¿Qué es el análisis de documentos?
El análisis de documentos, es la revisión estructurada de los documentos del proyecto para identificar datos que aporten a la solución de un problema.
Los elementos que hacen parte del análisis de documentos son los siguientes: pregunta de investigación, selección de documentos, organizar documentos, revisión de los documentos, interpretación de datos y resultados. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artÃculo.
Beneficios que ofrece el análisis de documentos.
- ✔ Datos transformados en información para apoyar en la solución de un problema.
✔ Apoyar en la identificación de oportunidades de mejora para perfeccionar la calidad del contenido en los documentos.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Identificar el problema.
✔ Identificar datos que aportan a la solución del problema.
✔ Agrupar los datos identificados para generar información que apoye en la solución del problema.
Este cuadro expone otros artefactos que pueden complementar o reemplazar, según el escenario, el uso del análisis de documentos.
| Alternativa | Acción clave | |
|---|---|---|
| 1. La gestión del conocimiento. | Definir las herramientas para conectar a las personas con el nuevo conocimiento. | |
| 2. El análisis de documentos. | Ver el contenido de la presente guÃa. | |
| 3. La presentación. | Construir una representación visual del conocimiento que se desea transmitir de manera simple para apoyar la exposición del presentador. | |
| 4. La descomposicion. | Definir la manera como será dividido el alcance de un proyecto o la información para facilitar su administración. | |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de documentos es el lÃder del equipo, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es un diagrama resultado del análisis, diseño e implementación de este portal, respaldado por el estudio de guÃas y buenas prácticas en transformación digital.
Caso práctico: Realizar el análisis de los documentos del PMI para dar respuesta a la pregunta de investigación.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Pregunta de investigación | Enuncia el interrogante que se desea resolver. |
| Selección de documentos | Listado de documentos a revisar. |
| Organizar documentos | Priorización en la lectura de los documentos. |
| Revisión de los documentos | Iniciar la lectura de los documentos y tomar nota de la información que ayuda a dar respuesta a la pregunta de investigación. |
| Interpretación de datos | Verificar que los datos recolectados dan respuesta a la pregunta de investigación. |
| Resultados | Informe con los resultados y conclusiones. |
Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| El diagrama de afinidad. | En la etapa donde se agrupan los datos obtenidos durante el análisis de los documentos para facilitar su administración. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el análisis de documentos. ¿Debe ser?
A) Es el conjunto de competidores, cuota de mercado y reconocimiento de la marca.
B) Es el conjunto de elementos internos de la organización y externos del proyecto que no pueden ser controlados por el proyecto pero si por la organización. Sin embargo, pueden ser monitoreados para identificar oportunidades o riesgos por parte del proyecto y establecer planes de acción por parte de la organización.
C) Es una matriz de datos puros para ser transformados en información.
D) Es la revisión estructurada de los documentos del proyecto para identificar datos que aporten a la solución de un problema.