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Guía rápida: ¿Cómo aplicar las reuniones?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

Las reuniones, es el conjunto de instancias de participación para identificar objetivos, criterios de éxito, entregables, requisitos, hitos y otra información resumida del proyecto u organización.

Los elementos que hacen parte de las reuniones son los siguientes: interna, externa, formal, informal, oficial y no oficial. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Identificar y crear ruta de trabajo para cumplir objetivos.

✔ Identificar necesidades y criterios de éxito para suplir las necesidades.

✔ Identificar visiones de producto y entregables.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

✔ Realizar la citación enunciado el objetivo y adjuntando documentación a tratar en la reunión.

✔ Mantener el foco de la reunión en función del objetivo.

✔ Priorizar el orden de los temas a tratar en la reunión.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las reuniones.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveCondición
1. Las reuniones.Ver el contenido de la presente guía.N/A.
2. La gestión de reuniones.Moderar una reunión en función de, respetar el tiempo y obtener resultados y conclusiones de alto valor.Post.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable de las reuniones es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


plantilla que muestra como se debe diligenciar el documento para las reuniones

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para las reuniones. ¿Debe ser?

A) Es la medición del grado de confiabilidad y precisión de los datos de los riesgos individuales.

B) Es una representación visual donde se muestra de manera esquemática las posibles causas de un problema o efecto específico.​​

C) Es el conjunto de instancias de participación para identificar objetivos, criterios de éxito, entregables, requisitos, hitos y otra información resumida del proyecto u organización.

D) Es un documento donde se desarrolla un enfoque y un plan apropiado para las actividades de comunicación del proyecto con base en las necesidades de información de cada interesado o grupo



Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.