Guía rápida: ¿Cómo aplicar el análisis de procesos?. Definiciones + ejemplo práctico.
Tema 1: ¿Qué es?
El análisis de procesos, es el ejercicio de analizar los procesos para identificar oportunidades de mejora a nivel de operación y eliminación de desperdicio de los procesos analizados.
Los elementos que hacen parte del análisis de procesos son los siguientes: pasos, alcance, fuentes, mejora continua y eliminar desperdicios. Los cuales se explican en el ejemplo. Una vez diligenciado cada elemento estaremos generando los siguientes beneficios:
* Mantener los procesos optimizados.
* Eliminar sobrecostos en la operación.
* Tener a disposición insumos de información que permita realizar auditorías efectivas a los procesos.
Las buenas prácticas para materializar los beneficios enunciados, son las siguientes:
* Identificación de necesidades de datos e información.
* Definición de métricas.
* Recopilación de datos.
* Limpieza de datos.
* Análisis de datos.
* Interpretación de resultados.
* Mejora continua.
* Eliminación de desperdicios.
* Las condiciones para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciadas, se explican en pre-condiciones y post-condiciones.
* Las plantilla de apoyo para realizar el análisis de procesos, la puedes obtener en descargar plantilla.
Tema 2: Pre-Condiciones y Post-Condiciones para aplicar el análisis de procesos.
Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para aplicar correctamente las buenas prácticas enunciados en el tema: ¿Qué es?.
| Paso | Acción clave | Condición |
|---|---|---|
| 1. El análisis de procesos. | Ver el contenido de la presente guía. | |
| 2. La métrica de calidad. | Identificar los atributos del proyecto y producto que serán medidos para garantizar el cumplimiento de la calidad. | Post. |
| 3. El análisis de desempeño técnico. | Realizar la comparación de los logros técnicos alcanzados vs los logros técnicos planeados. | Post. |
| 4. Las mediciones de control de calidad. | Evaluación de las actividades que aseguran la calidad y se encuentran definidos dentro del plan de gestión de la calidad. | Post. |
| 5. El informe de calidad. | Analizar los incidentes relacionados con la gestión de la calidad para identificar oportunidades de mejora. | Post. |
Tema 3: ¿Quiénes son responsables?
El responsable del análisis de procesos es el líder de la pmo, quien debe asegurar la ejecución correcta del trabajo y tener reuniones de seguimiento y control con la oficina de administración de proyectos.
↩ Tema 4: Ejemplo.
Este ejemplo es una plantilla que se construyo durante el proceso de preparación para presentar los exámenes y obtener las certificaciones CAMP, PMP y PMI-ACP del PMI. Adicionalmente las certificaciones SMAC, STMAC y SPOAC del Scrum Institute.
Caso práctico: Analizar el proceso para realizar la lectura de las guías del PMI de manera eficiente y efectiva para presentar el examen de certificación.
| Elemento | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Pasos | Enuncia los pasos que se deben seguir para el análisis de procesos, | Paso 1: Identificar la necesidad de datos e información. |
| Alcance | Enuncia el límite que presenta el paso dentro del proceso. | Lectura de las guías del PMI. |
| Fuentes | Enuncia las fuentes de datos donde se obtendrá insumo para ejecutar el paso. | * PMBOK 6.0. * Grupo de procesos PMBOK 7.0. * Guía práctica ágil. * Guía análisis de negocios. |
| Mejora continua | Acciones dentro del paso que aumentan la calidad del resultado esperado dentro del paso. | Aplicación de técnicas de lectura rápida. |
| Eliminar desperdicios | Optimizar las actividades de cada paso para eliminar desperdicios. | Realizar lectura de los conceptos que solo aplican para un examen del PMI específico. |
El ejemplo incluye, una plantilla al final del presente artículo para aplicar el análisis de procesos.
↩ Tema 5: Descargar plantilla.
Si deseas activar la descarga de la plantilla.
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Tema 6: Sobre el autor.
Juan David López Pava: Profesional en administración de empresas y desarrollo de software con certificaciones del PMI y Scrum Institute, apasionado por la transformación digital y la dirección de proyectos de tecnología.