¿Qué es el análisis de requisitos de comunicación?
El análisis de requisitos de comunicación, es una técnica que permite determinar la frecuencia, el formato y valor de la información que necesita cada grupo de interesados.
Los elementos que hacen parte del análisis de requisitos de comunicación son los siguientes: clasificación de interesados, influencia, interés, tipo, formato, valor de la información, plazo de respuesta y frecuencia. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el análisis de requisitos de comunicación.
- ✔ Tener definido el tipo de información.
✔ Tener definido el formato de información.
✔ Tener definido el valor de la información.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Realizar la clasificación de los interesados.
✔ Definir para cada clasificación de interesado la influencia y el interés.
✔ Definir para cada clasificación de interesado el tipo, formato y valor de la información que le será suministrada.
✔ Definir el plazo de respuesta y el envío de información para cada documento que será enviado a los interesados que hacen parte de un grupo de clasificación de interesados.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el análisis de requisitos de comunicación, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de interesados. | Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación. | Pre. |
| 2. El análisis de interesados. | Realizar una evaluación integral de los interesados. | Pre. |
| 3. El mapeo de representación de interesados. | Identificar el nivel de poder e interés de cada interesado en el proyecto. | Pre. |
| 4. El análisis de brechas. | Identificar el nivel de compromiso que tienen los interesados con su equipo y el proyecto. | Pre. |
| 5. La priorización de interesados. | Categorización de los interesados del proyecto a nivel de prioridad. | Pre. |
| 6. El análisis de requisitos de información. | Identificar las necesidades de información de los interesados del proyecto. | Pre. |
| 7. El análisis de requisitos de comunicación. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 8. Las estrategias del análisis de brechas. | Definir el plan para cerrar la brecha existente dentro de un evento. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de requisitos de comunicación es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Identificar los requisitos de comunicación de los interesados del portal web con base en su poder e influencia.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Clasificación de interesados | Corresponde a una categoría de clasificación de interesados. |
| Influencia | Corresponde al nivel de influencia que tiene los interesados de la clasificación. |
| Interés | Corresponde al nivel de interés que tiene los interesados de la clasificación. |
| Tipo | Corresponde al tipo de datos que serán suministrados a los interesados de la clasificación. |
| Formato | Corresponde al formato del documento que será suministrado a los interesados de la clasificación. |
| Valor de la información | Corresponde al uso que tendrá la información par parte de los interesados de la clasificación. |
| Plazo de respuesta | Corresponde al rango de tiempo que tomará atender una solicitud de información por parte de los interesados de la clasificación. |
| Frecuencia | Corresponde a la periodicidad con la cual será enviada la información a los interesados de la clasificación. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el análisis de requisitos de comunicación.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el análisis de requisitos de comunicación. ¿Debe ser?
A) Es un documentos de representación visual para identificar el nivel de poder y interés que tienen los interesados en un producto, proyecto o idea.
B) Es una técnica que permite determinar la frecuencia, el formato y valor de la información que necesita cada grupo de interesados.
C) Es un profesional experto en asegurar la calidad de los productos y servicios a través del análisis, diseño e implementación y optimización de los procesos a nivel organizacional y proyectos.
D) Es una herramienta que permite revisar las diferencias o variaciones entre el desempeño planificado y el real.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.