Guía rápida: ¿Cómo aplicar las reuniones?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
Las reuniones, es el conjunto de instancias de participación para identificar objetivos, criterios de éxito, entregables, requisitos, hitos y otra información resumida del proyecto u organización.
Los elementos que hacen parte de las reuniones son los siguientes: interna, externa, formal, informal, oficial y no oficial. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Identificar y crear ruta de trabajo para cumplir objetivos.
* Identificar necesidades y criterios de éxito para suplir las necesidades.
* Identificar visiones de producto y entregables.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Realizar la citación enunciado el objetivo y adjuntando documentación a tratar en la reunión.
* Mantener el foco de la reunión en función del objetivo.
* Priorizar el orden de los temas a tratar en la reunión.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar las reuniones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las reuniones. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 2. La gestión de reuniones. | Moderar una reunión en función de, respetar el tiempo y obtener resultados y conclusiones de alto valor. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de las reuniones es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar las reuniones.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.