¿Qué es el acta de constitución del equipo?
El acta de constitución del equipo, es el proceso de establecer los valores, acuerdos y pautas operativas del equipo.
Los elementos que hacen parte del acta de constitución del equipo son los siguientes: valores, comunicación, criterios de toma de decisiones, resolución de conflictos, reuniones y acuerdos de equipo. Los cuales se explican en la sección ejemplo del presente artículo.
Beneficios que ofrece el acta de constitución del equipo.
- ✔ Mantener un conjunto de reglas básicas que permitan la realización del trabajo de forma sincronizada.
✔ Tener a disposición un insumo de permita establecer los mecanismos adecuados para hacer frente a las novedades que se vayan presentando durante la realización del trabajo.
Buenas prácticas para la implementación.
- ✔ Definición de los valores del equipo.
✔ Definición de los canales de comunicación del equipo.
✔ Definición de los criterios de toma de decisiones en donde participa el equipo.
✔ Definición de los mecanismos para la resolución de conflictos del equipo.
✔ Definición de las reuniones.
✔ Definición de los acuerdos del equipo.
✔ Las plantilla de apoyo para realizar el acta de constitución del equipo, la puedes obtener en la sección ejemplo en formato PDF o en la sección descargar plantilla del presente artículo.
Este cuadro expone otros artefactos que pueden complementar o reemplazar, según el escenario, el uso del acta de constitución del equipo.
| Alternativa | Acción clave | |
|---|---|---|
| 1. La asignación previa. | Identificar el talento humano e insumos requeridos para el proyecto. | |
| 2. La ley de los rendimientos decrecientes. | Evaluación de los factores productivos del proyecto para determinar la necesidad de recursos. | |
| 3. Las asignaciones de recursos físicos. | Registrar los insumos requeridos para ejecutar el trabajo del proyecto. | |
| 4. Las asignaciones del equipo del proyecto. | Registrar el talento humano requerido en el proyecto. | |
| 5. El acta de constitución del equipo. | Ver el contenido de la presente guía. | |
¿Quiénes son responsables?
El responsable del acta de constitución del equipo es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.
Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Definir el acta del equipo para la preparación y presentación de las certificaciones del PMI en mayo y junio de 2024.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Valores | Enuncia los códigos de conducta del equipo. |
| Comunicación | Enuncia los medios de comunicación que utilizará el equipo. |
| Criterios de toma de decisiones | Enuncia las reglas y los eventos en donde el equipo toma decisiones |
| Resolución de conflictos | Enuncia los mecanismos para la resolución de conflictos del equipo. |
| Reuniones | Enuncia las reuniones y la frecuencia que debe ser llevada por el equipo. |
| Acuerdos de equipo | Enuncia las reglas de mutuo acuerdo que debe cumplir el equipo. |
El ejemplo incluye, una plantilla editable al final del presente artículo para aplicar el acta de constitución del equipo.
Herramientas de apoyo para desarrollar el ejemplo.
Este cuadro relaciona las herramientas y el momento donde se activaron para desarrollar el ejemplo enunciado en el tema anterior.
| Herramienta | Activación |
|---|---|
| Las reglas básicas. | En la etapa donde se definen los lineamientos para construir el acta del equipo. |
Pregunta tipo examen.
Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el acta de constitución del equipo. ¿Debe ser?
A) Es el proceso de establecer los valores, acuerdos y pautas operativas del equipo.
B) Es una técnica iterativa donde se planifica los paquetes de trabajo que deben ser ejecutados para obtener el producto deseado.
C) Es un documento que define cómo se involucrará
a los interesados en las decisiones y la ejecución del proyecto, según sus necesidades, intereses e impacto.
D) Es un conjunto de listas estandarizadas en base a su propia experiencia o que utilizan la industria para verificar que toda la información necesaria se encuentra dentro del plan de dirección de proyectos.
Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla editable.
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Sobre el autor.
Juan David López Pava: profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.