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Guía rápida: ¿Cómo aplicar la gestión de reuniones?. Definiciones + ejemplo práctico.

Tema 1: ¿Qué es?

La gestión de reuniones, es el proceso de coordinar y moderar una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:

✔ Aumentar la eficiencia de la reunión.

✔ Aumentar la productividad de la reunión.

✔ Socialización de la agenda de la reunión en función de cumplir un objetivo.

✔ Evitar la improvisación dentro de la reunión.

Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:

✔ Disponer de una agenda para realizar la reunión.

✔ Direccionar la reunión en función de tratar los temas definidos en la agenda.

✔ Si se presenta un tema fuera de la agenda, se debe proceder a programar una nueva reunión que donde se socialice el nuevo tema.

✔ Al finalizar la reunión se debe enviar una memoria en donde se enuncie los temas tratados y los compromisos adquiridos.

✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.



Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la gestión de reuniones.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.

PasoAcción claveCondición
1. Las reuniones.Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos.Pre.
2. La gestión de reuniones.Ver el contenido de la presente guía.N/A.

Tema 3: ¿Quiénes son responsables?

El responsable de la gestión de reuniones es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

↩ Tema 4: Ejemplo.

Este ejemplo es un diagrama que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.


diagrama que muestra como se categorizan los elementos para la gestión de reuniones

Tema 5: Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la gestión de reuniones. ¿Debe ser?

A) Es una representación visual de los pasos y secuencias requeridos para desarrollar un proceso.

B) Es un documento donde se almacena el histórico de cambios que presenta los documentos y el producto durante el proyecto.

C) Es el listado de proveedores o vendedores que cumplen los estándares deseados por la organización contratante.

D) Es el proceso de coordinar y moderar una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo.



Tema 6: Sobre el autor.

Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.