¿Qué es las reuniones?
Las reuniones, es el conjunto de instancias de participación para identificar objetivos, criterios de éxito, entregables, requisitos, hitos y otra información resumida del proyecto u organización.
Los elementos que hacen parte de las reuniones son los siguientes: interna, externa, formal, informal, oficial y no oficial. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece las reuniones.
- ✔ Identificar y crear ruta de trabajo para cumplir objetivos.
✔ Identificar necesidades y criterios de éxito para suplir las necesidades.
✔ Identificar visiones de producto y entregables.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Realizar la citación enunciado el objetivo y adjuntando documentación a tratar en la reunión.
✔ Mantener el foco de la reunión en función del objetivo.
✔ Priorizar el orden de los temas a tratar en la reunión.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las reuniones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 2. La gestión de reuniones. | Moderar una reunión en función de, respetar el tiempo y obtener resultados y conclusiones de alto valor. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de las reuniones es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para las reuniones. ¿Debe ser?
A) Es una técnica que ayuda a determinar qué riesgos individuales del proyecto u otras fuentes de incertidumbre tienen el impacto con mayor potencial sobre los resultados del proyecto.
B) Es el proceso de gestionar un desacuerdo entre varias partes con el propósito de minimizar el impacto negativo del problema, aliviar la tensión entre los involucrados y alcanzar un acuerdo satisfactorio.
C) Es el conjunto de instancias de participación para identificar objetivos, criterios de éxito, entregables, requisitos, hitos y otra información resumida del proyecto u organización.
D) Es el conjunto de elementos internos de la organización y externos del proyecto que no pueden ser controlados por el proyecto pero si por la organización. Sin embargo, pueden ser monitoreados para identificar oportunidades o riesgos por parte del proyecto y establecer planes de acción por parte de la organización.
Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.