Guía rápida: ¿Cómo aplicar el análisis de requisitos de comunicación?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El análisis de requisitos de comunicación, es una técnica que permite determinar la frecuencia, el formato y valor de la información que necesita cada grupo de interesados.
Los elementos que hacen parte del análisis de requisitos de comunicación son los siguientes: clasificación de interesados, influencia, interés, tipo, formato, valor de la información, plazo de respuesta y frecuencia. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Tener definido el tipo de información.
* Tener definido el formato de información.
* Tener definido el valor de la información.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Realizar la clasificación de los interesados.
* Definir para cada clasificación de interesado la influencia y el interés.
* Definir para cada clasificación de interesado el tipo, formato y valor de la información que le será suministrada.
* Definir el plazo de respuesta y el envío de información para cada documento que será enviado a los interesados que hacen parte de un grupo de clasificación de interesados.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el análisis de requisitos de comunicación, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el análisis de requisitos de comunicación.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de interesados. | Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación. | Pre. |
| 2. El análisis de interesados. | Realizar una evaluación integral de los interesados. | Pre. |
| 3. El mapeo de representación de interesados. | Identificar el nivel de poder e interés de cada interesado en el proyecto. | Pre. |
| 4. El análisis de brechas. | Identificar el nivel de compromiso que tienen los interesados con su equipo y el proyecto. | Pre. |
| 5. La priorización de interesados. | Categorización de los interesados del proyecto a nivel de prioridad. | Pre. |
| 6. El análisis de requisitos de información. | Identificar las necesidades de información de los interesados del proyecto. | Pre. |
| 7. El análisis de requisitos de comunicación. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 8. Las estrategias del análisis de brechas. | Definir el plan para cerrar la brecha existente dentro de un evento. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de requisitos de comunicación es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Identificar los requisitos de comunicación de los interesados del portal web con base en su poder e influencia.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Clasificación de interesados | Corresponde a una categoría de clasificación de interesados. | Administrar de cerca. |
| Influencia | Corresponde al nivel de influencia que tiene los interesados de la clasificación. | Alto. |
| Interés | Corresponde al nivel de interés que tiene los interesados de la clasificación. | Bajo. |
| Tipo | Corresponde al tipo de datos que serán suministrados a los interesados de la clasificación. | Texto. |
| Formato | Corresponde al formato del documento que será suministrado a los interesados de la clasificación. | Word. |
| Valor de la información | Corresponde al uso que tendrá la información par parte de los interesados de la clasificación. | Tomar decisiones. |
| Plazo de respuesta | Corresponde al rango de tiempo que tomará atender una solicitud de información por parte de los interesados de la clasificación. | 2 días. |
| Frecuencia | Corresponde a la periodicidad con la cual será enviada la información a los interesados de la clasificación. | Semanal. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el análisis de requisitos de comunicación.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.