Guía rápida: ¿Cómo aplicar el control del alcance?

¿Qué es el control del alcance?

El control del alcance, es un proceso que permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.

Beneficios que ofrece el control del alcance.

✔ Evitar la corrupción del alcance del proyecto.

✔ Evitar la corrupción del alcance del producto.

✔ Mantener en equilibrio la línea base del alcance dentro del triangulo de hierro (Alcance - Costo - Tiempo).

Buenas prácticas para la implementación.

Comprobar que las actividades ejecutadas se encuentran dentro del alcance del plan de gestión del alcance, considerando los siguientes puntos:

✔ Tener definido previamente las siguientes entradas:

Entrada	Acción clave
El plan de gestión de cambios.	Definir le proceso para gestionar el control de cambios.
El plan de gestión de la configuración.	Definir los elementos configurables del proyecto.
El plan de gestión de los requisitos.	Definir la forma como se habrá de gestionar los requisitos del proyecto y el producto.
El plan de gestión del alcance.	Definir la forma como será gestionado el alcance del proyecto.
El registro de lecciones aprendidas.	Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
La documentación de requisitos.	Definición de los requisitos a alto nivel y su granularidad en la medida que avanza el proyecto.
La línea base de alcance.	Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base para la medición del desempeño.	Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
La matriz de trazabilidad de requisitos.	Definición de los requisitos del producto desde su origen hasta la entrega.
Los activos de la organización.	Definición de los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento de la organización.
Los datos de desempeño del trabajo.	Recolección de datos durante la ejecución de actividades.

✔ Las herramientas de apoyo para implementar correctamente el proceso del control del alcance son las siguientes:

Herramienta	Acción clave
El análisis de tendencias.	Identificar el desempeño futuro del trabajo y el costo en función de los resultados pasados.
El análisis de variación.	Identificación de las alteraciones existentes entre el trabajo y costo planificado en comparación con el ejecutado.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la creación de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
La información desempeño del trabajo.	Construcción del informe para conocer el desempeño de varios procesos de control del proyecto.
Las solicitudes de cambio.	Construcción del documento formal para solicitar un cambio dentro del proyecto que afecta las líneas bases.

✔ El resultado de analizar las entradas haciendo uso de las herramientas permite la actualización de las siguientes salidas:

Salida	Acción clave
El registro de lecciones aprendidas.	Construcción de un registro donde se relacionan situaciones con oportunidades de mejora.
La documentación de requisitos.	Definición de los requisitos a alto nivel y su granularidad en la medida que avanza el proyecto.
La línea base de alcance.	Obtener la aprobación del alcance del proyecto
La línea base de costos.	Obtener la aprobación del presupuesto para realizar el trabajo del proyecto.
La línea base del cronograma.	Obtener la aprobación del cronograma del proyecto.
La línea base para la medición del desempeño.	Comparación de las líneas bases del proyecto con el avance de ejecución.
La matriz de trazabilidad de requisitos.	Definición de los requisitos del producto desde su origen hasta la entrega.

Pre-Condiciones y Post-Condiciones.

Este cuadro expone los pasos previos y posteriores que se deben ejecutar para asegurar la entrega de valor, garantizando que cada fase esté alineada con los objetivos del negocio, las necesidades del usuario y los resultados esperados del proyecto.

Paso	Acción clave	Entrada principal	Salida principal	Condición
1. La planeación de la gestión del alcance.	Construir un plan que permita gestionar y alinear el alcance y los requisitos del proyecto.	El acta de constitución del proyecto.	El plan de gestión del alcance.	Pre.
2. La recopilación de requisitos.	Documentar todas las necesidades de los usuarios.	El plan de gestión de los requisitos.	La matriz de trazabilidad de requisitos.	Pre.
3. La definición del alcance.	Documentar lo que se hará y no se realizará en el proyecto.	El plan de gestión del alcance.	El enunciado del alcance del proyecto.	Pre.
4. La creación de la EDT .	Construir los paquetes de trabajo con su diccionario.	El enunciado del alcance del proyecto.	La línea base de alcance.	Pre.
5. La validación del alcance.	Formalizar la aceptación de los entregables por parte del cliente.	El informe de calidad.	Los entregables aceptados.	Pre.
6. El control del alcance.	Ver el contenido de la presente guía.	El plan de gestión del alcance.	La información desempeño del trabajo.	N/A.

Relaciones lógicas.

Este cuadro expone las prácticas de manera secuencial para resolver un problema con el control del alcance , aplicando las siguientes relaciones lógicas:

Práctica	Relación	Práctica	Condición mínima
La validación del alcance	Inicio-Inicio	El control del alcance	Identificar variaciones en la línea base del alcance y gestionar controles de cambio.

¿Quiénes son responsables?

El responsable del control del alcance es el gerente de proyectos, quien hace parte de la oficina de administración de proyectos.

Ejemplo.

La(s) siguiente(s) imagen(es) interactivas te permitirán navegar por los diferentes elementos de nivel superior y sus pares, facilitando el acceso a los conceptos y al flujo de navegación entre los contenidos.

Si visualizas dos imágenes interactivas, la primera presenta los elementos de nivel superior y la segunda los elementos pares. Si únicamente visualizas una imagen, esta corresponde a los elementos pares.

Imagen interactiva: El PMBOK 6.0.

Imagen interactiva: La gestión del alcance del proyecto.

Este ejemplo es un flujo en la que se aplican las definiciones previamente enunciadas.

El siguiente cuadro es un complemento del flujo porque expone los elementos de entrada, herramienta y salida que hacen parte del control del alcance. Siendo la salida principal: la información desempeño del trabajo, la cual se obtiene del análisis de la entrada principal: el plan de gestión del alcance , haciendo uso de la herramienta principal: el análisis de variación.

Entradas	Herramientas	Salidas
El plan de gestión de cambios. El plan de gestión de la configuración. El plan de gestión de los requisitos. El plan de gestión del alcance. El registro de lecciones aprendidas. La documentación de requisitos. La línea base de alcance. La línea base para la medición del desempeño. La matriz de trazabilidad de requisitos. Los activos de la organización. Los datos de desempeño del trabajo.	El análisis de tendencias. El análisis de variación.	La información desempeño del trabajo. Las solicitudes de cambio. El registro de lecciones aprendidas. La documentación de requisitos. La línea base de alcance. La línea base de costos. La línea base del cronograma. La línea base para la medición del desempeño. La matriz de trazabilidad de requisitos.

Pregunta tipo examen.

Pregunta: La definición que mejor se ajusta para el control del alcance. ¿Debe ser?

A) Es un proceso que permite formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado.

B) Es un proceso que permite determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.

C) Es un proceso que permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.

D) Es un proceso que permite subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.