¿Qué es el análisis de documentos?
El análisis de documentos, es la revisión estructurada de los documentos del proyecto para identificar datos que aporten a la solución de un problema.
Los elementos que hacen parte del análisis de documentos son los siguientes: pregunta de investigación, selección de documentos, organizar documentos, revisión de los documentos, interpretación de datos y resultados. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el análisis de documentos.
- ✔ Datos transformados en información para apoyar en la solución de un problema.
✔ Apoyar en la identificación de oportunidades de mejora para perfeccionar la calidad del contenido en los documentos.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Identificar el problema.
✔ Identificar datos que aportan a la solución del problema.
✔ Agrupar los datos identificados para generar información que apoye en la solución del problema.
Este cuadro expone otros artefactos que pueden complementar o reemplazar, según el escenario, el uso del análisis de documentos.
| Alternativa | Acción clave | |
|---|---|---|
| 1. La gestión del conocimiento. | Definir las herramientas para conectar a las personas con el nuevo conocimiento. | |
| 2. El análisis de documentos. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 3. La presentación. | Construir una representación visual del conocimiento que se desea transmitir de manera simple para apoyar la exposición del presentador. | |
| 4. La descomposicion. | Definir la manera como será dividido el alcance de un proyecto o la información para facilitar su administración. | |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de documentos es el líder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un diagrama que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Realizar el análisis de los documentos del PMI para dar respuesta a la pregunta de investigación.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Pregunta de investigación | Enuncia el interrogante que se desea resolver. |
| Selección de documentos | Listado de documentos a revisar. |
| Organizar documentos | Priorización en la lectura de los documentos. |
| Revisión de los documentos | Iniciar la lectura de los documentos y tomar nota de la información que ayuda a dar respuesta a la pregunta de investigación. |
| Interpretación de datos | Verificar que los datos recolectados dan respuesta a la pregunta de investigación. |
| Resultados | Informe con los resultados y conclusiones. |
Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| El diagrama de afinidad. | En la etapa donde se agrupan los datos obtenidos durante el análisis de los documentos para facilitar su administración. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el análisis de documentos. ¿Debe ser?
A) Es el conjunto de evaluaciones cuantitativas del número probable de períodos de tiempo
requeridos para completar una actividad, una fase o un proyecto a nivel de tiempo y/o costo.
B) Es un documento que incluye incidentes relacionados
con la gestión de la calidad; recomendaciones para mejoras en los procesos, proyectos y productos; recomendaciones de acciones correctivas (incluyen retrabajo, reparación de defectos/errores, inspección del 100% y más); y el resumen de las conclusiones del proceso controlar la Calidad.
C) Es un registro donde se almacena los hitos identificados del proyecto e indica si éstos son obligatorios, como los exigidos por contrato, u opcionales.
D) Es la revisión estructurada de los documentos del proyecto para identificar datos que aporten a la solución de un problema.
Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.