Guía rápida: ¿Cómo aplicar el análisis de reserva?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El análisis de reserva, es una técnica que se utiliza para determinar la cantidad de reservas para contingencias (Riesgos identificados) y de gestión (Riesgos no identificados) necesarias para el proyecto.
Las reservas pueden ser dadas en esfuerzo (horas) o presupuesto (costo) y corresponde a estimar una cantidad adicional para atender imprevistos.
Los elementos que hacen parte del análisis de reserva son los siguientes: reservas de contingencias y reserva de gestión. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Tener a disposición reservas de contingencia para la atención de riesgos conocidos materializados.
✔ Tener a disposición reservas de gestión para la atención de riesgos no conocidos materializados.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Incluir un margen de holgura en las actividades para los riesgos conocidos que no se incluyen en la línea base del cronograma y son llamadas reservas de contingencia.
✔ Incluir un margen de holgura en las actividades para los riesgos desconocidos que no se incluye que en la línea base del cronograma y son llamadas reservas de gestión.
✔ Determinar el estado de las reservas a partir de la diferencia entre las reservas planeadas vs la reservas ejecutadas, segmentado por: reservas de contingencia y reservas de gestión.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el análisis de reserva, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el análisis de reserva.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. Los costos agregados. | Identificación de las inversiones adicionales requeridas para soportar los procesos productivos. | Pre. |
| 2. El costo de la calidad COQ. | Identificación de los costos relacionados con la conformidades y no conformidades. | Pre. |
| 3. Las estimaciones de costos independientes. | Identificación de los costos requeridos en un proyecto para comparar los costos reportados por un proveedor en su propuesta. | Pre. |
| 4. El análisis de reserva. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 5. La planificación gradual del costo. | Definición de los costos de manera gradual para mantener flujo de caja disponible que permita cubrir el trabajo del proyecto en el corto plazo. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de reserva es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Establecer las reservas en horas y costo para la creación de notas de estudio.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Reservas de contingencias | Son cantidades adicionales en tiempo y/o costo para atender riesgos que se han identificado. | Durante la ejecución de un proyecto se materializo un riesgo identificado previamente con respecto a la creación de plantillas. |
| Reserva de gestión | Son cantidades adicionales en tiempo y/o costo para atender riesgos que no se han identificado. | Durante la ejecución de un proyecto se materializo un riesgo no identificado con respecto a la actualización de las guías del PMI antes de tiempo, llevando a reajustar las notas de estudio. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el análisis de reserva.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.