Guía rápida: ¿Cómo aplicar el plan de gestión del alcance?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El plan de gestión del alcance, es un documento que define el modo en que el alcance será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado a lo largo del proyecto.
Los elementos que hacen parte del plan de gestión del alcance son los siguientes: proceso definición de alcance, proceso elaboración de la edt/wbs, proceso elaboración del diccionario de datos edt/wbs, proceso verificación del alcance y proceso de control del alcance. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Evitar la corrupción del alcance.
* Garantizar que el trabajo ejecutado se encuentre direccionado a cumplir el alcance.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definir la manera como se gestiona que se incluye y que no se incluye en el proyecto.
* Definir la manera de garantizar que el proyecto incluya únicamente el trabajo requerido para el éxito del proyecto.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el plan de gestión del alcance, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el plan de gestión del alcance.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El plan de gestión de los costos. | Definir la forma como se habrá de planear, estructurar, gestionar y controlar los costos del proyecto. | Pre. |
| 2. El plan de gestión del cronograma. | Definir la estructura y la forma como se habrá de gestionar el cronograma. | Pre. |
| 3. El plan de gestión de los requisitos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto. | Pre. |
| 4. El plan de gestión del alcance. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 5. El plan de gestión de cambios. | Definir le proceso para gestionar el control de cambios. | Post. |
| 6. El plan de gestión de la configuración. | Definir los elementos configurables del proyecto. | Post. |
| 7. El plan de gestión de los recursos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los recursos del proyecto. | Post. |
| 8. El plan de dirección del proyecto. | Definir la base del trabajo de todo el proyecto. | Post. |
| 9. El plan de gestión de las comunicaciones. | Definir las actividades de comunicación y necesidades de información del proyecto. | Post. |
| 10. El plan de gestión de los riesgos. | Definir la forma como se habrá de gestionar los riesgos del proyecto y el producto. | Post. |
| 11. El plan de gestión de las adquisiciones. | Definir la forma como se van adquirir los bienes y servicios del proyecto. | Post. |
| 12. El plan de involucramiento de los interesados. | Definir la forma como se habrá de involucrar a los interesados en el proyecto. | Post. |
| 13. El plan de gestión de la calidad. | Definir la gobernanza del proyecto. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del plan de gestión del alcance es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definición del plan de gestión del alcance relacionado con el número de certificaciones del PMI que se desean obtener.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Proceso definición de alcance | Enuncia los pasos para la definición del alcance. |
* Realizar análisis costo – beneficio de la oportunidad de negocio. * Sincronizar la oportunidad de negocio con la estrategia de la organización patrocinadora. * Definir objetivos del producto y el proyecto. * Definir fechas tentativa de cierre del proyecto. |
| Proceso elaboración de la EDT/WBS | Enuncia los pasos para la elaboración de la EDT/WBS. |
* El primer nivel será el nombre del proyecto. * El segundo nivel será las fases del proyecto. * A partir del tercer nivel será los paquetes de trabajo. |
| Proceso elaboración del diccionario de datos EDT/WBS | Enuncia la información que debe tener el diccionario de la EDT/WBS |
* Identificador del código de cuenta. * Descripción del trabajo. * Supuestos y restricciones. * Responsable. * Hitos del cronograma. * Actividades asociadas del cronograma. * Recursos. * Estimación de costos. * Requisitos de calidad. 10) Criterios de aceptación. 1* Referencias técnicas. 1* Información sobre acuerdos. |
| Proceso verificación del alcance | Enuncia los criterios que certifican el cumplimiento del alcance. |
* Formalizar por medio de certificados simuladores PMP con calificación > 80%. * Formalizar con certificado PMP la acreditación. |
| Proceso de control del alcance | Enuncia los controles que tendrá el cronograma para su monitoreo. |
* Monitorear el estado de avance del proyecto por medio de cronograma. * Monitorear el estado de avance del producto por medio de entregas de valor. * Formalizar por medio de correo certificado un cambio en la línea base del alcance. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el plan de gestión del alcance.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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4) En caso de no aparecer el enlace presiona: Ctrl + F5 y haz clic en el enlace enunciado en el punto 3.
Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.