Guía rápida: ¿Cómo aplicar el plan de gestión de beneficios?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El plan de gestión de beneficios, es la descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto y los mecanismos que deben estar a disposición para medir esos beneficios.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión de beneficios son los siguientes: beneficio objetivo, alineación estratégica, plazo para obtener los beneficios, dueño de los beneficios, métricas, supuestos, riesgos, procesos de realización de beneficios y plan de revisión de beneficios. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Consolidación de los procesos para crear, maximizar y mantener los beneficios proporcionados por los resultados de un proyecto.
* Seguimiento y control para garantizar que los resultados del proyecto se encuentran alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir los beneficios objetivos.
* Definir la alineación estratégica.
* Definir el plazo para obtener los beneficios.
* Definir los propietarios de los beneficios.
* Definir las métricas de los beneficios.
* Definir los supuestos de los beneficios.
* Definir los riesgos de los beneficios.
* Definir los procesos de realización de beneficios.
* Definir el plan de revisión de beneficios.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el plan de gestión de beneficios, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el plan de gestión de beneficios.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El caso de negocio. | Construcción de la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto justifica la inversión. | Pre. |
| 2. El plan de gestión de beneficios. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 3. La matriz de la incertidumbre. | Categorización y visualización de riesgos e incertidumbre del proyecto. | Post. |
| 4. Las definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos. | Evaluación del apetito del riesgo por parte de los interesados. | Post. |
| 5. Los requisitos de financiamiento del proyecto. | Estudio de las fuentes de financiamiento para acceder a ellas. | Post. |
| 6. El financiamiento. | Obtener financiamiento a partir del cumplimiento de los requisitos de financiamiento requeridos por la entidad que suministrará los recursos. | Post. |
| 7. La conciliación del límite de financiamiento. | Generar acuerdos y limites para el financiamiento de un proyecto. | Post. |
| 8. El acta de constitución del proyecto. | Obtener la autorización formal para que el gerente de proyectos tenga acceso a los recursos para aplicarlos en el proyecto. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de el plan de gestión de beneficios es la oficina de administración de proyectos, quien debe tener las habilidades y competencias para delegar, liderar o ejercer los siguientes roles: líder de la pmo, analista de la pmo, arquitecto de aplicación.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el plan de gestión de beneficios.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.