Guía rápida: ¿Cómo aplicar el plan de gestión de los costos?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El plan de gestión de los costos, es un documento que define la forma en que se planificarán,
estructurarán y controlarán los costos.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión de los costos son los siguientes: unidades de medida, plan de cuentas de control, medición de método de valor ganado, nivel de estimación y control, proceso de gestión de costos, formato de gestión de costos, sistema de control de tiempos, sistema de control de costos y sistema de control de cambios. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Mitigar la aparición de nuevos costos de forma imprevista.
* Conocer como serán distribuidos los costos del proyecto.
* Tener unos lineamientos que permitan controlar y monitorear los costos.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir la forma como serán planificados los costos.
* Definir la forma como serán estructurados los costos.
* Definir la forma como serán controlados los costos.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el plan de gestión de los costos, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el plan de gestión de los costos.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El plan de gestión de los costos. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 2. El plan de gestión del cronograma. | Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma. | Post. |
| 3. El plan de gestión de los requisitos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto. | Post. |
| 4. El plan de gestión del alcance. | Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto. | Post. |
| 5. El plan de gestión de cambios. | Definir le proceso para gestionar el control de cambios. | Post. |
| 6. El plan de gestión de la configuración. | Definir los elementos configurables del proyecto. | Post. |
| 7. El plan de gestión de los recursos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto. | Post. |
| 8. El plan de dirección del proyecto. | Definir la base del trabajo de todo el proyecto. | Post. |
| 9. El plan de gestión de las comunicaciones. | Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto. | Post. |
| 10. El plan de gestión de los riesgos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto. | Post. |
| 11. El plan de gestión de las adquisiciones. | Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto. | Post. |
| 12. El plan de involucramiento de los interesados. | Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto. | Post. |
| 13. El plan de gestión de la calidad. | Definir la gobernanza del proyecto. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del plan de gestión de los costos es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definición del plan de gestión de los costos para la preparación y certificación PMP.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Unidades de medida | Se define la unidad de medida para estimar la duración de una actividad y asociarle su costo. |
Tipo de recurso: Primer intento examen certificación PMP. Unidad: Examen. Nivel de precisión: Redondeo hacia arriba. Nivel de exactitud: 2% (+/-). Umbral de control: 1% (+/-). |
| Plan de cuentas de control | Define las cuentas de control para la asignación de presupuesto. |
Cuenta de control: 1.3 – Examen certificación PMP. Entregable: Primer intento. Presupuesto: $2.500.000. Responsable: JDLP. Inicio / Fin entregable: 15/05/2024. |
| Medición de método de valor ganado | Define el método con el cual se hará gestión y control del valor ganado. |
Alcance de la medición: Todo el proyecto. Método de medición: Análisis de valor ganado, pronósticos y tendencias. Modo de medición: Línea base de desempeño del trabajo. |
| Nivel de estimación y control | Se define los niveles con los cuales se hará la estimación y el control. |
Nivel de estimación: Paquete de trabajo. Nivel de control: % completado. Modo de medición: Línea base de desempeño del trabajo. |
| Proceso de gestión de costos | Enuncia el proceso con el cual se gestionará los costos. |
Proceso: Revisiones de desempeño. Frecuencia: Semanal. |
| Formato de gestión de costos | Se define el formato con el cual se llevará a cabo la gestión de costos. | Método de valor ganado. |
| Sistema de control de tiempos | Enuncia el artefacto con el cual se llevará a cabo el control de tiempo. | Cronograma del proyecto y su línea base de cronograma. |
| Sistema de control de costos | Enuncia el artefacto con el cual se llevará a cabo el control de costos. | Método de valor ganado y su línea base de costos. |
| Sistema de control de cambios | Enuncia el artefacto con el cual se llevará a cabo el control de cambios. | Plan de gestión de cambios y plan de configuración. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el plan de gestión de los costos.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.