Guía rápida: ¿Cómo aplicar la definición del alcance?

¿Qué es la definición del alcance?

La definición del alcance, es un proceso que permite desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto que se espera lograr con el proyecto.

Beneficios que ofrece la definición del alcance.

✔ Definir las limitaciones del proyecto y el producto.

✔ Definir los criterios de aceptación.

✔ Tener a disposición un documento detallado del alcance a nivel de proyecto y producto.

Buenas prácticas para la implementación.

Definir el enunciado del alcance del proyecto, considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

Entrada	Acción clave
El acta de constitución del proyecto.	Obtener la autorización formal para que el gerente de proyectos tenga acceso a los recursos para aplicarlos en el proyecto.
El plan de gestión del alcance.	Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El registro de riesgos.	Construcción del listado de contratiempos que puede presentarse en un proyecto.
El registro de supuestos.	Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.
La documentación de requisitos.	Definición de los requisitos a alto nivel y su granularidad en la medida que avanza el proyecto.
La evaluación de los factores ambientales.	Identificación de la condiciones que no están bajo el control de la organización (Factores externos) y el equipo (Factores externos e internos).
Los activos de la organización.	Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso de la definición del alcance son las siguientes:

Herramienta	Acción clave
El análisis de alternativas.	Identificar el evento que presenta problemas y sus posibles soluciones.
El análisis de decisiones con múltiples criterios.	Construir una matriz que permita la evaluación de los cambios solicitados para un evento.
El análisis del producto.	Evaluación de características y aspectos relevantes que tendrá el producto.
El juicio de expertos.	Reunión de expertos para resolver un problema complejo.
La facilitación.	Lograr que los colaboradores adopten los procesos de la organización y eliminen su pasividad en el cumplimiento de las reglas.
Las habilidades interpersonales y de equipo.	Construcción de vínculos estables entre los individuos que hacen parte del equipo y sus interesados.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
El enunciado del alcance del proyecto.	Definir lo que se va hacer y lo que se va a excluir del proyecto.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
El registro de interesados.	Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación.
El registro de supuestos.	Definición de las limitaciones e hipótesis del proyecto.
La documentación de requisitos.	Definición de los requisitos a alto nivel y su granularidad en la medida que avanza el proyecto.
La matriz de trazabilidad de requisitos.	Definición de los requisitos del producto desde su origen hasta la entrega.

Pre-Condiciones y Post-Condiciones.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para asegurar la entrega de valor, garantizando que cada fase esté alineada con los objetivos del negocio, las necesidades del usuario y los resultados esperados del proyecto.

Paso	Acción clave	Entrada principal	Salida principal	Condición
1. La planeación de la gestión del alcance.	Construir un plan que permita gestionar y alinear el alcance y los requisitos del proyecto.	El acta de constitución del proyecto.	El plan de gestión del alcance.	Pre.
2. La recopilación de requisitos.	Documentar todas las necesidades de los usuarios.	El plan de gestión de los requisitos.	La matriz de trazabilidad de requisitos.	Pre.
3. La definición del alcance.	Ver el contenido de la presente guía.	El plan de gestión del alcance.	El enunciado del alcance del proyecto.	N/A.
4. La creación de la EDT .	Construir los paquetes de trabajo con su diccionario.	El enunciado del alcance del proyecto.	La línea base de alcance.	Post.
5. La validación del alcance.	Formalizar la aceptación de los entregables por parte del cliente.	El informe de calidad.	Los entregables aceptados.	Post.
6. El control del alcance.	Comprobar que la información suministrada por el equipo en las reuniones sea equivalente a la información gestionada en el control de cambios y sus variaciones con la línea base del alcance.	El plan de gestión del alcance.	La información desempeño del trabajo.	Post.

Relaciones lógicas.

Este cuadro expone las prácticas de manera secuencial para resolver un problema con la definición del alcance , aplicando las siguientes relaciones lógicas:

Práctica	Relación	Práctica	Condición mínima
La recopilación de requisitos	Final-Inicio	La definición del alcance	Definir lo que se va hacer y no se va hacer en el proyecto.
La definición del alcance	Final-Inicio	La creación de la EDT	Descomponer el alcance en paquetes de trabajo manejables.

¿Quiénes son responsables?

El responsable de la definición del alcance es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

Ejemplo.

La(s) siguiente(s) imagen(es) interactivas te permitirán navegar por los diferentes elementos de nivel superior y sus pares, facilitando el acceso a los conceptos y al flujo de navegación entre los contenidos.

Si visualizas dos imágenes interactivas, la primera presenta los elementos de nivel superior y la segunda los elementos pares. Si únicamente visualizas una imagen, esta corresponde a los elementos pares.

Imagen interactiva: El PMBOK 6.0.

Imagen interactiva: La gestión del alcance del proyecto.

Este ejemplo es un flujo en la que se aplican las definiciones previamente enunciadas.

El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte de la definición del alcance. Siendo la salida principal: el enunciado del alcance del proyecto, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: el plan de gestión del alcance , haciendo uso de la herramienta principal: el análisis del producto.

Entradas	Herramientas	Salidas
El acta de constitución del proyecto. El plan de gestión del alcance. El registro de riesgos. El registro de supuestos. La documentación de requisitos. La evaluación de los factores ambientales. Los activos de la organización.	El análisis de alternativas. El análisis de decisiones con múltiples criterios. El análisis del producto. El juicio de expertos. La facilitación. Las habilidades interpersonales y de equipo.	El enunciado del alcance del proyecto. El registro de interesados. El registro de supuestos. La documentación de requisitos. La matriz de trazabilidad de requisitos.