los objetivos del proyecto se mantengan alineados con los objetivos del programa de la organización. Generando los siguientes beneficios:

✔ Centralizar la información del proyecto para ponerla a disposición del programa para tomar decisiones.

✔ Consolidar las lecciones aprendidas del proyecto y diseñar planes que promuevan la mejora continua.

✔ Tener equipos dentro del proyecto, alineados con los objetivos del programa.

Las funciones principales que debe desempeñar el profesional para contribuir en el logro de los objetivos estratégicos de la organización, son las siguientes:

✔ Controlar que los objetivos del proyecto se mantengan alineados con los objetivos del programa.

✔ Asegurar con el equipo la adopción de los estándares definidos por la oficina de proyectos para la planeación, gestión y control de proyectos.

✔ Monitorear los factores ambientales internos y externos que afectan el proyecto.

✔ Monitorear los riesgos que se presentan en el proyecto.

✔ Asegurar el desarrollo y gestión efectiva de los equipos asignados para realizar el trabajo del proyecto.



Tema 2: Salarios, habilidades y competencias.

Si estas interesado en ejercer como: Gerente de Proyectos, que viene siendo el nivel intermedio entre un coordinador y director de proyectos; el rango salarial estimado mensual que ofrece el mercado LATAM es el siguiente:

JuniorIntermedioExperto
1,250 USD1,750 USD2,125 USD


Las habilidades y competencias que debe desarrollar El Gerente de Proyectos son las siguientes:

Habilidades:

✔ Escucha activa para comprender las necesidades de los interesados del proyecto, generar propuestas y adaptar el mensaje para que sea fácil de entender por parte de los interesados.

✔ Trabajar con el equipo para compartir conocimiento relacionado con los enfoques predictivos, híbridos y adaptatativos para lograr objetivos comunes.

✔ Liderazgo para guiar y motivar al equipo, orientado a promover la correcta aplicación de los enfoques predictivos, híbridos y adaptativos en la realización del trabajo del proyecto.

✔ Adaptabilidad para ajustar el enfoque de desarrollo del proyecto a los cambios del entorno.

✔ Pensamiento crítico para evaluar la información que suministra los interesados del proyecto de manera objetiva.

✔ Negociación para generar acuerdos de tipo gana - gana con los interesados.

✔ Empatía para comprender los sentimientos que expresan los interesados.

✔ Encontrar las causas raices de los problemas que expresan los interesados del proyecto y resolverlos de manera eficiente.

✔ Resiliencia para afrontar la resistencia de los interesados al involucrarse activamente con el proyecto.

✔ Actuar y transmitir integridad, honestidad y responsabilidad a los interesados del proyecto.

✔ Planificar, organizar y priorizar el trabajo del proyecto.

Competencias.

✔ Tener vigente la certificación: PMP.

✔ Tener estudios relacionados con: Administración de Empresas o Ingeniería Industrial o Administración de Negocios o Economía o Administración Financiera o Ingeniería de Sistemas.

Tema 3: Herramientas que debe conocer el gerente de proyectos.

Las herramientas que debe conocer El Gerente de Proyectos para desempeñar correctamente las funciones del cargo. Son las siguientes:

HerramientaAcción clave
La planeación de la gestión de recursos.Construir un plan que permita poner a disposición los recursos en el momento y lugar adecuado.
La estimación de los recursos de las actividades.Estimar la duración, momento y lugar donde el talento humano y los recursos físicos deben estar disponibles para realizar el trabajo del proyecto.
La adquisición de los recursos.Obtener el talento humano y los recursos físicos para ser incluidos dentro del proyecto.
El control de los recursos.Verificar que la disponibilidad de los recursos cumple los lineamientos definidos dentro del plan de recursos.
La planeación de la gestión de las comunicaciones.Construir un plan que permita identificar las necesidades de información de los interesados y la forma como se habrá de transmitir la información.
El gestionamiento de las comunicaciones.Ejecutar el plan de comunicación, asegurando que la información quede a disposición del proyecto en sus diferentes fases.
El monitoreo de las comunicaciones.Vigilar las variaciones de la información y su transmisión para tomar acción de manera anticipada.
La planeación de la gestión de los riesgos.Construir un plan que permita establecer los pasos para gestionar las actividades relacionadas con la identificación, análisis y plan de respuesta a los riesgos.
El monitoreo de los riesgos.Vigilar las variaciones de los riesgos y planes de respuesta para tomar acción de manera anticipada.
La ejecución del control integrado de cambios.Gestionar los cambios que se presentan en las líneas bases del proyecto y la documentación del proyecto.
El cierre del proyecto o fase.Formalizar el cierre de un proyecto y liberar recursos.
La planeación de la gestión del alcance.Construir un plan que permita gestionar y alinear el alcance y los requisitos del proyecto.
La definición del alcance.Documentar lo que se hará y no se realizará en el proyecto.
La planeación de la gestión de los costos.Construir un plan que permita gestionar los costos en las diferentes etapas del proyecto.
La estimación de los costos.Tomar cada paquete de trabajo y estimar su costo para conocer el costo total que requiere el proyecto para ser ejecutado.
La identificación de los interesados.Vincular a los interesados del proyecto y establecer el enfoque de involucramiento a partir del poder e interés que posee cada interesado.
La planeación del involucramiento de los interesados.Construir un plan que permita la interacción e involucramiento efectivo de los interesados durante todo el proyecto.
La gestión del involucramiento de los interesados.Ejecutar el plan de involucramiento de interesados, asegurando el incremento del apoyo y reducción de la resistencia por parte de los interesados.
El monitoreo del involucramiento de los interesados.Vigilar las variaciones que puede tomar la participación, compromiso, interés y poder de los interesados para tomar acción de manera anticipada.
El control de las adquisiciones.Verificar que el desempeño del proveedor y el contratante satisface los requisitos del proyecto.
La definición del presupuesto.Construir la línea base del costo para gestionar financiamiento y medir el desempeño financiero del proyecto.
El control de los costos.Comprobar que la información suministrada por el equipo en las reuniones sea equivalente a la información gestionada en el control de cambios y sus variaciones con la línea base de costos.
El control del trabajo del proyecto.Verificar que el estado actual del proyecto se encuentre dentro de los pronósticos y variaciones permitidas a nivel de cronograma y costo.
La gestión del conocimiento del proyecto.Creación de nuevo conocimiento a partir del existente.
La dirección y gestión del trabajo del proyecto.Dirigir al equipo para dar cumplimiento al plan de dirección del proyecto.
El desarrollo del plan de dirección de proyectos.Construir un plan que permita obtener la base de todo el trabajo del proyecto y el modo como será ejecutado.
La planeación de la gestión del cronograma.Construir un plan que permita detallar todo el trabajo que se requiere ejecutar en el proyecto.
La validación del alcance.Formalizar la aceptación de los entregables por parte del cliente.
El control del alcance.Comprobar que la información suministrada por el equipo en las reuniones sea equivalente a la información gestionada en el control de cambios y sus variaciones con la línea base del alcance.
El desarrollo del cronograma.Construir el diagrama de Gantt.
El control del cronograma.Comprobar que la información suministrada por el equipo en las reuniones sea equivalente a la información gestionada en el control de cambios y sus variaciones con la línea base de cronograma.
PRINCE2: Puesta en Marcha de un Proyecto.Identificar y evaluar la viabilidad de un proyecto.
PRINCE2: Dirección de un Proyecto.Identificar el enfoque adecuado para ejecutar un proyecto.
PRINCE2: Inicio de un Proyecto.Identificar el producto o resultado final que se habrá de obtener una vez termina un proyecto.
PRINCE2: Control de una Fase.Describir el trabajo que el equipo habrá de realizar cada día.
PRINCE2: Gestión de la entrega de productos.Establecer los requerimientos formales para asegurar que el producto cumpla las expectativas del cliente.
PRINCE2: Gestión de los límites de fase.Verificar el estado del proyecto con relación a su situación actual.
PRINCE2: Cierre de un proyecto.Formalizar el cumplimiento del alcance y cierre del proyecto.
El modelo espiral: Evaluación.Alineación del prototipo con los objetivos del proyecto.
La línea base de alcance.Obtener la aprobación del alcance del proyecto
Los datos de desempeño del trabajo.Recolección de datos durante la ejecución de actividades.
Las reuniones.Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos.
El registro de supuestos.Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.
El plan de gestión de cambios.Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El registro de interesados.Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación.
La matriz de evaluación del involucramiento de los interesados.Valoración del nivel de participación de los interesados en el proyecto.
El plan de gestión de los recursos.Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los riesgos.Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de las adquisiciones.Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de involucramiento de los interesados.Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
El plan de gestión de la calidad.Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de los costos.Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de gestión de los requisitos.Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El análisis de requisitos de comunicación.Identificar la frecuencia, formato y valor de la información para cada grupo de interesados.
El análisis de interesados.Realizar una evaluación integral de los interesados.
Los entregables.Definición de los entregables que harán parte del alcance del proyecto.
Las solicitudes de cambio.Construcción del documento formal para solicitar un cambio dentro del proyecto que afecta las líneas bases.
El análisis de requisitos de información.Identificar las necesidades de información de los interesados del proyecto.
Los modelos de comunicación.Definir los flujos de información con los cuales se habrán de transmitir la información entre emisores y receptores.
Los métodos de comunicación.Definir los procedimientos con los cuales se habrá de compartir la información entre los interesados.
Los informes de desempeño del trabajo.Construcción del informe que transmite el estado y avance del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.Definir los elementos configurables del proyecto.
La línea base del cronograma.Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base de costos.Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.Definir las fases que tendrá el proyecto.
El enfoque de desarrollo.Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
La estimación de costos.Evaluación cuantitativa para conocer el costo aproximado requerido para completar el trabajo.
Los pronósticos de costos.Valoración de los costos y su ubicación dentro del rango de tolerancia definido en el presupuesto.
La matriz de trazabilidad de requisitos.Definición de los requisitos del producto desde su origen hasta la entrega.
La documentación de requisitos.Definición de los requisitos a alto nivel y su granularidad en la medida que avanza el proyecto.
La lista de hitos.Registro de los puntos de control del cronograma.
Las asignaciones de recursos físicos.Registrar los insumos requeridos para ejecutar el trabajo del proyecto.
El calendario del proyecto.Identificación de los días laborales y turnos de trabajo para realizar las actividades del proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto.Definir lo que se va hacer y lo que se va a excluir del proyecto.
Las asignaciones del equipo del proyecto.Registrar el talento humano requerido en el proyecto.
El informe de calidad.Analizar los incidentes relacionados con la gestión de la calidad para identificar oportunidades de mejora.
La estructura de desglose de recursos.Definición de la estructura jerárquica de los recursos del proyecto.
El calendarios de recursos.Definición de la disponibilidad de un recurso en el proyecto.
Los requisitos de recursos.Identificación de los recursos requeridos para realizar las actividades de los paquetes de trabajo.
El acta de constitución del equipo.Definir las reglas de conducta que tendrá el equipo para comunicarse y realizar el trabajo del proyecto.
La presentación de informes del proyecto.Definición del formato y grado de detalle de la presentación para cada tipo de interesado.
Las entrevistas.Construcción de formatos y preguntas que permiten la recolección de datos que serán transformados en información para generar conclusiones.
El análisis de supuestos y restricciones.Evaluación de la validez que representa los supuestos y restricciones para el proyecto.
El análisis FODA o DOFA.Evaluación de un negocio, proyecto o área de operación para identificar sus ventajas y desventajas.
Las estrategias FODA o DOFA.Construcción de las estrategias de explotación o mitigación a partir de las información obtenida en el análisis DOFA o FODA.
El análisis de decisiones con múltiples criterios.Construir una matriz que permita la evaluación de los cambios solicitados para un evento.
El análisis costo-beneficio.Identificar las fortalezas y debilidades de cada alternativa a nivel financiero.
La información desempeño del trabajo.Construcción del informe para conocer el desempeño de varios procesos de control del proyecto.
El análisis de reserva.Identificación de las reservas para atender las contingencias y la gestión.
La evaluación de desempeño del equipo.Valoración de las habilidades y competencias del equipo.
Las evaluaciones individuales y de equipo.Valoración de la capacidad que tiene el equipo para tomar decisiones.
Las revisiones de la gestión.Comparar los datos del proyecto construidos durante la planeación con los datos ejecutados.
El análisis de tendencias.Identificar el desempeño futuro del trabajo y el costo en función de los resultados pasados.
La toma de decisiones autocrática.Elección de la opción por parte del colaborador que tiene mayor poder e influencia.
El histrograma de recursos.Identificación del momento de entrada y capacidad del recurso para ejecutar una porción del trabajo del proyecto.
El informe final.Construcción del resumen del desempeño del proyecto.
La transferencia del producto, servicio o resultado final.Diligenciamiento del acta de entrega a operaciones de un producto, servicio o resultado obtenido por el proyecto.
El análisis de variación.Identificación de las alteraciones existentes entre el trabajo y costo planificado en comparación con el ejecutado.
El análisis de regresión.Identificar y analizar las variables del proyecto que presentan interrelaciones.
La gestión de conflictos.Convertir un desacuerdo en un acuerdo donde todos los involucrados generan un gana - gana.
El análisis de valor ganado.Comparación de las líneas bases de un proyecto con el desempeño real.
El análisis de escenarios.Realizar la evaluación de los escenarios de un evento y su impacto en los objetivos del proyecto.
El costo de la calidad COQ.Identificación de los costos relacionados con la conformidades y no conformidades.
El análisis de hacer o comprar.Definir si el trabajo se habrá de realizar con recursos de la organización o se transfiere a un proveedor.
La creación de relaciones de trabajo.Desarrollar la comunicación y empatía en el equipo para construir y fortalecer las relaciones e interacciones sanas en el trabajo.
La negociación.Comunicación asertiva entre las partes para lograr un acuerdo.
La conciencia cultural.Establecer interacciones efectivas entre individuos, respetando las diferencias marcadas en la forma de pensar.
La evaluación de estilos de comunicación.Valoración de la comunicación entre los interesados del proyecto.
El plan de dirección del proyecto.Definir la base del trabajo de todo el proyecto.
El mapeo de representación de interesados.Identificar el nivel de poder e interés de cada interesado en el proyecto.
Los términos de referencia TOR.Descripción de los estándares que el proveedor debe cumplir en el proyecto.
Las estimaciones de costos independientes.Identificación de los costos requeridos en un proyecto para comparar los costos reportados por un proveedor en su propuesta.
La estructura de desglose de la organización OBS.Establecer la relación entre los paquetes de trabajo y los equipos.
La gestión del conocimiento.Definir las herramientas para conectar a las personas con el nuevo conocimiento.
La inspección con el proveedor.Revisión del producto y temas generales con el proveedor.
La priorización de interesados.Categorización de los interesados del proyecto a nivel de prioridad.
La estrategia pre mortem.Visualización de los fracasos que puede tener un proyecto.
El cronograma de las adquisiciones.Definir la línea de tiempo donde debe pasar la adquisición dentro de la organización contratante.
La técnica del diagrama de pareto.Clasificación de la información de mayor a menor relevancia.
El dominio de desempeño de los interesados.Gestión de los interesados y las comunicaciones.
El dominio de desempeño del equipo.Gestión de los recursos y las adquisiciones.
El dominio de desempeño de la incertidumbre.Gestión de los riesgos, interesados y comunicación.
El dominio de desempeño de la entrega.Gestión del alcance, calidad y costos.
El dominio de desempeño de la medición.Gestión del alcance, cronograma, costos, calidad y adquisiciones.
El dominio de desempeño del trabajo del proyecto.Gestión del alcance, cronograma, costos, recursos y adquisiciones.
El dominio de desempeño del enfoque de desarrollo y ciclo de vida.Gestión de la integración y la calidad.
El dominio de desempeño de la planificación.Gestión de la integración del proyecto.
El análisis probabilístico detallado del proyecto.Analizar los datos para gestionar y monitorear frentes críticos del proyecto.
La ley de los rendimientos decrecientes.Evaluación de los factores productivos del proyecto para determinar la necesidad de recursos.
Los costos agregados.Identificación de las inversiones adicionales requeridas para soportar los procesos productivos.
Para completar el índice de desempeño del trabajo por completar.Evaluación del pronóstico de costos y esfuerzo requerido para completar el trabajo.
Las estrategias del análisis de brechas.Definir el plan para cerrar la brecha existente dentro de un evento.
El análisis de brechas.Identificar el nivel de compromiso que tienen los interesados con su equipo y el proyecto.
La planificación gradual del costo.Definición de los costos de manera gradual para mantener flujo de caja disponible que permita cubrir el trabajo del proyecto en el corto plazo.

Tema 4: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el gerente de proyectos. ¿Debe ser?

A) Es un profesional experto en gestionar proyectos con enfoque predictivo, híbrido y adaptativo de inicio a fin de manera exitosa, asegurando que los objetivos del proyecto se mantengan alineados con los objetivos del programa de la organización.

B) Es la representación que permite identificar la intensidad de la relación entre dos variables siendo una dependiente y la otra independiente.

C) Es una técnica que permite generar el modelo de programación a partir del uso de las técnicas método de la ruta crítica, optimización de recursos y modelado.

D) Es el ejercicio que permite identificar requisitos ocultos observando a los expertos del negocio realizar sus tareas.



Tema 5: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.