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Guía rápida: ¿Cómo aplicar el cierre del proyecto o fase?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

El cierre del proyecto o fase, es un proceso que permite dar cierre formal a las actividades de la fase o proyecto y liberar los recursos para emprender nuevos esfuerzos. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Se archiva la información de la fase o proyecto.

✔ Se completa el trabajo planificado.

✔ Se realiza la liberación de recursos.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

Formalizar el cierre del proyecto, considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

EntradaAcción clave
El acta de constitución del proyecto.Obtener la autorización formal para que el gerente de proyectos tenga acceso a los recursos para aplicarlos en el proyecto.
El acuerdo del proyecto.Definir las reglas para dar cumplimiento al plan de configuración.
El caso de negocio.Construcción de la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto justifica la inversión.
El enfoque de desarrollo.Evaluación del nivel de incertidumbre y volatilidad del proyecto.
El informe de calidad.Analizar los incidentes relacionados con la gestión de la calidad para identificar oportunidades de mejora.
El informe de riesgos.Construcción de la información sobre los riesgos del proyecto.
El plan de gestión de beneficios.Descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto.
El plan de gestión de cambios.Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la calidad.Definir la gobernanza del proyecto.
El plan de gestión de la configuración.Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de las adquisiciones.Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones.Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto.
El plan de gestión de los costos.Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El plan de gestión de los recursos.Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión de los riesgos.Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma.Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto.
El registro de cambios.Construcción de la fuente de datos donde se registran todos los cambios presentados en un proyecto.
El registro de incidentes.Creación de una fuente de datos para registrar los incidentes presentados en un proyecto.
El registro de lecciones aprendidas.Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
El registro de riesgos.Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto.
El registro de supuestos.Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.
La base de las estimaciones.Definición de los indicadores utilizados para realizar una estimación de esfuerzo y costo.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.Definir las fases que tendrá el proyecto.
La documentación de requisitos.Definición de los requisitos a alto nivel y su granularidad en la medida que avanza el proyecto.
La línea base de alcance.Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
La lista de hitos.Registro de los puntos de control del cronograma.
Las comunicaciones del proyecto.Definición de las formas como se habrá de intercambiar información entre los interesados del proyecto.
Las mediciones de control de calidad.Evaluación de las actividades que aseguran la calidad y se encuentran definidos dentro del plan de gestión de la calidad.
Los activos de la organización.Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.
Los entregables aceptados.Aprobación de los entregables del proyecto por parte del cliente.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso del cierre del proyecto o fase son las siguientes:

HerramientaAcción clave
El análisis de documentos.Realizar la recopilación de datos para apoyar el análisis de resolución de problemas.
El análisis de regresión.Identificar y analizar las variables del proyecto que presentan interrelaciones.
El análisis de tendencias.Identificar el desempeño futuro del trabajo y el costo en función de los resultados pasados.
El análisis de variación.Identificación de las alteraciones existentes entre el trabajo y costo planificado en comparación con el ejecutado.
El juicio de expertos.Reunión de expertos para resolver un problema complejo.
Las reuniones.Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

SalidaAcción clave
El informe final.Construcción del resumen del desempeño del proyecto.
La transferencia del producto, servicio o resultado final.Diligenciamiento del acta de entrega a operaciones de un producto, servicio o resultado obtenido por el proyecto.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:

SalidaAcción clave
El registro de lecciones aprendidas.Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
Los activos de la organización.Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el cierre del proyecto o fase.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveEntrada principalSalida principalCondición
1. El desarrollo del acta de constitución del proyecto.Formalizar la existencia de un proyecto.El caso de negocio.El acta de constitución del proyecto.Pre.
2. El desarrollo del plan de dirección de proyectos.Construir un plan que permita obtener la base de todo el trabajo del proyecto y el modo como será ejecutado.El acta de constitución del proyecto.El plan de dirección del proyecto.Pre.
3. La dirección y gestión del trabajo del proyecto.Dirigir al equipo para dar cumplimiento al plan de dirección del proyecto.El plan de dirección del proyecto.Los entregables.Pre.
4. La gestión del conocimiento del proyecto.Creación de nuevo conocimiento a partir del existente.La línea base para la medición del desempeño.El registro de lecciones aprendidas.Pre.
5. El control del trabajo del proyecto.Verificar que el estado actual del proyecto se encuentre dentro de los pronósticos y variaciones permitidas a nivel de cronograma y costo.El plan de dirección del proyecto.La línea base para la medición del desempeño.Pre.
6. La ejecución del control integrado de cambios.Gestionar los cambios que se presentan en las líneas bases del proyecto y la documentación del proyecto.Las solicitudes de cambio.Las solicitudes de cambio aprobadas.Pre.
7. El cierre del proyecto o fase.Ver el contenido de la presente guía.La línea base para la medición del desempeño.El informe final.N/A.



Las relaciones lógicas que hacen parte del flujo son las siguientes:


ElementoRelaciónElementoCondición mínima
El desarrollo del plan de dirección de proyectosFinal-InicioEl cierre del proyecto o faseFormalizar el cierre del proyecto asegurando que los entregables y el trabajo se encuentre terminado con base en el plan del proyecto.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable del cierre del proyecto o fase es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un flujo que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


flujo que muestra como se relacionan los elementos para el cierre del proyecto o fase


El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte del cierre del proyecto o fase. Siendo la salida principal: el informe final, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: la línea base para la medición del desempeño , haciendo uso de la herramienta principal: el análisis de regresión. Si desea obtener más información de un elemento. Haz clic sobre el elemento y posteriormente, presiona el botón: Ver nota.

EntradasHerramientasSalidas
El acta de constitución del proyecto.
El acuerdo del proyecto.
El caso de negocio.
El enfoque de desarrollo.
El informe de calidad.
El informe de riesgos.
El plan de gestión de beneficios.
El plan de gestión de cambios.
El plan de gestión de la calidad.
El plan de gestión de la configuración.
El plan de gestión de las adquisiciones.
El plan de gestión de las comunicaciones.
El plan de gestión de los costos.
El plan de gestión de los recursos.
El plan de gestión de los requisitos.
El plan de gestión de los riesgos.
El plan de gestión del alcance.
El plan de gestión del cronograma.
El plan de involucramiento de los interesados.
El registro de cambios.
El registro de incidentes.
El registro de lecciones aprendidas.
El registro de riesgos.
El registro de supuestos.
La base de las estimaciones.
La descripción del ciclo de vida del proyecto.
La documentación de requisitos.
La línea base de alcance.
La línea base de costos.
La línea base del cronograma.
La línea base para la medición del desempeño.
La lista de hitos.
Las comunicaciones del proyecto.
Las mediciones de control de calidad.
Los activos de la organización.
Los entregables aceptados.
El análisis de documentos.
El análisis de regresión.
El análisis de tendencias.
El análisis de variación.
El juicio de expertos.
Las reuniones.
El informe final.
La transferencia del producto, servicio o resultado final.
El registro de lecciones aprendidas.
Los activos de la organización.

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el cierre del proyecto o fase. ¿Debe ser?

A) Es un proceso que permite gestionar el trabajo definido en el plan de la dirección de proyectos.

B) Es un proceso que permite obtener un documento que define la base para todo el trabajo del proyecto y el modo en que se realizará el trabajo.

C) Es un proceso que permite conocer el estado actual del proyecto y sus pronósticos de cronograma y costo.

D) Es un proceso que permite dar cierre formal a las actividades de la fase o proyecto y liberar los recursos para emprender nuevos esfuerzos.


Si deseas validar el nivel de conocimiento con relación a: el cierre del proyecto o fase Inicia el simulador


Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.