Guía rápida: ¿Cómo aplicar los tipos de contratos tradicionales?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Los tipos de contratos tradicionales, es la agrupación de acuerdos contractuales en dos categorías: Precio Fijo y Costos Reembolsables. Sin embargo, existe una categoría hibrida llamada Tiempo y Materiales y en la práctica se puede generar contratos combinando precio fijo, costos reembolsables, tiempo y materiales.
Los elementos que hacen parte de los tipos de contratos tradicionales son los siguientes: precio fijo cerrado (ffp), precio fijo más honorarios con incentivos (fpif), precio fijo con ajustes económicos de precio (fpepa), costo más honorarios fijos (cpff), costo más honorarios con incentivos (cpif), costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (cpaf) y contratos por tiempo y materiales (t&m). Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Disponer de alternativas para la contratación.
* Construir acuerdos a la medida de los intereses de las partes.
* Uso eficiente de los recursos por parte del cliente.
* Oportunidad de aumentar las ganancias por parte del proveedor.
* Construir relaciones comerciales a largo plazo.
* Generar flexibilidad razonable en los contratos.
* Aumentar la colaboración entre cliente y proveedor.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir el alcance del contrato.
* Definir las formas de pago del contrato.
* Identificar y redactar los anexos del contrato.
* Establecer la duración del contrato.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar los tipos de contratos tradicionales.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. La publicidad. | Definir la estrategia publicitaria para dar a conocer un licitación o promocionar un producto o servicio. | Pre. |
| 2. Los tipos de contratos tradicionales. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 3. El análisis de hacer o comprar. | Definir si el trabajo se habrá de realizar con recursos de la organización o se transfiere a un proveedor. | Post. |
| 4. La investigación de mercados adquisiciones. | Estudio de la capacidad que tiene la industria y sus proveedores. | Post. |
| 5. Las decisiones de hacer o comprar. | Estudio para determinar si un trabajo se va a realizar con talento de la organización o con un proveedor. | Post. |
| 6. El análisis selección de proveedores . | Identificación de los proveedores que mejor se adaptan a los objetivos del proyecto. | Post. |
| 7. Las propuestas de los proveedores. | Construcción de la forma como un proveedor habrá de suplir la necesidad del comprador. | Post. |
| 8. Los criterios selección de proveedores. | Definir las condiciones para asegurar que la propuesta del proveedor suple la necesidad del comprador. | Post. |
| 9. La lista de proveedores preaprobados. | Construcción del listado de proveedores que cumplen los estándares del comprador. | Post. |
| 10. Los proveedores seleccionados. | Construcción del listado de proveedores con el cual el comprador desea establecer un contrato. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de los tipos de contratos tradicionales es el director de proyectos, quien debe tener las habilidades y competencias para delegar, liderar o ejercer los siguientes roles: director de proyectos, líder técnico, gerente de proyectos, analista de procesos y calidad, gerente de compras, equipo del proyecto, líder del equipo, patrocinador.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Construir un ejemplo sencillo por tipo de contrato para apoyar a los funcionarios del portal web en la selección del tipo de contrato idóneo para adquirir un producto o servicio.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Precio fijo cerrado (FFP) | El precio del producto o servicio contratado se fija desde el inicio y no esta sujeto a cambios a no ser que se modifique el alcance. | Contratar con una universidad la especialización de gerencia en proyectos. |
| Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF) | Permite cierta flexibilidad financiera con los costos, cronograma y desempeño técnico del proveedor. Si se llega a superar los precios topes definidos el proveedor es quien asume el precio adicional. | Contratación de un desarrollo de software. |
| Precio fijo con ajustes económicos de precio (FPEPA) | Permite ajustes al precio del contrato cuando se maneja moneda extranjera, escenarios atípicos de inflación o el proyecto dura varios años. | Pago del examen de certificación PMP. |
| Costo más honorarios fijos (CPFF) | Para los costos del producto o servicio contratado se le suman los honorarios que son un % del costo en donde el % no cambia a no ser que cambie el alcance. | Contrato por prestación de servicios. |
| Costo más honorarios con incentivos (CPIF) | Para los costos del producto o servicio contratado se le suman los honorarios que son un % y los incentivos que son otro % por cumplimiento de objetivos. Si los costos al final son mayores o menores se aplica una formula de repartición del superavit o deficit previamente acordada entre las partes. | Entrega de mercancía al destino final. |
| Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF) | Se reembolsan todos los costos acordados y el valor de los honorarios se obtiene a partir del cumplimiento de objetivos acordados entre las partes. | Acuerdos de recompensas. |
| Contratos por tiempo y materiales (T&M) | Es un hibrido entre los contratos de costos de precios fijos y los contratos de costos reembosables donde su orientación generalmente va direccionado a la contratación adicional de personal o expertos. | Consultor SAP. Imagen con el ejemplo completo. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar los tipos de contratos tradicionales.
Tema 5: Pregunta tipo examen.
Pregunta: Como director de proyectos, requiero construir un contrato con un precio fijo desde el inicio y solo será posible modificar el valor del contrato si cambia el alcance del proyecto. ¿Qué tipo de contrato se ajusta mejor a estas condiciones?
A) Precio fijo cerrado (FFP).
B) Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF).
C) Precio fijo con ajustes económicos de precio (FPEPA).
D) Costo más honorarios fijos (CPFF).
Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.