Guía rápida: ¿Cómo aplicar el acta de constitución del equipo?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El acta de constitución del equipo, es el proceso de establecer los valores, acuerdos y pautas operativas del equipo.
Los elementos que hacen parte del acta de constitución del equipo son los siguientes: valores, comunicación, criterios de toma de decisiones, resolución de conflictos, reuniones y acuerdos de equipo. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Mantener un conjunto de reglas básicas que permitan la realización del trabajo de forma sincronizada.
* Tener a disposición un insumo de permita establecer los mecanismos adecuados para hacer frente a las novedades que se vayan presentando durante la realización del trabajo.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Definición de los valores del equipo.
* Definición de los canales de comunicación del equipo.
* Definición de los criterios de toma de decisiones en donde participa el equipo.
* Definición de los mecanismos para la resolución de conflictos del equipo.
* Definición de las reuniones.
* Definición de los acuerdos del equipo.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el acta de constitución del equipo, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Alternativas de aplicación.
Este cuadro expone otros artefactos que pueden complementar o reemplazar, según el escenario, el uso del acta de constitución del equipo.
| Alternativa | Acción clave | |
|---|---|---|
| 1. La asignación previa. | Identificar el talento humano e insumos requeridos para el proyecto. | |
| 2. La ley de los rendimientos decrecientes. | Evaluación de los factores productivos del proyecto para determinar la necesidad de recursos. | |
| 3. Las asignaciones de recursos físicos. | Registrar los insumos requeridos para ejecutar el trabajo del proyecto. | |
| 4. Las asignaciones del equipo del proyecto. | Registrar el talento humano requerido en el proyecto. | |
| 5. El acta de constitución del equipo. | Ver el contenido de la presente guía. | |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del acta de constitución del equipo es el gerente de proyectos, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con el director de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definir el acta del equipo para la preparación y presentación de las certificaciones del PMI en mayo y junio de 2024.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Valores | Enuncia los códigos de conducta del equipo. | Respeto. |
| Comunicación | Enuncia los medios de comunicación que utilizará el equipo. | Idioma ingles. |
| Criterios de toma de decisiones | Enuncia las reglas y los eventos en donde el equipo toma decisiones | Impacto en los costos. |
| Resolución de conflictos | Enuncia los mecanismos para la resolución de conflictos del equipo. | Colaboración. |
| Reuniones | Enuncia las reuniones y la frecuencia que debe ser llevada por el equipo. | Semanal. |
| Acuerdos de equipo | Enuncia las reglas de mutuo acuerdo que debe cumplir el equipo. | Presentar exámenes del PMI entre Mayo y Junio 2024. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el acta de constitución del equipo.
Tema 5: Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| Las reglas básicas. | En la etapa donde se definen los lineamientos para construir el acta del equipo. |
↩ Tema 6: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
Los pasos que debes seguir son los siguientes:
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Tema 7: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.