Buscador

Guía rápida: ¿Cómo aplicar el desarrollo del acta de constitución del proyecto?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

El desarrollo del acta de constitución del proyecto, es un proceso que permite formalizar la existencia del proyecto y al director de proyecto se le otorga la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Establece el inicio del proyecto.

✔ Acceso a los recursos de la organización para implementar el proyecto.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

Formalizar la existencia del proyecto, considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

EntradaAcción clave
El acuerdo del proyecto.Definir las reglas para dar cumplimiento al plan de configuración.
El caso de negocio.Construcción de la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto justifica la inversión.
El plan de gestión de beneficios.Descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto.
La evaluación de los factores ambientales.Identificación de la condiciones que no están bajo el control de la organización (Factores externos) y el equipo (Factores externos e internos).
Los activos de la organización.Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso del desarrollo del acta de constitución del proyecto son las siguientes:

HerramientaAcción clave
El juicio de expertos.Reunión de expertos para resolver un problema complejo.
La facilitación.Lograr que los colaboradores adopten los procesos de la organización y eliminen su pasividad en el cumplimiento de las reglas.
La gestión de conflictos.Convertir un desacuerdo en un acuerdo donde todos los involucrados generan un gana - gana.
La gestión de reuniones.Moderar una reunión en función de, respetar el tiempo y obtener resultados y conclusiones de alto valor.
La tormenta de ideas.Generar y analizar ideas bajo un entorno grupal.
Las entrevistas.Construcción de formatos y preguntas que permiten la recolección de datos que serán transformados en información para generar conclusiones.
Las habilidades interpersonales y de equipo.Construcción de vínculos estables entre los individuos que hacen parte del equipo y sus interesados.
Las reuniones.Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos.
Los grupos focales.Identificar las expectativas de un producto, servicio o resultado propuesto.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

SalidaAcción clave
El acta de constitución del proyecto.Obtener la autorización formal para que el gerente de proyectos tenga acceso a los recursos para aplicarlos en el proyecto.
El registro de supuestos.Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el desarrollo del acta de constitución del proyecto.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveEntrada principalSalida principalCondición
1. El desarrollo del acta de constitución del proyecto.Ver el contenido de la presente guía.El caso de negocio.El acta de constitución del proyecto.N/A.
2. El desarrollo del plan de dirección de proyectos.Construir un plan que permita obtener la base de todo el trabajo del proyecto y el modo como será ejecutado.El acta de constitución del proyecto.El plan de dirección del proyecto.Post.
3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto.Dirigir al equipo para dar cumplimiento al plan de dirección del proyecto.El plan de dirección del proyecto.Los entregables.Post.
4. La gestión del conocimiento del proyecto.Creación de nuevo conocimiento a partir del existente.La línea base para la medición del desempeño.El registro de lecciones aprendidas.Post.
5. El control del trabajo del proyecto.Verificar que el estado actual del proyecto se encuentre dentro de los pronósticos y variaciones permitidas a nivel de cronograma y costo.El plan de dirección del proyecto.La línea base para la medición del desempeño.Post.
6. La ejecución del control integrado de cambios.Gestionar los cambios que se presentan en las líneas bases del proyecto y la documentación del proyecto.Las solicitudes de cambio.Las solicitudes de cambio aprobadas.Post.
7. El cierre del proyecto o fase.Formalizar el cierre de un proyecto y liberar recursos.La línea base para la medición del desempeño.El informe final.Post.



Las relaciones lógicas que hacen parte del flujo son las siguientes:


ElementoRelaciónElementoCondición mínima
El desarrollo del acta de constitución del proyectoFinal-InicioEl desarrollo del plan de dirección de proyectosFormalizar la existencia del proyecto para proceder con la definición de todo el trabajo y el modo como será ejecutado.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable del desarrollo del acta de constitución del proyecto es el director de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


flujo que muestra como se relacionan los elementos para el desarrollo del acta de constitución del proyecto


El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte del desarrollo del acta de constitución del proyecto. Siendo la salida principal: el acta de constitución del proyecto, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: el caso de negocio , haciendo uso de la herramienta principal: el juicio de expertos. Si desea obtener más información de un elemento. Haz clic sobre el elemento y posteriormente, presiona el botón: Ver nota.

EntradasHerramientasSalidas
El acuerdo del proyecto.
El caso de negocio.
El plan de gestión de beneficios.
La evaluación de los factores ambientales.
Los activos de la organización.
El juicio de expertos.
La facilitación.
La gestión de conflictos.
La gestión de reuniones.
La tormenta de ideas.
Las entrevistas.
Las habilidades interpersonales y de equipo.
Las reuniones.
Los grupos focales.
El acta de constitución del proyecto.
El registro de supuestos.

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el desarrollo del acta de constitución del proyecto. ¿Debe ser?

A) Es un proceso que permite gestionar el trabajo definido en el plan de la dirección de proyectos.

B) Es un proceso que permite formalizar la existencia del proyecto y al director de proyecto se le otorga la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

C) Es un proceso que permite gestionar los cambios que se presentan en el proyecto y documentarlos.

D) Es un proceso que permite obtener un documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizará el trabajo.


Si deseas validar el nivel de conocimiento con relación a: el desarrollo del acta de constitución del proyecto Inicia el simulador


Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.