Guía rápida: ¿Cómo aplicar la gestión de reuniones?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La gestión de reuniones, es el proceso de coordinar y moderar una reunión en la que el tiempo se aproveche al máximo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Aumentar la eficiencia de la reunión.
* Aumentar la productividad de la reunión.
* Socialización de la agenda de la reunión en función de cumplir un objetivo.
* Evitar la improvisación dentro de la reunión.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Disponer de una agenda para realizar la reunión.
* Direccionar la reunión en función de tratar los temas definidos en la agenda.
* Si se presenta un tema fuera de la agenda, se debe proceder a programar una nueva reunión que donde se socialice el nuevo tema.
* Al finalizar la reunión se debe enviar una memoria en donde se enuncie los temas tratados y los compromisos adquiridos.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la gestión de reuniones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las reuniones. | Instancias de participación con objetivos e hitos correctamente definidos. | Pre. |
| 2. La gestión de reuniones. | Ver el contenido de la presente guía. | |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de la gestión de reuniones es el líder del equipo, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es un diagrama que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Tema 5: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.