¿Qué es el acta de constitución del equipo?
El acta de constitución del equipo, es el proceso de establecer los valores, acuerdos y pautas operativas del equipo.
Los elementos que hacen parte del acta de constitución del equipo son los siguientes: valores, comunicación, criterios de toma de decisiones, resolución de conflictos, reuniones y acuerdos de equipo. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el acta de constitución del equipo.
✔ Mantener un conjunto de reglas básicas que permitan la realización del trabajo de forma sincronizada.
✔ Tener a disposición un insumo de permita establecer los mecanismos adecuados para hacer frente a las novedades que se vayan presentando durante la realización del trabajo.
Buenas prácticas para la implementación.
✔ Definición de los valores del equipo.
✔ Definición de los canales de comunicación del equipo.
✔ Definición de los criterios de toma de decisiones en donde participa el equipo.
✔ Definición de los mecanismos para la resolución de conflictos del equipo.
✔ Definición de las reuniones.
✔ Definición de los acuerdos del equipo.
Este cuadro expone otros artefactos que pueden complementar o reemplazar, según el escenario, el uso del acta de constitución del equipo.
| Alternativa | Acción clave | |
|---|---|---|
| 1. La asignación previa. | Identificar el talento humano e insumos requeridos para el proyecto. | |
| 2. La ley de los rendimientos decrecientes. | Evaluación de los factores productivos del proyecto para determinar la necesidad de recursos. | |
| 3. Las asignaciones de recursos físicos. | Registrar los insumos requeridos para ejecutar el trabajo del proyecto. | |
| 4. Las asignaciones del equipo del proyecto. | Registrar el talento humano requerido en el proyecto. | |
| 5. El acta de constitución del equipo. | Ver el contenido de la presente guía. | |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del acta de constitución del equipo es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla en la que se aplican las definiciones previamente enunciadas.
Caso práctico: Definir el acta del equipo para la preparación y presentación de las certificaciones del PMI en mayo y junio de 2024.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Valores | Enuncia los códigos de conducta del equipo. |
| Comunicación | Enuncia los medios de comunicación que utilizará el equipo. |
| Criterios de toma de decisiones | Enuncia las reglas y los eventos en donde el equipo toma decisiones |
| Resolución de conflictos | Enuncia los mecanismos para la resolución de conflictos del equipo. |
| Reuniones | Enuncia las reuniones y la frecuencia que debe ser llevada por el equipo. |
| Acuerdos de equipo | Enuncia las reglas de mutuo acuerdo que debe cumplir el equipo. |
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Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas utilizadas y el momento en que fueron activadas para desarrollar el ejemplo presentado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| Las reglas básicas. | En la etapa donde se definen los lineamientos para construir el acta del equipo. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el acta de constitución del equipo. ¿Debe ser?
A) Es el proceso de establecer los valores, acuerdos y pautas operativas del equipo.
B) Es una representación visual donde se muestra de manera esquemática las posibles causas de un problema o efecto específico.​​
C) Es un documento que presenta información sobre las fuentes de riesgo general del proyecto, e información resumida sobre los riesgos individuales del proyecto identificados y abordados en los diferentes procesos de la gestión del riesgo.
D) Es el conjunto de valores relacionados con: Tasas de cambio de divisas, tasas de interés, tasas de inflación, tarifas y ubicación geográfica.