Guía rápida: ¿Cómo aplicar el plan de gestión del cronograma?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El plan de gestión del cronograma, es un documento que establece los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión del cronograma son los siguientes: desarrollo del modelo de programación del proyecto, duración de las liberaciones y las iteraciones, nivel de exactitud, unidades de medida, enlaces con los procedimientos de la organización, mantenimiento del modelo de programación del proyecto, umbrales de control, reglas para la medición del desempeño y formatos de los informes. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Conocer los puntos de control con los cuales será monitoreado el cronograma.
* Conocer las variaciones permitidas en la ejecución de las actividades.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificar el momento en el cual se debe monitorear una actividad.
* Establecer el margen de holgura por actividad.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el plan de gestión del cronograma, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el plan de gestión del cronograma.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El plan de gestión de los costos. | Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto. | Pre. |
| 2. El plan de gestión del cronograma. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 3. El plan de gestión de los requisitos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto. | Post. |
| 4. El plan de gestión del alcance. | Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto. | Post. |
| 5. El plan de gestión de cambios. | Definir le proceso para gestionar el control de cambios. | Post. |
| 6. El plan de gestión de la configuración. | Definir los elementos configurables del proyecto. | Post. |
| 7. El plan de gestión de los recursos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto. | Post. |
| 8. El plan de dirección del proyecto. | Definir la base del trabajo de todo el proyecto. | Post. |
| 9. El plan de gestión de las comunicaciones. | Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto. | Post. |
| 10. El plan de gestión de los riesgos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto. | Post. |
| 11. El plan de gestión de las adquisiciones. | Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto. | Post. |
| 12. El plan de involucramiento de los interesados. | Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto. | Post. |
| 13. El plan de gestión de la calidad. | Definir la gobernanza del proyecto. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del plan de gestión del cronograma es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definición del plan de gestión de cronograma para construir el portal web de transformación digital.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Desarrollo del modelo de programación del proyecto | Se define la herramienta y metodología de programación. | Adaptativo. |
| Duración de las liberaciones y las iteraciones | Define los periodos para generar una liberación o terminar una iteración que da cumplimiento a una meta. |
* Las iteraciones son entregas frecuentes en cuadros de tiempo de dos semanas cada una hasta cumplir el entregable de valor planificado. * Las liberaciones son entregas de valor en cuadros de tiempo trimestrales donde se publica una versión para uso del usuario final. |
| Nivel de exactitud | Define el rango aceptable para definir estimaciones realistas sobre la duración de una actividad y la cantidad de contingencia que tendrá la duración de la actividad. | El nivel de exactitud será de un 10% de contingencia por actividad. |
| Unidades de medida | Se define la unidad de medida para estimar la duración de una actividad. | La unidad de medida será dada en puntos de historias y tiempo. |
| Enlaces con los procedimientos de la organización | Se define la coherencia que debe existir entre las estimaciones y los cronogramas resultantes. | El cronograma debe estar definido para cada paquete de trabajo y cada paquete asociado a una cuenta de control y objetivo de la organización. |
| Mantenimiento del modelo de programación del proyecto | Se define el proceso para actualizar el estado y registrar el avance del proyecto. | El estado de cada actividad y paquete de trabajo será dado en % y se llega al 100% cuando todas las actividades relacionadas al paquete de trabajo se encuentran finalizadas a nivel de implementación y documentación. |
| Umbrales de control | Se define los % de desviación permitidos en la programación y sus diferentes niveles. | Si un paquete de trabajo se desvía por encima de un 15% se procede a revisar y generar plan de choque. |
| Reglas para la medición del desempeño | Definición de reglas para gestionar el valor ganado (EVM) | El desempeño será medido con el método del valor ganado. |
| Formatos de los informes | Se define la estructura del informe y la frecuencia con la cual será presentado el informe. | Los formatos serán el diagrama de Gantt, diagrama de hitos, diagrama de red del cronograma y el método del valor ganado. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el plan de gestión del cronograma.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.