¿Qué es el análisis de reserva?
El análisis de reserva, es una técnica que se utiliza para determinar la cantidad de reservas para contingencias (Riesgos identificados) y de gestión (Riesgos no identificados) necesarias para el proyecto.
Las reservas pueden ser dadas en esfuerzo (horas) o presupuesto (costo) y corresponde a estimar una cantidad adicional para atender imprevistos.
Los elementos que hacen parte del análisis de reserva son los siguientes: reservas de contingencias y reserva de gestión. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el análisis de reserva.
- ✔ Tener a disposición reservas de contingencia para la atención de riesgos conocidos materializados.
✔ Tener a disposición reservas de gestión para la atención de riesgos no conocidos materializados.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Incluir un margen de holgura en las actividades para los riesgos conocidos que no se incluyen en la línea base del cronograma y son llamadas reservas de contingencia.
✔ Incluir un margen de holgura en las actividades para los riesgos desconocidos que no se incluye que en la línea base del cronograma y son llamadas reservas de gestión.
✔ Determinar el estado de las reservas a partir de la diferencia entre las reservas planeadas vs la reservas ejecutadas, segmentado por: reservas de contingencia y reservas de gestión.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el análisis de reserva, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Los costos agregados. | Identificación de las inversiones adicionales requeridas para soportar los procesos productivos. | Pre. |
| 2. El costo de la calidad COQ. | Identificación de los costos relacionados con la conformidades y no conformidades. | Pre. |
| 3. Las estimaciones de costos independientes. | Identificación de los costos requeridos en un proyecto para comparar los costos reportados por un proveedor en su propuesta. | Pre. |
| 4. El análisis de reserva. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 5. La planificación gradual del costo. | Definición de los costos de manera gradual para mantener flujo de caja disponible que permita cubrir el trabajo del proyecto en el corto plazo. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de reserva es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Establecer las reservas en horas y costo para la creación de notas de estudio.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Reservas de contingencias | Son cantidades adicionales en tiempo y/o costo para atender riesgos que se han identificado. |
| Reserva de gestión | Son cantidades adicionales en tiempo y/o costo para atender riesgos que no se han identificado. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el análisis de reserva.
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el análisis de reserva. ¿Debe ser?
A) Es una técnica aplicada en el caso de adquisiciones grandes, la organización compradora puede elegir entre preparar su propia estimación
independiente o contratar a un perito profesional externo para realizar una estimación de costos que servirá como base de comparación de las respuestas propuestas.
B) Es el proceso de establecer los valores, acuerdos y pautas operativas del equipo.
C) Es el conjunto de formatos de texto que pueden ser creados sobre la base de las necesidades de la industria y las plantillas de la organización.
D) Es una técnica que se utiliza para determinar la cantidad de reservas para contingencias (Riesgos identificados) y de gestión (Riesgos no identificados) necesarias para el proyecto.
Las reservas pueden ser dadas en esfuerzo (horas) o presupuesto (costo) y corresponde a estimar una cantidad adicional para atender imprevistos.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.