¿Qué es la gestión de reuniones?
La gestión de reuniones, es el proceso de coordinar y moderar una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo.
Beneficios que ofrece la gestión de reuniones.
- ✔ Aumentar la eficiencia de la reunión.
✔ Aumentar la productividad de la reunión.
✔ Socialización de la agenda de la reunión en función de cumplir un objetivo.
✔ Evitar la improvisación dentro de la reunión.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Disponer de una agenda para realizar la reunión.
✔ Direccionar la reunión en función de tratar los temas definidos en la agenda.
✔ Si se presenta un tema fuera de la agenda, se debe proceder a programar una nueva reunión que donde se socialice el nuevo tema.
✔ Al finalizar la reunión se debe enviar una memoria en donde se enuncie los temas tratados y los compromisos adquiridos.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las reuniones. | Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos. | Pre. |
| 2. La gestión de reuniones. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de la gestión de reuniones es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un diagrama resultado del análisis, diseño e implementación de este portal, respaldado por el estudio de guías y buenas prácticas en transformación digital.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la gestión de reuniones. ¿Debe ser?
A) Es una lista predeterminada de categorías de riesgos.
B) Es la comparación de los valores planeados vs los valores reales a partir del análisis del valor ganado para determinar si se requiere implementar un cambio o una acción. Se utiliza como insumo de análisis las líneas base de alcance, costo y cronograma.
C) Es una herramienta que incluye los costos relacionados con las conformidades y las no conformidades.
D) Es el proceso de coordinar y moderar una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo.
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