Guía rápida: ¿Cómo aplicar el análisis de documentos?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El análisis de documentos, es la revisión estructurada de los documentos del proyecto para identificar datos que aporten a la solución de un problema.
Los elementos que hacen parte del análisis de documentos son los siguientes: pregunta de investigación, selección de documentos, organizar documentos, revisión de los documentos, interpretación de datos y resultados. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Datos transformados en información para apoyar en la solución de un problema.
* Apoyar en la identificación de oportunidades de mejora para perfeccionar la calidad del contenido en los documentos.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificar el problema.
* Identificar datos que aportan a la solución del problema.
* Agrupar los datos identificados para generar información que apoye en la solución del problema.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
Tema 2: Alternativas de aplicación.
Este cuadro expone otros artefactos que pueden complementar o reemplazar, según el escenario, el uso del análisis de documentos.
| Alternativa | Acción clave | |
|---|---|---|
| 1. La gestión del conocimiento. | Definir las herramientas para conectar a las personas con el nuevo conocimiento. | |
| 2. El análisis de documentos. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 3. La presentación. | Construir una representación visual del conocimiento que se desea transmitir de manera simple para apoyar la exposición del presentador. | |
| 4. La descomposicion. | Definir la manera como será dividido el alcance de un proyecto o la información para facilitar su administración. | |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de documentos es el líder del equipo, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es un diagrama que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Realizar el análisis de los documentos del PMI para dar respuesta a la pregunta de investigación.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Pregunta de investigación | Enuncia el interrogante que se desea resolver. | ¿Cuántos conceptos maneja el PMBOK? |
| Selección de documentos | Listado de documentos a revisar. |
* PMBOK 6.0. * PMBOK 7.0. * Grupo de procesos PMBOK. |
| Organizar documentos | Priorización en la lectura de los documentos. |
* PMBOK 6.0. * Grupo de procesos PMBOK. * PMBOK 7.0. |
| Revisión de los documentos | Iniciar la lectura de los documentos y tomar nota de la información que ayuda a dar respuesta a la pregunta de investigación. | Tablas de grupos de procesos. |
| Interpretación de datos | Verificar que los datos recolectados dan respuesta a la pregunta de investigación. |
* Desarrollar el acta de constitución. * Plan de involucramiento de los interesados. |
| Resultados | Informe con los resultados y conclusiones. |
* 10 áreas de conocimiento. * 49 procesos. |
Tema 5: Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| El diagrama de afinidad. | En la etapa donde se agrupan los datos obtenidos durante el análisis de los documentos para facilitar su administración. |
Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.