¿Qué es el plan de gestión de beneficios?
El plan de gestión de beneficios, es la descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto y los mecanismos que deben estar a disposición para medir esos beneficios.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión de beneficios son los siguientes: beneficio objetivo, alineación estratégica, plazo para obtener los beneficios, dueño de los beneficios, métricas, supuestos, riesgos, procesos de realización de beneficios y plan de revisión de beneficios. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el plan de gestión de beneficios.
✔ Consolidación de los procesos para crear, maximizar y mantener los beneficios proporcionados por los resultados de un proyecto.
✔ Seguimiento y control para garantizar que los resultados del proyecto se encuentran alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
Buenas prácticas para la implementación.
✔ Definir los beneficios objetivos.
✔ Definir la alineación estratégica.
✔ Definir el plazo para obtener los beneficios.
✔ Definir los propietarios de los beneficios.
✔ Definir las métricas de los beneficios.
✔ Definir los supuestos de los beneficios.
✔ Definir los riesgos de los beneficios.
✔ Definir los procesos de realización de beneficios.
✔ Definir el plan de revisión de beneficios.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para asegurar la entrega de valor, garantizando que cada fase esté alineada con los objetivos del negocio, las necesidades del usuario y los resultados esperados del proyecto.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El caso de negocio. | Construcción de la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto justifica la inversión. | Pre. |
| 2. El plan de gestión de beneficios. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 3. La matriz de la incertidumbre. | Categorización y visualización de riesgos e incertidumbre del proyecto. | Post. |
| 4. Las definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos. | Evaluación del apetito del riesgo por parte de los interesados. | Post. |
| 5. Los requisitos de financiamiento del proyecto. | Estudio de las fuentes de financiamiento para acceder a ellas. | Post. |
| 6. El financiamiento. | Obtener financiamiento a partir del cumplimiento de los requisitos de financiamiento requeridos por la entidad que suministrará los recursos. | Post. |
| 7. La conciliación del límite de financiamiento. | Generar acuerdos y limites para el financiamiento de un proyecto. | Post. |
| 8. El acta de constitución del proyecto. | Obtener la autorización formal para que el gerente de proyectos tenga acceso a los recursos para aplicarlos en el proyecto. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de el plan de gestión de beneficios es la oficina de administración de proyectos, entidad de la organización conformada principalmente por los siguientes roles: el director de proyectos, el líder de la pmo, el gerente de proyectos, el analista de la pmo, el analista de procesos y calidad, el gerente de compras, el equipo del proyecto, el líder del equipo, el patrocinador.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla en la que se aplican las definiciones previamente enunciadas.
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Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el plan de gestión de beneficios. ¿Debe ser?
A) Es una técnica que permite examinar un negocio, proyecto o área de operación desde cada una de las perspectivas de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
B) Es donde una persona por su poder e influencia toma la decisión final.
C) Es una representación visual de los datos descritos en el lenguaje de los negocios.
D) Es la descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto y los mecanismos que deben estar a disposición para medir esos beneficios.