Definición el control de los costos Explicaciones + Diagramas o Ejemplo práctico.

¿Qué es el control de los costos?

El control de los costos, es un proceso que permite gestionar la línea base de costos y mantenerla a lo largo del proyecto.

Beneficios que ofrece el control de los costos.

Buenas prácticas para la implementación.

Comprobar que las actividades ejecutadas se encuentran dentro del alcance del plan de gestión de los costos, considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

Entrada	Acción clave
El plan de gestión de los costos.	Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El registro de lecciones aprendidas.	Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
La línea base de costos.	Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.	Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
Los activos de la organización.	Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.
Los datos de desempeño del trabajo.	Recolección de datos durante la ejecución de actividades.
Los requisitos de financiamiento del proyecto.	Estudio de las fuentes de financiamiento para acceder a ellas.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso del control de los costos son las siguientes:

Herramienta	Acción clave
El análisis de reserva.	Identificación de las reservas para atender las contingencias y la gestión.
El análisis de tendencias.	Identificar el desempeño futuro del trabajo y el costo en función de los resultados pasados.
El análisis de valor ganado.	Comparación de las líneas bases de un proyecto con el desempeño real.
El análisis de variación.	Identificación de las alteraciones existentes entre el trabajo y costo planificado en comparación con el ejecutado.
El juicio de expertos.	Reunión de expertos para resolver un problema complejo.
El sistema de información para la dirección de proyectos PMIS.	Definición de las aplicaciones de software que requiere la organización para recopilar información del proyecto y el trabajo.
Para completar el índice de desempeño del trabajo por completar.	Evaluación del pronóstico de costos y esfuerzo requerido para completar el trabajo.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
La información desempeño del trabajo.	Construcción del informe para conocer el desempeño de varios procesos de control del proyecto.
Las solicitudes de cambio.	Construcción del documento formal para solicitar un cambio dentro del proyecto que afecta las líneas bases.
Los pronósticos de costos.	Valoración de los costos y su ubicación dentro del rango de tolerancia definido en el presupuesto.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
El plan de gestión de los costos.	Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto.
El registro de lecciones aprendidas.	Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
El registro de riesgos.	Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto.
El registro de supuestos.	Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.
La base de las estimaciones.	Definición de los indicadores utilizados para realizar una estimación de esfuerzo y costo.
La estimación de costos.	Evaluación cuantitativa para conocer el costo aproximado requerido para completar el trabajo.
La línea base de costos.	Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.	Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.

Pre-Condiciones y Post-Condiciones.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.

Paso	Acción clave	Entrada principal	Salida principal	Condición
1. La planeación de la gestión de los costos.	Construir un plan que permita gestionar los costos en las diferentes etapas del proyecto.	El acta de constitución del proyecto.	El plan de gestión de los costos.	Pre.
2. La estimación de los costos.	Tomar cada paquete de trabajo y estimar su costo para conocer el costo total que requiere el proyecto para ser ejecutado.	La línea base de alcance.	La base de las estimaciones.	Pre.
3. La definición del presupuesto.	Construir la línea base del costo para gestionar financiamiento y medir el desempeño financiero del proyecto.	El plan de gestión de los costos.	La línea base de costos.	Pre.
4. El control de los costos.	Ver el contenido de la presente guía.	La línea base de costos.	Los pronósticos de costos.	N/A.

Relaciones lógicas.

Este cuadro expone las prácticas para resolver un problema con el control de los costos , aplicando las siguientes relaciones lógicas:

Práctica	Relación	Práctica	Condición mínima
La definición del presupuesto	Final-Inicio	El control de los costos	Controlar que el trabajo del proyecto no supere la línea base de costos o en su defecto realizar las solicitudes de cambio requeridas para obtener nuevo financiamiento.

¿Quiénes son responsables?

El responsable del control de los costos es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

Ejemplo.

Imagen interactiva: El PMBOK 6.0.

Imagen interactiva: La gestión de los costos.

El siguiente cuadro es un complemento porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte del control de los costos. Siendo la salida principal: los pronósticos de costos, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: la línea base de costos , haciendo uso de la herramienta principal: el análisis de valor ganado.

Entradas	Herramientas	Salidas
El plan de gestión de los costos. El registro de lecciones aprendidas. La línea base de costos. La línea base para la medición del desempeño. Los activos de la organización. Los datos de desempeño del trabajo. Los requisitos de financiamiento del proyecto.	El análisis de reserva. El análisis de tendencias. El análisis de valor ganado. El análisis de variación. El juicio de expertos. El sistema de información para la dirección de proyectos PMIS. Para completar el índice de desempeño del trabajo por completar.	La información desempeño del trabajo. Las solicitudes de cambio. Los pronósticos de costos. El plan de gestión de los costos. El registro de lecciones aprendidas. El registro de riesgos. El registro de supuestos. La base de las estimaciones. La estimación de costos. La línea base de costos. La línea base para la medición del desempeño.

Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el control de los costos. ¿Debe ser?

A) Es un proceso que permite construir la línea base de costo del proyecto para medir el desempeño del proyecto.

B) Es un proceso que permite gestionar la línea base de costos y mantenerla a lo largo del proyecto.

C) Es un proceso que permite determinar los costos estimados requeridos para la ejecución del proyecto.

D) Es un proceso que permite construir la guía para gestionar los costos a lo largo del proyecto.

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