¿Qué es el desarrollo del plan de dirección de proyectos?
El desarrollo del plan de dirección de proyectos, es un proceso que permite obtener un documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizará el trabajo.
Beneficios que ofrece el desarrollo del plan de dirección de proyectos.
- ✔ Mejora la eficiencia.
✔ Ofrece mayor productividad.
✔ Claridad en el base y el modo para realizar el trabajo del proyecto.
Buenas prácticas para la implementación.
- Definir el alcance que tendrá el plan de dirección de proyecto, considerando los siguientes puntos:
✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:
| Entrada | Acción clave |
|---|---|
| El acta de constitución del proyecto. | Obtener la autorización formal para que el gerente de proyectos tenga acceso a los recursos para aplicarlos en el proyecto. |
| La evaluación de los factores ambientales. | Identificación de la condiciones que no están bajo el control de la organización (Factores externos) y el equipo (Factores externos e internos). |
| Las salidas de otros procesos. | Transformación de las entradas de datos a partir de herramientas y técnicas para generar salidas de información que apoyan la toma de decisiones. |
| Los activos de la organización. | Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización. |
✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso del desarrollo del plan de dirección de proyectos son las siguientes:
| Herramienta | Acción clave |
|---|---|
| El juicio de expertos. | Reunión de expertos para resolver un problema complejo. |
| La facilitación. | Lograr que los colaboradores adopten los procesos de la organización y eliminen su pasividad en el cumplimiento de las reglas. |
| La gestión de conflictos. | Convertir un desacuerdo en un acuerdo donde todos los involucrados generan un gana - gana. |
| La gestión de reuniones. | Moderar una reunión en función de, respetar el tiempo y obtener resultados y conclusiones de alto valor. |
| La tormenta de ideas. | Generar y analizar ideas bajo un entorno grupal. |
| Las entrevistas. | Construcción de formatos y preguntas que permiten la recolección de datos que serán transformados en información para generar conclusiones. |
| Las habilidades interpersonales y de equipo. | Construcción de vínculos estables entre los individuos que hacen parte del equipo y sus interesados. |
| Las listas de verificación. | Construcción de la lista de chequeo para verificar que toda la información se encuentra en el plan de dirección del proyecto. |
| Las reuniones. | Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos. |
| Los grupos focales. | Identificar las expectativas de un producto, servicio o resultado propuesto. |
✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:
| Salida | Acción clave |
|---|---|
| El plan de dirección del proyecto. | Definir la base del trabajo de todo el proyecto. |
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Entrada principal | Salida principal | Condición |
|---|---|---|---|---|
| 1. El desarrollo del acta de constitución del proyecto. | Formalizar la existencia de un proyecto. | El caso de negocio. | El acta de constitución del proyecto. | Pre. |
| 2. El desarrollo del plan de dirección de proyectos. | Ver el contenido de la presente guía. | El acta de constitución del proyecto. | El plan de dirección del proyecto. | N/A. |
| 3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto. | Dirigir al equipo para dar cumplimiento al plan de dirección del proyecto. | El plan de dirección del proyecto. | Los entregables. | Post. |
| 4. La gestión del conocimiento del proyecto. | Creación de nuevo conocimiento a partir del existente. | La línea base para la medición del desempeño. | El registro de lecciones aprendidas. | Post. |
| 5. El control del trabajo del proyecto. | Verificar que el estado actual del proyecto se encuentre dentro de los pronósticos y variaciones permitidas a nivel de cronograma y costo. | El plan de dirección del proyecto. | La línea base para la medición del desempeño. | Post. |
| 6. La ejecución del control integrado de cambios. | Gestionar los cambios que se presentan en las líneas bases del proyecto y la documentación del proyecto. | Las solicitudes de cambio. | Las solicitudes de cambio aprobadas. | Post. |
| 7. El cierre del proyecto o fase. | Formalizar el cierre de un proyecto y liberar recursos. | La línea base para la medición del desempeño. | El informe final. | Post. |
Relaciones lógicas.
Este cuadro expone las prácticas para resolver un problema con el desarrollo del plan de dirección de proyectos , aplicando las siguientes relaciones lógicas:
| Práctica | Relación | Práctica | Condición mínima |
|---|---|---|---|
| El desarrollo del acta de constitución del proyecto | Final-Inicio | El desarrollo del plan de dirección de proyectos | Formalizar la existencia del proyecto para proceder con la definición de todo el trabajo y el modo como será ejecutado. |
| El desarrollo del plan de dirección de proyectos | Final-Inicio | La dirección y gestión del trabajo del proyecto | Asegurar que el trabajo realizado cumpla con el modo de ejecución establecido en el plan de dirección del proyecto. |
| El desarrollo del plan de dirección de proyectos | Inicio-Inicio | El control del trabajo del proyecto | Controlar y monitorear la ejecución del trabajo para garantizar el éxito del proyecto. |
| El desarrollo del plan de dirección de proyectos | Final-Inicio | El cierre del proyecto o fase | Formalizar el cierre del proyecto asegurando que los entregables y el trabajo se encuentre terminado con base en el plan del proyecto. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del desarrollo del plan de dirección de proyectos es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte del desarrollo del plan de dirección de proyectos. Siendo la salida principal: el plan de dirección del proyecto, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: el acta de constitución del proyecto , haciendo uso de la herramienta principal: el juicio de expertos.
| Entradas | Herramientas | Salidas |
|---|---|---|
| El acta de constitución del proyecto. La evaluación de los factores ambientales. Las salidas de otros procesos. Los activos de la organización. | El juicio de expertos. La facilitación. La gestión de conflictos. La gestión de reuniones. La tormenta de ideas. Las entrevistas. Las habilidades interpersonales y de equipo. Las listas de verificación. Las reuniones. Los grupos focales. | El plan de dirección del proyecto. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el desarrollo del plan de dirección de proyectos. ¿Debe ser?
A) Es un proceso que permite obtener un documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizará el trabajo.
B) Es un proceso que permite crear nuevo conocimiento a partir del conocimiento existente.
C) Es un proceso que permite dar cierre formal a las actividades de la fase o proyecto y liberar los recursos para emprender nuevos esfuerzos.
D) Es un proceso que permite gestionar los cambios que se presentan en el proyecto y documentarlos.
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.