Guía rápida: ¿Cómo aplicar el cierre del proyecto o fase?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El cierre del proyecto o fase, es un proceso que permite dar cierre formal a las actividades de la fase o proyecto y liberar los recursos para emprender nuevos esfuerzos. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Se archiva la información de la fase o proyecto.
* Se completa el trabajo planificado.
* Se realiza la liberación de recursos.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:
- El acta de constitución del proyecto.
- El acuerdo del proyecto.
- El caso de negocio.
- El enfoque de desarrollo.
- El informe de calidad.
- El informe de riesgos.
- El plan de gestión de beneficios.
- El plan de gestión de cambios.
- El plan de gestión de la calidad.
- El plan de gestión de la configuración.
- El plan de gestión de las adquisiciones.
- El plan de gestión de las comunicaciones.
- El plan de gestión de los costos.
- El plan de gestión de los recursos.
- El plan de gestión de los requisitos.
- El plan de gestión de los riesgos.
- El plan de gestión del alcance.
- El plan de gestión del cronograma.
- El plan de involucramiento de los interesados.
- El registro de cambios.
- El registro de incidentes.
- El registro de lecciones aprendidas.
- El registro de riesgos.
- El registro de supuestos.
- Informe financiero: Balance general.
- La base de las estimaciones.
- La descripción del ciclo de vida del proyecto.
- La documentación de requisitos.
- La línea base de alcance.
- La línea base de costos.
- La línea base del cronograma.
- La línea base para la medición del desempeño.
- La lista de hitos.
- Las comunicaciones del proyecto.
- Las mediciones de control de calidad.
- Los activos de la organización.
- Los entregables aceptados.
✔ * Las plantilla de apoyo para realizar el cierre del proyecto o fase son los siguientes:
- El análisis de documentos.
- El análisis de regresión.
- El análisis de tendencias.
- El análisis de variación.
- El juicio de expertos.
- Las reuniones.
✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:
- El informe final.
- La transferencia del producto, servicio o resultado final.
✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:
- El registro de lecciones aprendidas.
- Los activos de la organización.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el cierre del proyecto o fase.
| Paso | Condición | Acción clave |
|---|---|---|
| 1. El desarrollo del acta de constitución del proyecto. | Pre. | |
| 2. El desarrollo del plan de dirección de proyectos. | Pre. | |
| 3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto. | Pre. | |
| 4. La gestión del conocimiento del proyecto. | Pre. | |
| 5. El control del trabajo del proyecto. | Pre. | |
| 6. La ejecución del control integrado de cambios. | Pre. | |
| 7. El cierre del proyecto o fase. | Ver el contenido de la presente guía. | |
Las relaciones lógicas que hacen parte del flujo son las siguientes:
| Elemento | Relación | Elemento |
|---|---|---|
| El desarrollo del plan de dirección de proyectos | Final-Inicio | El cierre del proyecto o fase |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del cierre del proyecto o fase es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.