¿Qué es la definición del presupuesto?
La definición del presupuesto, es un proceso que permite construir la línea base de costo del proyecto para medir el desempeño del proyecto.
Beneficios que ofrece la definición del presupuesto.
- ✔ Disponer de una línea base de costos para medir el desempeño del proyecto.
✔ Disponer de una línea base de costos para el monitoreo del proyecto.
✔ Disponer de una línea base de costos para el control del proyecto.
Buenas prácticas para la implementación.
- Definir y formalizar la línea base de costos del proyecto, considerando los siguientes puntos:
✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:
| Entrada | Acción clave |
|---|---|
| El acuerdo del proyecto. | Definir las reglas para dar cumplimiento al plan de configuración. |
| El caso de negocio. | Construcción de la perspectiva de negocio para determinar si el proyecto justifica la inversión. |
| El cronograma del proyecto. | Construcción de la programación del proyecto. |
| El plan de gestión de beneficios. | Descripción del modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto. |
| El plan de gestión de los costos. | Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto. |
| El plan de gestión de los recursos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto. |
| El registro de riesgos. | Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto. |
| La base de las estimaciones. | Definición de los indicadores utilizados para realizar una estimación de esfuerzo y costo. |
| La estimación de costos. | Evaluación cuantitativa para conocer el costo aproximado requerido para completar el trabajo. |
| La evaluación de los factores ambientales. | Identificación de la condiciones que no están bajo el control de la organización (Factores externos) y el equipo (Factores externos e internos). |
| La línea base de alcance. | Obtener la aprobación del alcance del proyecto |
| Los activos de la organización. | Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización. |
✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso de la definición del presupuesto son las siguientes:
| Herramienta | Acción clave |
|---|---|
| El análisis de reserva. | Identificación de las reservas para atender las contingencias y la gestión. |
| El financiamiento. | Obtener financiamiento a partir del cumplimiento de los requisitos de financiamiento requeridos por la entidad que suministrará los recursos. |
| El juicio de expertos. | Reunión de expertos para resolver un problema complejo. |
| La conciliación del límite de financiamiento. | Generar acuerdos y limites para el financiamiento de un proyecto. |
| La revisión de la información histórica. | Recolección de datos para su posterior agrupación, análisis y toma de decisiones. |
| Los costos agregados. | Identificación de las inversiones adicionales requeridas para soportar los procesos productivos. |
✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:
| Salida | Acción clave |
|---|---|
| La línea base de costos. | Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto. |
| Los requisitos de financiamiento del proyecto. | Estudio de las fuentes de financiamiento para acceder a ellas. |
✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:
| Salida | Acción clave |
|---|---|
| El cronograma del proyecto. | Construcción de la programación del proyecto. |
| El registro de riesgos. | Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto. |
| La estimación de costos. | Evaluación cuantitativa para conocer el costo aproximado requerido para completar el trabajo. |
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Entrada principal | Salida principal | Condición |
|---|---|---|---|---|
| 1. La planeación de la gestión de los costos. | Construir un plan que permita gestionar los costos en las diferentes etapas del proyecto. | El acta de constitución del proyecto. | El plan de gestión de los costos. | Pre. |
| 2. La estimación de los costos. | Tomar cada paquete de trabajo y estimar su costo para conocer el costo total que requiere el proyecto para ser ejecutado. | La línea base de alcance. | La base de las estimaciones. | Pre. |
| 3. La definición del presupuesto. | Ver el contenido de la presente guía. | El plan de gestión de los costos. | La línea base de costos. | N/A. |
| 4. El control de los costos. | Comprobar que la información suministrada por el equipo en las reuniones sea equivalente a la información gestionada en el control de cambios y sus variaciones con la línea base de costos. | La línea base de costos. | Los pronósticos de costos. | Post. |
Relaciones lógicas.
Este cuadro expone las prácticas para resolver un problema con la definición del presupuesto , aplicando las siguientes relaciones lógicas:
| Práctica | Relación | Práctica | Condición mínima |
|---|---|---|---|
| La estimación de los costos | Final-Inicio | La definición del presupuesto | Generar y aprobar la línea base de costos. |
| La definición del presupuesto | Final-Inicio | El control de los costos | Controlar que el trabajo del proyecto no supere la línea base de costos o en su defecto realizar las solicitudes de cambio requeridas para obtener nuevo financiamiento. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable de la definición del presupuesto es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un flujo resultado del análisis, diseño e implementación de este portal, respaldado por el estudio de guías y buenas prácticas en transformación digital.
Imagen interactiva: El PMBOK 6.0.
Imagen interactiva: La gestión de los costos.
El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte de la definición del presupuesto. Siendo la salida principal: la línea base de costos, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: el plan de gestión de los costos , haciendo uso de la herramienta principal: la conciliación del límite de financiamiento.
| Entradas | Herramientas | Salidas |
|---|---|---|
| El acuerdo del proyecto. El caso de negocio. El cronograma del proyecto. El plan de gestión de beneficios. El plan de gestión de los costos. El plan de gestión de los recursos. El registro de riesgos. La base de las estimaciones. La estimación de costos. La evaluación de los factores ambientales. La línea base de alcance. Los activos de la organización. | El análisis de reserva. El financiamiento. El juicio de expertos. La conciliación del límite de financiamiento. La revisión de la información histórica. Los costos agregados. | La línea base de costos. Los requisitos de financiamiento del proyecto. El cronograma del proyecto. El registro de riesgos. La estimación de costos. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para la definición del presupuesto. ¿Debe ser?
A) Es un proceso que permite construir la línea base de costo del proyecto para medir el desempeño del proyecto.
B) Es un proceso que permite determinar los costos estimados requeridos para la ejecución del proyecto.
C) Es un proceso que permite construir la guía para gestionar los costos a lo largo del proyecto.
D) Es un proceso que permite gestionar la línea base de costos y mantenerla a lo largo del proyecto.
Responde preguntas reales y evalúa tu conocimiento sobre: la definición del presupuesto