¿Qué es el análisis de brechas?
El análisis de brechas, es una técnica que permite definir o relacionar eventos y conceptos dentro del nivel de compromiso de los interesados para determinar los estados actuales, los estados deseados y la brecha de estados.
Los elementos que hacen parte del análisis de brechas son los siguientes: evento, nivel de compromiso de los interesados y acciones para cerrar la brecha. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artÃculo.
Beneficios que ofrece el análisis de brechas.
- ✔ Información disponible para generar planes que permitan aumentar la productividad y reducir brechas entre el estado ideal y actual de un evento.
✔ Tener a disposición activos y talento humano mejor preparado para explotar las oportunidades y mitigar las amenazas.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Identificar los eventos de mayor relevancia en donde se requiere analizar el nivel de compromiso de los interesados.
✔ Identificar el estado actual del nivel de compromiso de cada interesado para cada evento.
✔ Identificar el estado deseado del nivel de compromiso de cada interesado para cada evento.
✔ Identificar la brecha entre el estado actual y deseado del nivel de compromiso de cada interesado para cada evento y posteriormente generar acciones en función de cerrar la brecha.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el análisis de brechas, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artÃculo.
Pre-Condiciones y Post-Condiciones.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de interesados. | Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación. | Pre. |
| 2. El análisis de interesados. | Realizar una evaluación integral de los interesados. | Pre. |
| 3. El mapeo de representación de interesados. | Identificar el nivel de poder e interés de cada interesado en el proyecto. | Pre. |
| 4. El análisis de brechas. | Ver el contenido de la presente guÃa. | N/A. |
| 5. La priorización de interesados. | Categorización de los interesados del proyecto a nivel de prioridad. | Post. |
| 6. El análisis de requisitos de información. | Identificar las necesidades de información de los interesados del proyecto. | Post. |
| 7. El análisis de requisitos de comunicación. | Identificar la frecuencia, formato y valor de la información para cada grupo de interesados. | Post. |
| 8. Las estrategias del análisis de brechas. | Definir el plan para cerrar la brecha existente dentro de un evento. | Post. |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de brechas es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla resultado del análisis, diseño e implementación de este portal, respaldado por el estudio de guÃas y buenas prácticas en transformación digital.
Caso práctico: Identificar el nivel de conocimiento del PMI actual y deseado de los estudiantes para definir planes de acción.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Evento | Enuncia la situación que se desea relacionar con el nivel de compromiso de los interesados. |
| Nivel de compromiso de los interesados | Relaciona el interesado con el estado actual y deseado. |
| Acciones para cerrar la brecha | Enuncia la acción para cerrar la brecha existente. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artÃculo para aplicar el análisis de brechas.
Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| El registro de interesados. | En la etapa donde se valora cada interesado registrado y su brecha con relación a los eventos identificados. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el análisis de brechas. ¿Debe ser?
A) Es una técnica que permite definir o relacionar eventos y conceptos dentro del nivel de compromiso de los interesados para determinar los estados actuales, los estados deseados y la brecha de estados.
B) Es un conjunto de actividades que tienen como objetivo lograr un resultado a partir de los elementos de entrada que recibe el proceso.
C) Es el conjunto de insumos o resultados obtenidos a partir de la transformación de las entradas aplicando técnicas y herramientas para generar resultados que son catalogados como salidas.
D) Es la versión aprobada del presupuesto con fases de tiempo y donde se excluye las reservas de gestión.
La lÃnea base del costo se construye haciendo uso de los planes subsidiarios:
1) Plan de gestión del costo.
2) Plan de gestión de la comunicaciones.
3) Plan de gestión del riesgo.
4) Plan de gestión de las adquisiciones.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
1) Comparte el artÃculo en: Facebook, LinkedIn o Red X.
2) Ingresa de nuevo al artÃculo haciendo clic en la publicación compartida en la red social seleccionada.
3) El artÃculo cargará nuevamente y mostrará el enlace: Descargar plantilla.
4) En caso de no aparecer el enlace presiona: Ctrl + F5 y haz clic en el enlace enunciado en el punto 3.