Guía rápida: ¿Cómo aplicar el análisis de brechas?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El análisis de brechas, es una técnica que permite definir o relacionar eventos y conceptos dentro del nivel de compromiso de los interesados para determinar los estados actuales, los estados deseados y la brecha de estados.
Los elementos que hacen parte del análisis de brechas son los siguientes: evento, nivel de compromiso de los interesados y acciones para cerrar la brecha. Los cuales se implementan en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
✔ Información disponible para generar planes que permitan aumentar la productividad y reducir brechas entre el estado ideal y actual de un evento.
✔ Tener a disposición activos y talento humano mejor preparado para explotar las oportunidades y mitigar las amenazas.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
✔ Identificar los eventos de mayor relevancia en donde se requiere analizar el nivel de compromiso de los interesados.
✔ Identificar el estado actual del nivel de compromiso de cada interesado para cada evento.
✔ Identificar el estado deseado del nivel de compromiso de cada interesado para cada evento.
✔ Identificar la brecha entre el estado actual y deseado del nivel de compromiso de cada interesado para cada evento y posteriormente generar acciones en función de cerrar la brecha.
✔ Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el análisis de brechas, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el análisis de brechas.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El registro de interesados. | Identificar los interesados del proyecto a nivel de identificación, evaluación y clasificación. | Pre. |
| 2. El análisis de interesados. | Realizar una evaluación integral de los interesados. | Pre. |
| 3. El mapeo de representación de interesados. | Identificar el nivel de poder e interés de cada interesado en el proyecto. | Pre. |
| 4. El análisis de brechas. | Ver el contenido de la presente guía. | N/A. |
| 5. La priorización de interesados. | Categorización de los interesados del proyecto a nivel de prioridad. | Post. |
| 6. El análisis de requisitos de información. | Identificar las necesidades de información de los interesados del proyecto. | Post. |
| 7. El análisis de requisitos de comunicación. | Identificar la frecuencia, formato y valor de la información para cada grupo de interesados. | Post. |
| 8. Las estrategias del análisis de brechas. | Definir el plan para cerrar la brecha existente dentro de un evento. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de brechas es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Identificar el nivel de conocimiento del PMI actual y deseado de los estudiantes para definir planes de acción.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Evento | Enuncia la situación que se desea relacionar con el nivel de compromiso de los interesados. | Preparación mínima requerida para presentar un examen del PMI. |
| Nivel de compromiso de los interesados | Relaciona el interesado con el estado actual y deseado. | Interesado: 1. Estado actual: Neutral (✔. Estado deseado: Líder (✔. Brecha: 3- 5 = -2. |
| Acciones para cerrar la brecha | Enuncia la acción para cerrar la brecha existente. | Interesado: 1. Acción: Capacitación de liderazgo. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el análisis de brechas.
Tema 5: Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| El registro de interesados. | En la etapa donde se valora cada interesado registrado y su brecha con relación a los eventos identificados. |
↩ Tema 6: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Tema 7: Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.