Guía rápida: ¿Cómo aplicar la capacitación?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
La capacitación, es un conjunto de espacios de formación para aumentar las competencias del equipo y las habilidades de los individuos.
Los elementos que hacen parte de la capacitación son los siguientes: necesidad de información, diseño del contenido, transferencia de contenido y evaluación de desempeño. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Realizar capacitaciones no programadas cuando se presenta un problema inesperado y se requiere previamente realizar una capacitación para resolver el problema.
* Realizar capacitaciones programadas cuando se tiene una visión clara de los objetivos que se desean alcanzar en el mediano y largo plazo.
* Desarrollar el espíritu del equipo incrementando su compromiso con el proyecto y potencializando sus habilidades blandas y competencias técnicas.
* Direccionar los equipos a ser auto-organizados con sus tareas y cumplir los acuerdos establecidos.
* Potencializar la productividad de los equipos cuando estos se encuentran distribuidos o virtuales fortaleciendo su compromiso y organización del trabajo.
* Acompañar el equipo por la escalera de Tuckman (Formación, Conflicto, Normalización, Desempeño y Disolución).
* Interiorizar el método Kaizen en el equipo logrando que cada integrante adquiera el hábito de mejorar continuamente a partir de logros pequeños diarios.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificar las necesidades de formación para establecer los contenidos de la capacitación.
* Diseñar la estructura del contenido de la capacitación para lograr el objetivo propuesto a nivel organizacional.
* Transferir el contenido definido de una forma clara durante las sesiones de capacitación.
* Evaluar el desempeño de las personas capacitadas para determinar si se requiere reforzar los contenidos de la capacitación o por el contrario, dar cierre al proceso de formación.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar la capacitación, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar la capacitación.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Las estrategias de formación de equipos. | Desarrollo de planes orientados a fortalecer las habilidades y competencias de los miembros del equipo. | Pre. |
| 2. El glosario. | Unificación de términos y conceptos para garantizar el manejo de las mismas interpretaciones. | Pre. |
| 3. La coubicación. | Colocación de los miembros del equipo en una misma ubicación física. | Pre. |
| 4. La capacitación. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 5. La retroalimentación. | Transferencia de experiencias entre los miembros del equipo para identificar oportunidades de mejora individuales y colectivas. | Post. |
| 6. El mapeo mental. | Generar espacios con los miembros del equipo para identificar puntos comunes, diferencias e ideas. | Post. |
| 7. El reconocimiento y las recompensas. | Entregar beneficios a los miembros del equipo por el cumplimiento sobresaliente de las metas. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable de la capacitación es el líder del equipo, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar la capacitación.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.