Guía rápida: ¿Cómo aplicar las revisiones de la gestión?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Las revisiones de la gestión, es un análisis que nos permite medir los datos planeados vs los datos ejecutados.
Los elementos que hacen parte de las revisiones de la gestión son los siguientes: revisión del cronograma, revisión de la calidad, revisión de los recursos y revisión de adquisiciones. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Conocer el rendimiento del cronograma.
* Conocer el rendimiento de la calidad.
* Conocer el rendimiento de las adquisiciones.
* Conocer el rendimiento de los recursos.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Recolectar los datos del proyecto relacionados con el trabajo completado y el trabajo planeado.
* Recolectar los datos del proyecto relacionados con el nro de defectos materializados y el umbral de defectos permitidos en el proceso.
* Recolectar los datos del proyecto relacionados con el costo ejecutado, el avance del trabajo, el costo planeado y el trabajo planeado.
* Recolectar los datos relacionados con el uso y costos de los recursos planeados para compararlo con el uso y costos de los recursos ejecutados.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar las revisiones de la gestión, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las revisiones de la gestión.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. La descripción del ciclo de vida del proyecto. | Definir las fases que tendrá el proyecto. | Pre. |
| 2. El enfoque de desarrollo. | Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto. | Pre. |
| 3. Las revisiones de la gestión. | Ver el contenido de la presente guía. | |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de las revisiones de la gestión es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Evaluación de la gestión en el estudio de las guías del PMI, revisando el cronograma, calidad, recursos y adquisiciones.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Revisión del cronograma | Enuncia los indicadores que serán utilizados para revisar el estado del cronograma a nivel de datos. |
Actividad: Gestionar el cronograma. Fecha inicio: 1/01/2024. Fecha finalización: 30/01/2024. Horas planeadas: 80. Horas ejecutadas: 40. % Avance: 50%. Duración horas restantes: 40. |
| Revisión de la calidad | Enuncia los indicadores que serán utilizados para revisar el estado de la calidad a nivel de datos. |
Actividad / Métrica: Gestionar el cronograma. Adelanto / Atraso: Atraso. Defectos en las notas: 10%. CPI: 0,8. |
| Revisión de los recursos | Enuncia los indicadores que serán utilizados para revisar el estado de los recursos a nivel de datos. |
Actividad / Recurso: Gestionar el cronograma. Recurso: Estudiante. Costo: $1.000. Utilización planificada: 50%. Utilización real: 40%. |
| Revisión de adquisiciones | Enuncia los indicadores que serán utilizados para revisar el estado de las adquisiciones a nivel de datos. |
Actividad: Gestionar el cronograma. Calidad: 90%. Desempeño Recursos: 80%. Cronograma: 50%. Costos ejecutados: 90%. Sobrecosto: $0. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar las revisiones de la gestión.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.