¿Qué es la gestión de reuniones?
La gestión de reuniones, es el proceso de coordinar y moderar una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo.
Beneficios que ofrece la gestión de reuniones.
- ✔ Aumentar la eficiencia de la reunión.
✔ Aumentar la productividad de la reunión.
✔ Socialización de la agenda de la reunión en función de cumplir un objetivo.
✔ Evitar la improvisación dentro de la reunión.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Disponer de una agenda para realizar la reunión.
✔ Direccionar la reunión en función de tratar los temas definidos en la agenda.
✔ Si se presenta un tema fuera de la agenda, se debe proceder a programar una nueva reunión que donde se socialice el nuevo tema.
✔ Al finalizar la reunión se debe enviar una memoria en donde se enuncie los temas tratados y los compromisos adquiridos.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las reuniones. | Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos. | Pre. |
| 2. La gestión de reuniones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de la gestión de reuniones es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un diagrama que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la gestión de reuniones. ¿Debe ser?
A) Es donde una persona por su poder e influencia toma la decisión final.
B) Es una técnica que permite identificar el tiempo que una actividad sucesora se puede adelantar o atrasar con respecto a su actividad predecesora.
Los adelantos se representan con valores negativos y los retrasos con valores positivos.
C) Es el conjunto de los resultados de las actividades de controlar la calidad definidos en el plan de gestión de la calidad.
D) Es el proceso de coordinar y moderar una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo.
Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.